大数据时代下档案管理的价值提升策略分析

杨阳

摘 要：随着信息技术的高速发展，一定程度上增加了档案管理工作的复杂性，档案管理涉及各类档案资料的接收、整理、分类、鉴定、保管、统计与信息资料安全保护等工作，需要档案管理人员投入大量的时间和精力。大数据时代，如何提升档案管理价值逐渐成为档案管理人员必须攻克的难关。文章首先产阐述了优化档案管理的重要意义，然后对档案管理价值提升策略进行深入探究，以此实现档案管理工作的有序推进。

关键词：大数据;档案资料;价值提升;档案管理

近年来，由于社会总体发展速度及水平的迅速提升，需要储存管理的资料信息与数据信息越来越多，这也就增加了档案管理工作的难度。在海量的社会数据信息体系中，实现资料信息档案的集中化、规范化管理是提升档案管理工作价值的关键。将档案管理工作与大数据进行有机结合，运用信息化管理手段提升档案管理效率与质量，从而优化各企业的档案管理工作。

1 大数据时代，优化档案管理的积极意义

大数据时代，随着信息技术的广泛应用，对于各企业的档案管理工作提出了更高的要求，为适应新时代的建设发展，必须建立高效率的档案管理体系，同时对各种档案资料及数据信息资源进行科学合理的规划，以此有效提升档案管理工作的价值。

1.1 提升档案管理效率

信息技术时代，相关的档案工作人员必须将该项工作融合到互联网大数据当中，进一步提升档案管理工作效率。构建档案数据信息共享，应用高度集中的信息化档案信息管理模式可为广大用户提供快速便捷的档案服务，充分发挥出档案信息化管理的价值。为顺应现代化档案管理的需求，各个企业的档案管理部门的有关人员应当积极健全现有的档案管理系统，以人性化的档案管理功能，突出档案管理的真正价值。

1.2 提升档案信息的有效性

在各个企业经营管理中，档案管理工作的主要作用是记录重要事件及日常经营状况，各类档案信息资料是非常重要的资源，不仅包括企业员工的基础信息资料，还包括企业发展历程信息及各项制度规范等等。各个企业需要结合自身发展情况，参照相关的档案资料在总结经验中，做出正确的决策信息的档案管理模式，可改进以往档案管理工作的不足。大数据时代，优化档案管理有利于提升档案信息的有效性，同时快速高效率的档案资料查询，可避免人为因素造成的管理失误，在提高档案管理质量的基础上，为企业发展提供更多更全的有效信息。

2 档案管理价值提升策略

2.1 推进档案管理信息化建设

大数据时代，企业实施经营管理信息化建设的同时，也应当推进档案管理信息化建设。首先，企业领导者及档案管理者应当清晰认识到档案信息化管理也是企业发展进程中重要组成部分。其次，企业各部门之间构建互相配合的关系，领导管理者发挥协调统一的作用，各部门积极参与，将档案信息化建设纳入企业整体规划发展中。提供对企业档案信息化管理工作的重视程度，将档案信息化管理工作与各项生产、经营与管理活动加以紧密结合，如此方可凸显档案管理的优势，为企业的经济效益获取创造更广阔的发展空间。从细节方面来讲，加速档案管理信息化建设且优化企业档案管理，应当设立档案管理专项资金，并将专项资金应用于档案信息化设备购置中，并与在企业内部形成合力。通过积极优化企业档案信息化建设，不断提升档案管理的真正价值，从而促进企业的良好发展。

2.2 优化档案基础业务建设

在一些外界因素的干扰下，使得企业档案管理相关的基础业务无法有序推进，由此引发企业档案管理水平参差不齐的问题。造成这种不良问题主要原因有2种，一是，企业领导者不重视檔案管理工作，二是，档案管理工作人员的职业素养比较低。现阶段，一些企业仍然采用封闭式的当当管理方式，保全档案资料的完整性是企业档案管理工作的主要目的，档案管理人员以不丢失档案资料为基本准则，再加上企业现有的档案管理制度还不够完善，使得企业档案管理中的基础业务质量难以得到有效的保障。在大数据时代，企业档案管理人员应当对相关的基础业务进行精细化管理，一方面，制定完善的企业档案管理制度，以制度为基础没构建科学化、规范化的档案管理工作流程，不断推进企业档案管理信息化建设，通过优化企业档案管理进一步提升档案管理价值。

2.3 设定科学合理的档案信息化标准

大数据时代，规范标准的档案管理是档案信息化建设的关键，也是优化企业档案管理工作的前提条件。但是，当前一些企业的档案信息化建设没有形成完整的体系，缺少清晰明确的标准，有许多企业甚至没有制定完整的档案管理制度，致使企业的档案管理工作效率低下。所以企业的档案部门应当结合档案管理信息化建设要求，针对当前企业档案管理工作中存在的不足，制定完善的企业档案管理信息化规范。在此基础上，健全企业档案管理信息化体系，在实际的档案业务处理中，档案管理人员必须保证档案管理工作的合理性与规范性。比如，档案管理人员在进行电子档案归档工作过程中，必须保证所有电子档案的数字化档案工作程序均满足相关要求，档案管理人员严格根据相应的制度规范稳步有序推进的电子归档工作，切记违规操作。除此之外，有效防止电子档案的重复性建设问题，在确保企业档案管理信息化建设的前提下，使得企业档案管理价值得以进一步提升。

2.4 提升档案管理人员职业素养

在具体的企业档案管理工作中，档案管理人员的职业素养直接关系到档案管理工作质量。再者，企业档案管理信息化建设本身具备比较强的技术性，如果档案管理人员的素质不高，就势必会影响企业档案管理的建设进程。所以，企业档案管理部门在实施信息化建设的基础上，比应当组织进行必要的档案工作人员教育培训事宜，通过档案管理知识培训及相应的技术指导，有效加强企业档案管理工作人员的信息化程度，帮助企业培养出一大批技术能力强且职业综合素养高的专业档案管理人才。此外，在企业档案信息化建设中，还需要重点关注企业的人力资源成本，以此保证企业利润的最大化。大数据时代，企业档案管理部门应当创新管理理念，加强与企业信息部门间的合作沟通，将档案管理设备服务器维护与档案信息化建设进行有机结合，填补档案管理部门信息人才空缺的不足，逐步优化企业的档案管理工作，从而切实提升档案管理价值。

3 结论

综上所述，提升企业档案管理工作的内在价值，需要企业领导者及档案管理人员加强重视，依靠大数据及时促进档案管理的信息化建设。设定科学合理的档案信息化标准、优化档案基础业务建设，并通过相关的教育培训全面提升档案管理人员职业素养。

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