高校图书馆纸本图书采购合同相关问题探析

赵燕

摘 要：高校图书馆图书采购合同作为采购环节的重要一环，其内容设计及执行情况直接关乎图书馆能否在采购中占据主动。本文从高校图书馆图书采购合同的内容入手，研究合同内容主要条款的设计以及在合同执行过程中的监督工作。

关键词：高校图书馆;图书采购;合同

近年来，随着高校图书馆经费的不断增长和学校对图书采购工作规范化程度的加深，越来越多的高校图书馆普遍采用公开招标的采购方式来选择图书供应商。一些高校采用内部自行招标的方式，还有部分高校选择公开招标的方式，通过公开招标，能吸引更多的供应商参与竞争，增加了图书馆的选择性，但与此同时，也存在标书制作中夸大其词，对其自身服务质量进行刻意美化等问题。针对图书招标中的这些遗留问题，图书馆在合同的签订和执行过程中一定要掌握主动，通过合同的内容对供应商进行约束和考核，不能反受其制。因此，研究如何通过图书采购合同内容来约束供应商，要求其加大合同执行力度，更好地履行合同规定内容，使得图书馆在图书采购和合同执行过程中有法可依，从而更好地维护自身利益就显得十分有意义。

一、合同的内容

《合同法》第十二条中明确指出，合同的内容由当事人约定，一般包括以下条款：

1.当事人的名称或者姓名和住所。当事人名称必须是单位全称，不能简写，以免今后产生合同纠纷。

2.标的。即当事人双方权利义务指向的对象。标的必须明确，纸本图书的采购标的包括图书的品种、图书类别等内容，合同中都需明确体现。

3.数量。如果是资格招标该项可以省略，若是非资格招标，该项必须明确。

4.质量。对于纸本图书来讲，图书的质量要求非常严格，是否盗版，是否有缺页、污损、印刷模糊、装订不合格、附件缺损等质量问题，以及出现这些问题后的处理方式，合同中都应有明确的条款来加以限制。

5.合同价款。合同中须有明确的价款项，纸本图书通常会用实洋和码洋来区分折扣前后的价格，另外，结算及付款方式、支付方式、支付期限等问题也需有明确的说明，以免在支付过程中造成纠纷。

6.合同履行期限、地点和方式。履约期限就是指合同的有效期，通常是从合同签订之日起开始计算，有时根据需要也会另行规定，但必须要明确合同有效的起止日期。纸本图书的合同履行地点通常为图书的交货地点，也就是图书馆。履行方式一般在合同条款中的双方权利义务一项中具体明确，包括交货方式、验收方式、加工细则等等内容。

7.违约责任。违约责任的内容主要包括乙方延期交货以及乙方所提供产品的质量不合格等问题的具体处理办法，这些处理办法越详尽越好。

8.其他条款。这一条款是根据图书馆自身需要，对上述条款中仍存在未到之处的，再根据自身需要进行设计。

二、图书采购合同的主要条款设计

高校图书采购合同是在参照国家《合同法》的基础上制定的，是图书采购和加工质量的有效保障，因此，建议由图书采购一方来拟定图书采购合同的每一个条款，其设计也应该本着保障自身权利的原则来进行。

1.合同概况

合同概况里的内容应该包括项目的名称、项目的内容及项目中标金额，如果是资格招标，没有办法标明合同金额，也应该明确显示图书中标的折扣率，以方便日后的账目结算工作。此外，对于一些大码洋图书以及中小学教材等特殊类全价图书，折扣可另行要求。

2.结算及付款方式

这一条款中应明确三点：

（1）甲方在图书送达并验收无误后的支付期限和支付方式。（2）在结算过程中，乙方应严格按照国家发票管理的相关规定开具发票，乙方在同一张发票上反映其码洋、销售折扣、实洋三项内容，甲方收到发票后按实洋付款。这一条款可根据学校财务部门的实际结算要求来进行调整，以确保账目结算工作的顺利进行。（3）为确保结算工作的顺利进行，乙方应在本年度甲方财务部门结账前半个月内将书款发票交至甲方，如有延误，导致相关书款未能及时在本年度内完成支付的，甲方将拒绝在下一年度内支付，对乙方造成的相关损失由乙方自行承担。这一条款对乙方交付发票的时间做了明确规定，以确保图书采购一方有足够的财务结算时间。

3.验收

验收条款是图书采购合同中比较重要的一个条款，因为图书到馆后，如未认真验收就结款，将给图书采购工作带来极大被动，因此必须要在验收条款中明确以下几点：

（1）甲方收到乙方所供图书后，应及时清核验收。若发现图书出现购重、缺页、污损、印刷模糊、装订不合格、附件缺损或有质量问题的（如图书使用3个月内出现掉页或断胶），乙方在接到甲方通知的5个工作日内负责调换，由此产生的一切費用由乙方自行承担。（2）乙方应在甲方通知的时间期限内，解决甲方提出的关于货物验收过程中发现的问题及要求，如超期完成的，甲方将不支付该批次图书价款，并由乙方自行领回。（3）乙方保证所有图书均由国家认证的正规出版社出版，不得有盗版、政治问题、涉黄涉恐涉暴、格调低下、印刷错误、严重损坏的图书。

4.甲乙双方权利和义务

这一项是为了维护双方的权利和义务，应该在拟定合同时抓住主动权，尽可能保护甲方权利，

（1）甲方必须定期向乙方提供图书订单或在乙方提供的供书场所现购图书。（2）乙方有义务并需主动配合甲方完成甲方交付乙方的拟订购订单书目与甲方已有馆藏书目、甲方已先期交付其他供书商的订单进行查重比对，如出现甲方交付乙方的订购书目与已有甲方馆藏或已订购书目重复，造成图书重复订购所产生的一切加工、物流、人力、耗材、损耗、图书污损废弃等问题，责任全部由乙方自行承担。（3）乙方收到甲方订单后，严格按照甲方提交的订单及时组织配书，配书情况在5个工作日内回告甲方，乙方不得搭配甲方未订图书。（4）如乙方不能按甲方要求供书（包括订单、数据、图书加工等），可视为乙方违约，甲方有权单方解除合同。（5）明确乙方根据甲方的购书需求及书目订单要求，和提供评率，可按星期、按月，具体根据甲方的实际要求来制定。（6）明确加工费用和任务由谁来承担，如加工质量不符合甲方要求是乙方需履行哪些义务;如乙方在接到甲方通知后未按甲方工作要求及标准完成图书加工，甲方有权拒绝支付该批图书的相关采购书款。（7）明确提出乙方提供新书时，同时提供该批新书分类和编目数据，对分类要求、数据格式、编目数据的质量提出要求。如乙方未按要求提供数据或提供错误数据，甲方有权拒绝支付该批图书的相关采购书款。（8）现在许多高校的图书采购招标都采用资格招标，不明确限定采购金额，甲方有权对采购的图书分类范围进行调整，如乙方交付图书响应甲方需求（具体如：到书率、到书响应时间、加工质量、编目质量、服务质量等方面）上不满足合同要求及乙方投标文件中乙方承诺，甲方有权停止乙方的后期采购。同时甲方将对本年度内乙方的到书率、到书响应时间、加工质量、编目质量、服务质量等进行跟踪评测，作为下一年度招标采购重要评判参考依据。（9）如乙方提供的图书涉及危害国家安全及盗版等违法出版物，甲方有权单方随时终止合同，拒付乙方书款，并由乙方承担由此产生的法律责任。

5.其他条款

（1）本合同如遇修改、补充，甲乙双方另行商定。（2）甲乙双方的任何一方如遇不可抗力未能履行合同条款或未能完全履行合同时，应及时通知对方，经对方证实后，允许延期履行、部分履行或不履行合同，可免于承担违约责任。（3）项目的招标文件、乙方的投标文件及招标现场的答疑记录为本合同不可分割的部分，具有同等的法律效力。（4）双方应严格遵守此合同，任何一方不得单方面不执行该合同任何一条或全部条款。否则，由此给对方造成的一切经济损失及相关法律责任，将由违约方承担。（5）乙方承诺合同期内的新书到货率不低于95%（以甲方提供的订购书单作为100%为参照），若未配齐图书，须及时向甲方反馈信息。（6）乙方承诺提供给甲方的图书，均为国家认证审核通过的，由正规出版社出版的印刷型图书。（7）乙方承诺按照甲方提供的《编目加工要求细则》对甲方定购图书进行加工，《编目加工要求细则》见附件。（8）在本合同执行中如发生纠纷，甲乙双方应本着友好合作的精神协调解决;协商解决不成时，任何一方均可依法向合同签订地人民法院提起诉讼。（9）本合同未尽事宜，经双方另行商议后形成书面文字，作为补充条款，补充条款与本合同具有同等的法律效力。（10）合同有效期，本合同自签字盖章完毕之日起生效，有效期为*年，（具体采购期限为自本合同签订之日起至本年度自然年度末）。

三、图书采购合同执行中的问题

合同签订完毕并不意味着图书馆可以高枕无忧了，因为即使拥有再完备的合同，在执行过程中也难免会出现这样那样的问题，笔者拥有多年纸本图书采购经验，就主要存在的问题进行了梳理。

1.书目信息不全

现在绝大多数的专业书商都能定期为图书馆提供书目信息，有的甚至还能定期为图书馆整理出一些图书专题信息，方便图书馆的采购。但是，这并不能掩盖书商出于利益考虑而有选择地给图书馆提供书目的事实。因此，图书采访人员经常会发现，虽然书单来自不同的供货商，但往往书目信息大同小异，因为他们所提供的书目大多数都是折扣低且容易獲取的，而往往一些知名出版社的书目数据，由于其出版行为的相对独立性，他们与书商的合作关系并没有那么密切，因此提供给书商的书目数据往往是不全的，这就无形之中给图书采访人员的工作增加了难度。

2.配送周期过长

通常情况下，图书馆会在合同中对图书的配送周期提出要求，这个周期一般不超过3个月，因为有些图书的出版印刷量很有限，如果书商不能积极与出版社沟通，配送周期就会拉得很长，而周期越长越影响图书馆的到货率，图书如不能及时到货，将会严重影响图书馆后续的图书加工、上架以及读者的借阅需求。尤其是一些热门的新书，读者的阅读需求是很强烈的，如果能在读者需要的一个月能将图书采购完成并加工上架，将大大提升读者的阅读体验和对图书馆服务的满意度。

3.到馆图书与下订图书不符

有多年采购经验的采访人员都知道，在图书到馆验收的过程中经常会发现所到的图书与自己下订的图书不符的问题。为了提高采购经费的使用率，一般高校图书馆都不会采购重印版的图书，当然再版或修订版的另当别论。此外，对于一些小开本、中小学、少儿类、教材类图书也不予采购。但在具体的执行过程中，书商往往不能完全按照采购人员的需求，图书到馆验收过程中，经常会发现一些图书并不在采访人员的采购范围之内，或到馆图书的版次、数量与下订不符等，遇到这些情况，图书馆出于自身利益考虑，必须及时做退货处理。

4.到货率无法达到合同要求

图书采购合同中一般都会明确规定图书的到货率，大多数图书馆对到货率的要求是3个月内达到98%以上，虽在合同中有明确规定，但实际上3个月的实际到货率一般都在80%左右，甚至更低。到货率低，尤其是新书到货率低是书商们普遍存在的问题。对于一些出版量小的专业类图书来讲，如果错失了最佳采购时机，一旦图书断销，今后将很难再采购上该种图书，将会造成图书馆的缺藏。

四、图书采购合同的执行监督

采购合同签订完毕之后，合同的执行过程中仍会陆续出现一些问题，例如书目信息缺失、配送时限较长、到货率低、加工数据有误等问题，再好的合同如果没有后续有效的监督执行，都不能达到预期的效果，因此，作为图书馆的采访人员，应该在图书馆采购、供货、加工等各环节中严格把关，有效监督，确保合同的执行。

1.对书目信息的审核监督

书目信息是图书采访工作的重要依据和来源，目前图书馆获取的大部分书目信息都来源于供应商。但因为利益问题，绝大部分供应商给图书馆所提供的书目信息其实是经过二次过滤的，也就是说他们把那些折扣高且利润低的图书已经先期过滤掉。面对这些问题，图书采访人员如果不主动出击，通过出版社、专业媒体平台、网络等多种方式搜集这些被过滤掉的书目信息，图书馆将有很大可能错失这些真正有价值的书目。因此，图书采访人员需要经常与供应商进行沟通，给他们“拧拧螺丝”，要求其提供全品种书目信息。

2.对新书采购的监督

众所周知，图书的出版发行有很强的时效性，新出版的图书销售价格会比较高，但当新书上市一段时间后，往往会降低其销售价格，供应商出于利润考虑，通常都会选择降价后再采购，但是往往一些热销的好书就会在这之前已经销售完，造成图书馆无法采购上这部分图书。即使采购上，很大可能也会过了最佳入藏时间。因此，作为图书馆采访人员，我们应该及时关注出版动态，并要求供应商第一时间提供所需书目信息，以防这一部分新书的缺购。

3.对图书验收过程的监督

图书验收是检验图书质量的重要环节。通过验收，对于所到图书的数量、缺页、破损、污秽、装订、盗版等问题进行逐一核对，并确保与发书清单完全相符。如有不符或损毁等问题必须按合同规定时间调换或退款。

4.对图书到货率的监督

目前，国内高校图书馆大部分都采用资格标的方式，这使得图书馆在合同的执行过程中掌握了主动权，图书馆可根据供应商的书目信息质量、到货率及服务质量等因素来调整下一阶段各供应商的供货比例。到货率是这些考核指标中的一个关键因素，一些供应商在应标时往往夸大其到货率，但在实际的执行过程中会暴露很多问题，供应商提供书目信息之外图书的到货率往往会比较低。针对这种情况，图书采访人员要做到及时关注和统计这些供应商的到货率，并要求到货率不达标的供应商进行整改，如整改效果仍不理想的，可作为下一年度采购的重要依据。

参考文献：

[1]高树庆.试论高校图书馆纸本图书采购合同签订的风险防范[J].农业图书情报学刊，2009

[2]刘玉勇.浅析高校图书馆中文纸质图书采购中的合同法问题[J].价值工程，2014

（作者单位：新疆师范大学图书馆）