档案信息技术发展与创新的新思考

党珍珠

摘 要：进入信息技术新时代后，高职院校档案信息化管理的速度明显加快，特别是在档案管理的资源建设、基础设施、管理制度以及管理标准等方面都取得了令人瞩目的成效，有效促进了院校档案信息化管理的水平。本文结合高职档案管理实际，在剖析信息技术背景下档案管理特征的基础上，就信息技术背景下档案管理的创新思路进行探讨。

關键词：档案管理;信息技术;管理创新;发展思路

进入信息技术新时代后，高职院校档案信息化管理的速度明显加快，特别是在档案管理的资源建设、基础设施、管理制度以及管理标准等方面都取得了令人瞩目的成效，有效促进了院校档案信息化管理的水平。然而，由于档案管理本身受到的工作限制，致使许多单位的档案建设与管理仍延续传统的管理模式，仍是只注重档案资料的保管，忽视对档案信息的有效利用，从而不可避免地形成了档案信息利用效率不高的实际。而且对档案的建设与管理重视不够，在人力和物力方面投入不足，进而致使档案管理信息化建设设施较差，更不能有效推动高职档案建设信息化管理的发展。为此，笔者在此针对信息技术发展的新形势，就如何创新高职档案管理信息化工作予以探究，以期能提升高职院校档案信息化管理的水平。

1 信息技术背景下档案管理的基本特征

1.1 档案信息获取向多元化快速发展

传统的档案资料主要是纸质文件，加上档案室有限的储藏空间，以及落后的管理模式，致使档案管理部门对档案信息采取选择性收集，故而造成档案信息的来源极为有限，甚至会造成有些很具研究价值的历史资料文档也由于种种原因而不能有效收录归档。而在信息化时代，档案资料不再会受到纸质文件的局限，可以包含大量的图像、影音以及文字等多种类型的信息档案资料，其内容完全可以借助电子文档形式存储于微小的硬盘之中，从而使档案资料的储存空间及信息资料的渠道得到更大的拓展，即便是一个小小的U盘便可储存相当于几个小型图书馆的信息档案内容，这为档案的收集与管理带来了极大的便利条件。

1.2 档案信息处理向高效化确立标准

信息技术背景下，档案管理人员通过计算机操作，可在最短的时间内依照多个标准对收集的档案信息予以整理归纳，且不需要打乱原有纸质档案信息的排序条件，将纸质档案与电子档案保持充分对应。故而，在这个基础之上，不仅可以大大提高档案整理归档工作的整体效率，还可以有效降低档案工作人员的实际工作量，同时又能有效避免人工操作时可能会出现的缺号、跳号以及页码编错等具体问题。信息化技术还能使档案的快速检索与利用更为便捷，我们通过计算机操作来搜索，即可按档案的归档时间、类型或关键词等，疾速检索到我们所需的档案，彻底解决了传统档案管理中繁琐的查询以及费时费力的实际问题。此外，档案管理信息化的高能和高效还能在档案管理的信息化传输，即借助计算机与互联网快速传输电子档案，而不受地域及时间的限制方面得到体现。

1.3 档案信息管理向安全化设置权限

以往的纸质型档案比较容易受潮或损坏，也不利于长时期储存，可是信息化下的电子档案就可完全消除这些顾虑。各种形式的档案资料均可通过电子文档形式储存于硬盘之中，不仅方便还又安全，同时对一些较为重要的档案资料还可以多个备份，能有效避免档案信息可能出现的毁损，使档案资料得以长期保存。除此之外，信息化电子档案在安全保密方面更好，我们通过密码权限设置形式能有效保护档案信息的安全，确保档案资料不会丢失和信息难以泄露。

2 信息技术背景下档案管理的创新思路

2.1 顺应时代趋势，创新档案管理理念

面对信息技术时代，沿袭传统的档案信息管理理念已完全不能适应，需要我们顺应时代发展趋势，创新档案管理理念，促进档案管理单位工作的更好开展。首先要确定好发展基调，为档案管理确立好发展方向。档案管理人员在工作中，要努力使档案管理科学化、规范化，积极与信息技术相融合进一步促进档案建设。要在信息化建设中积极转换思维模式，树立创新理念，顺应时代趋势，打破传统的档案管理方法，努力使档案管理向现代信息化方向发展。

2.2 实施科学管理，加大人才培育力度

档案管理创新需遵循科学理念，将档案管理与科学技术有机结合，并坚持创新理论联系工作实际，促进新时代档案管理工作有效展开。积极发挥管理者的智慧作用，需要档案管理人员有高超的综合素质，单位领导要高度重视，强化人员培训，完善规章制度。

积极挑选爱岗敬业、工作负责的管理人员。档案管理者需具有一定的应变能力，能够从完整的方面看到档案管理工作的走向与趋势，要对档案管理人员进行年度考核，促进他们及时更新管理技术，关注发展趋势，做好本职工作。要建立规范的管理体系，规范他们的服务意识，发挥他们的主观能动作用，不断促进档案管理工作科学运行。

2.3 实施统筹管理，完善技术设施设备

传统的档案采取分散式管理，不能实施大量的集中管理，可是信息化背景下档案管理就要把信息资料一起统合，予以集中管理，这能从根本上解决传统档案管理的难题。同时，信息化时代的档案管理需将档案有效分类，将不同类型的信息予以整理规划，使它更简单明了，以提高运用效率。要对管理系统进行系统整理，确实使它科学化，就要给档案管理者明确管理规则。院校要积极完善相关的设备与设施，使它切实符合实际需要，更有利于档案的统筹管理。

2.4 创新管理机制，实现网络资源共享

信息化时代的信息传播很快，信息量也很大，单位各部门要在档案信息化管理方面予以合作，建立大型档案管理系统，以便资源共享。这不仅有利于完善院校的档案管理机制，更能扩展空间与范围。在建立档案信息管理平台的基础上，人人都可自由学习档案管理的基本知识，以促进档案管理知识的普及。同时能够促进档案管理人才的培养，改变人才缺乏的局面，促进档案管理良性循环。这样还便于完善档案管理体系，促进先进的档案管理技术传播，使档案管理人员注重转变管理理念，不断充实自我，提升自我，积极做好档案管理工作。

2.5 强化机构整合，建设数字化档案馆

人才将永远处于时代的领导者地位，特别是档案的电子管理等方面，更是一直缺乏复合型人才，往往人才的类型比较单一，这就需要我们不断强化档案管理队伍建设。我们一是要尊重这些管理人才，要尊重他们平时的劳动成果，并要及时肯定他们所做出的成果，积极给予鼓励，使他们能持续不断地去努力探寻管理新技术，破解信息化档案管理工作中的技术难题。二是要不断调动档案管理者的工作积极性。档案管理工作确实枯燥而繁杂，很多人难以对此项工作产生兴趣，这就需要我们积极完善奖惩机制，要充分调动他们的工作积极性，为他们创设良好的工作环境，确保他们能在愉悦的环境中积极完成任务。三是要注重人才的资源整合，通过调整使每位有才能的人切实找到适合自己的岗位，并努力发挥自己的所长，为院校的发展做出贡献。四是要健全管理制度，强化机构整合，努力配备好充足的档案管理设备，积极引进人才，为院校数字化档案建设打好基础。

3 结束语

总而言之，伴随着信息化技术的快递发展，高职院校信息化档案管理的发展时不我待，这就需要档案管理工作者切实由高素质的管理人才去胜任，并不断对院校的档案管理工作提出更高的标准和创新性工作思路。与此同时，档案管理部门要积极把握时代发展机遇，切实完善并提升基础设施，还要注重引进管理人才，培育档案管理队伍，提升人员综合素质，使档案管理工作快速迈上时代发展快车道。

参考文献

[1]杨娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2017，8（21）：93.

[2]吕美卉.创新档案管理理念实现档案管理信息化探究[J].科技经济导刊，2018（35）：237.