“互联网+”背景下民族地区高校档案室的转型与升级

黄凡珏

摘 要：当前互联网信息技术推动了高校教育改革，同时也为民族地区高校档案室的转型升级创造了有利条件。民族地区高校档案室应该主动适应互联网趋势，借助互联网的技术优势，对高校档案资源进行有效整合，解决高校档案室服务模式单一，档案管理工作现代化水平不高，档案管理队伍整体素质偏低问题，运用新媒体技术加强民族地区高校档案的利用效果，推进民族地区高校档案数字化转型，打造一批优秀的档案人才队伍，将其充实到高校档案室之中，更好地推进高校档案改革。

关键词：“互联网+”;民族地区;高校档案室;转型与升级

高校档案工作是高校管理工作的重要组成部分，随着互联网时代的到来，高校档案工作正从传统的纸质档案工作向现代档案工作转型。在这一背景之下，民族地区高校档案室应该主动适应时代趋势，推动高校档案室信息化建设，实现民族地区高校档案室的转型升级，更好的服务广大师生，更好的服务高校发展，实现档案管理工作与高校发展有机契合。

一、“互联网+”背景下民族地区高校档案管理的特点及发展趋向

民族地区高校与传统高校在档案管理方面还存在明显不同，民族地区高校档案工作更偏向于少数民族团结、民族融合等档案资料的收集和整理，很多档案资源都用于研究民族生活、学生求学、学生就业等相关内容，而这些高校档案内容成为了研究少数民族高等教育的重要载体。因此在互联网背景下，要想推动民族地区高校档案室转型升级，就必须明确民族地区高校档案管理的特点和发展趋向。

1.民族地区高校档案管理的特点

（1）收录内容广泛。民族地区高校档案管理既需要收集高校日常运转产生的各类有价值的文献资料，也需要收集教师在教学过程中形成的一系列研究成果，同时还需要收集整理民族地区高校学生的就业情况、学科建设情况、党建情况、校园基础设施建设情况、設备管理情况等等。此外，还要承担本级地方政府交给高校档案室的其他少数民族档案管理任务，因此民族地区高校档案管理的内容非常复杂，收集的档案内容也非常广泛。

（2）储存形式多样。在互联网背景下，民族地区高校档案存储对象已经由传统的纸质载体向电子载体转变，但由于民族地区高校档案室资金设备投入不足，还没有完全实现全面的电子载体，形成了储存形式多样的档案资源。特别是在实际操作过程中对民族地区高校档案管理工作人员提出了较高要求，但当前很多民族地区高校对档案工作重视程度不足，一旦出现档案管理工作失误，很多宝贵的民族高校档案资源就可能遭到破坏。

（3）档案内容真实直观。随着我国档案制度体系的不断完善，民族地区高校档案管理工作也形成了相应的制度规范，民族地区高校档案要经过档案收集、档案整理、档案归纳、档案保存、档案加工、档案利用等多个环节，最终呈现给需求者的档案内容一般都比较规范，同时具有一定的说服力和法律效力。特别是民族地区高校档案收集上来的很多少数民族珍贵的历史记忆，是少数民族地区经济社会发展的真实写照，档案内容反映的是少数民族经济社会发展的历史面貌。

2.民族地区高校档案室管理的趋向

“互联网+”背景下对民族地区高校档案室发展产生了深刻影响，无论是档案室的技术革新，还是档案管理方法的创新，都受到互联网技术的影响。互联网时代高校档案室的档案管理工作应该主动适应互联网发展需求，将互联网信息技术与高校档案管理工作进行有效结合，对当前民族地区高校档案资源进行科学合理开发和利用，实现高校档案信息资源的大众化。当前民族地区高校档案资源的特殊性在于，很多档案资源都以少数民族的文字形式呈现，而这些纸质的文字很容易遭到破坏，因此民族地区高校档案室应该充分利用信息技术优势，对这些文字档案进行信息提取处理，通过档案数字化建设，打造少数民族档案信息数据库，使少数民族档案能够真正的得到开发和利用。

二、“互联网+”背景下民族地区高校档案室转型与升级的现实困境

如何抓住“互联网 + 档案”的发展机遇已经成为民族地区高校档案室发展必须思考的现实问题。但目前许多民族地区高校档案室在转型与升级过程中依然面临许多来自内外部的困境和挑战。

1.主要领导对档案室转型重视程度不够

当前正是民族地区高校档案管理工作转型升级的关键期，越是到关键时刻越需要主要领导的关心和指导。但部分民族地区高校主要领导对于档案工作开展以及档案室转型升级重视程度不足，特别是分管领导对于档案工作具体情况了解不多，对于高校档案室转型升级的重要意义认识程度不够。要想实现高校档案室转型升级需要分管领导对具体工作进行指导，并积极向上争取政策和资金。但由于当前主要领导对于档案工作重视程度不足，也不愿意为档案室转型升级向上争取各类资源，在一定程度上影响了高校档案工作的开展。

2.档案服务模式不够丰富

当前很多民族地区高校档案室服务内容比较单一，服务方式比较简单，特别是很多民族地区高校对于档案工作重视程度不足，服务内容仍然以纸质档案服务为主，能够为师生提供的档案服务，主要集中在档案查询、档案复印，同时还需要需求者到档案室进行登记才能够完成上述工作。这种传统的档案服务方式不仅费时费力，而且还占用了档案需求者大量的宝贵时间，同时由于服务内容单一，很多民族地区高校宝贵的档案资源并没有得到有效的利用和开发，在互联网时代这种工作方式和工作效率已经严重的制约了高校档案服务工作的开展。

3.档案工作现代化水平不高

当前很多民族地区高校对于档案室资金投入不足，导致档案室基础设备老化，特别是很多民族地区高校都坐落于经济发展落后地区，这些地区虽然注重高等教育工作开展，但能够为高校提供的经济和财政支持有限。民族地区高校档案室资金不足，既有历史原因，也有客观原因，由于高校档案室无法获得足够的资金支持，加之领导对于档案工作现代化建设重视程度不高，致使很多档案室一直没有足够的资金来源用于更新现代设备，没有现代化的库房用于储存档案，档案工作人员的学习培训和正常的学术交流都无法得到保障，这使得高校档案人员的业务素质也很难与时俱进，档案工作仍然依靠手工完成，档案工作人员的理念和服务意识始终不高。

4.档案管理队伍整体素质偏低

“互联网 +”时代，对民族地区高校档案管理工作提出更高要求。但从目前看，很多民族地区高校都处于偏远落后地区，无论是办公经费还是档案工作资金投入都很难令人满意，不仅硬件设施得不到有效保障，就连人才培养都无法完成既定目标，致使档案管理队伍整体素质偏低，严重影响了民族地区高校档案室的转型升级。当前很多民族地区高校档案管理工作人员学历和职称都相对较低，很多档案管理工作人员都没有接受过专业系统的培训，也对自身工作缺少职业认同，导致在档案工作开展过程中缺乏积极性和主动性。加之，部分民族地区高校主要领导对于档案室重视程度不足，将档案室作为学校安置和分流人员的主要部门，这也进一步加剧了档案室的人才培养难度，严重影响了民族地区高校档案事业发展。

三、“互联网+”背景下民族地区高校档案室转型升级的路径

“互联网+”背景下，民族地区高校档案室应加速转型升级的步伐，利用新媒体技术和服务，打破传统、常规的档案服务方式和模式，凸显民族档案的价值，推动高校档案管理迈向新台阶。

1.民族地区高校主要领导要充分重视档案室转型升级

首先，加强基础设施和人力、物力等的投入。当前很多民族地区高校对于档案工作重视程度不足，同时面临的资金少，人员队伍素质低的现实困境。因此为了突破现有困境，必须让民族地区高校主要领导充分认识到高校档案室的重要作用和价值，将档案数字化建设作为民族地区高校重要工作加以开展，同时加强基础设施和人力、物力的投入，进一步改善民族地区高校档案室软硬件环境。要加大对档案工作宣传力度，让民族地区高校师生对高校档案室有重新的认知，让民族地区高校各个部门更加注重档案管理工作，并配合档案室开展更广泛的档案信息收集和整理以及档案资源开发工作。

其次，要将民族地区高校档案工作纳入到高校整体发展规划之中。高校档案工作对于高校整体发展具有重要影响，特别是民族地区高校应该看到高校档案工作的重要性，并结合当前高校发展实际将档案工作纳入到整体发展规划之中，通过整体规划更好地为档案室转型升级完善相应政策，给予必要的资金支持和物力支持。特别是分管领导要结合当前高校档案工作开展具体情况，对民族地区高校档案室转型升级的重要性及时向校长汇报，针对档案室转型升级具体工作召开专门会议研究具体问题，解决当前档案室转型升级遇到的各种困难，为民族地区高校档案室转型升级提供组织保障。

2.运用新媒体技术加强民族地区高校档案的利用

“互联网 + 档案”已经成为档案事业未来发展的重要趋势，信息化已经成为未来档案工作的主要方向，民族地区高校档案室要想转型升级，必须主动适应互联网时代发展趋势，运用新媒体技术实现对档案信息资源的合理开发和利用，推进民族地区高校档案室转型升级。

首先，民族地区高校档案部门要引入现代媒体技术。相较于传统档案管理模式，新媒体背景下档案管理变得更为科学、系统，通过现代媒体技术的引入，能够实现民族地区高校档案信息资源的共享共建，提升了高校部门与部门之间的信息传输速度，这无疑为高校档案工作开展提供了极大的便利。通过现在媒体技术与档案管理工作的有效融合，关于进一步完善档案传递、存储、收集以及共享工作的开展。同时，在现代媒体技术的支撑之下，民族地区高校档案管理部门还可以以信息技术作為依托，建立档案信息管理平台，进一步提升档案管理工作的强度和力度，让档案信息资源更好的服务教师和学生。

其次，加强档案信息资源的整合、融合和利用。有条件的民族地区高校应该建立档案资源数据库，将传统的纸质档案变成数字化档案，充分体现高校档案数据融合的价值和作用，为下一步档案资源的开发和利用奠定基础。在档案资源数据库建设过程中，一是要对档案信息资源进行筛选和分类，按照学校发展档案、教学档案、学生档案、科技档案进行明确分类。二是民族地区高校也可以与互联网企业进行合作，建立高校档案信息系统，将档案信息资源以更为多元化的方式呈现给需求者。档案需求者只要具备一定的权限，就可以在档案信息系统上进行档案数据查询并快速下载，实现档案信息资源的有效利用，同时也节省了档案需求者的时间，提升了民族地区高校档案资源的利用效率，充分发挥档案信息资源的价值和作用。

3.构建推进民族地区高校档案室数字化转型的保障机制

首先，要完善民族地区高校档案室数字转型制度保障机制。当前，很多民族地区高校档案室还没有完善的数字转型制度保障机制，很多制度已年代久远，在互联网时代能够发挥的作用十分有限，甚至这部分制度在落实过程中已经严重影响了高校档案数字化建设。因此有必要对这些落后制度进行废止和修订，同时要结合民族地区高校档案室数字转型实际需要，对于出现的新问题、新情况应该以制度形式加以固化，通过完善的制度保障体系为民族地区高校档案室数字转型提供保障。

其次，要完善民族地区高校档案室数字化转型人才保障机制。民族地区高校档案室数字化转型需要一批优秀的人才参与，民族地区高校一方面应该给予档案室更多的财力和物力支持，另一方面还应该加强民族档案室人才队伍培养，进一步提升档案工作人员的能力和素质。特别是高校行政部门应该关心档案工作人员的成长，定期对档案工作人员进行教育培训，并明确档案工作人员的培训内容和培训方式，进一步提升档案工作人员的信息化知识和专业能力素质，同时要加大人才引进力度，引进一批年轻的高素质人才，充实到民族地区高校档案室工作岗位之上，充分发挥人才的价值和作用。

最后，要完善民族地区高校档案室数字化转型创新保障机制。一是要增强档案管理工作人员的创新意识，要结合当前民族地区高校档案室转型升级的具体需要，对档案管理工作人员进行系统的教育，让广大档案工作者能够解放思想，提升创新意识和欲望，彻底摆脱传统思想观念束缚，将创新理念融入到档案室数字化转型之中。二是要对当前档案管理工作的模式加以创新，当前部分档案管理工作方式方法已经很难适应时代发展需求，因此有必要结合当前民族地区高校档案室数字化转型需要，通过档案管理工作模式创新，运用更为现代化的技术手段，提升档案管理工作效果，不断解决民族地区档案室数字化转型遇到的各种问题和困难。三是要拓宽档案管理服务渠道，要充分利用现代网络技术传播速度快、影响范围广的特点，实现档案信息资源的共享、共用，进一步扩大民族地区高校档案数字资源的服务范围，同时对数字资源进行系统加工和创新，打造出符合学校师生和经济社会发展需求的档案数字化“产品”。

总之，在互联网背景下，民族地区高校档案室要想实现转型升级，一方面，要积极向民族地区高校主要领导宣传和介绍档案工作的重要性，争取领导的支持，给予档案室转型升级一定的物质保障和人才保障。另一方面，应该充分发挥档案工作的价值和作用，通过服务内容和服务方式创新，进一步提升服务效果，加大档案工作宣传力度，更好的服务广大师生。

参考文献：

[1]理 文.“互联网+”背景下的高校档案利用服务[J].山西档案，2018

[2]靳晓慧.地方高校教学档案管理促进教师专业化发展的策略研究[J].档案管理，2019

（作者单位：右江民族医学院综合档案室）