行政执法档案管理工作中存在的问题及措施

曾金光

【摘 要】行政执法档案是我国档案管理工作中最重要的组成部分，它详尽的记录了行政执法的全过程，对于相关执法人员的工作行为有一定的约束力，增强行政执法人员的执法水平。要想突出档案管理工作的真正作用，行政执法部门在进行档案管理的过程中，建立健全相应的档案管理制度，有效的提高行政执法的专业素养，顺利的推动行政执法工作的有效落实。但是在进行档案管理的时候，存在一系列的问题，只有解决这些问题，才能张显档案管理工作的价值。

【关键词】行政执法;档案管理;工作;存在的问题;解决措施

前言

行政执法档案记录着行政执法的全过程和行政执法人员的基本信息、个人简介、业绩等等，这也是行政执法机关在行使公共职能过程中的重要记录。行政执法的档案重点体现出行政执法的主体及主体责任，行政执法的档案管理工作能够为日后行政复议、诉讼、以及赔偿提供一定的理论参考。但是，行政执法部门在开展档案管理工作的时候，有很多的影响因素，限制行政执法工作的执行。所以，管理人员需要提出相应的解决措施，为行政执法提供一定的参考。

1.行政执法和档案管理的相关概述分析

1.1行政执法的概念分析

所谓的行政执法，指的是行政主体根据行政执法的相关程序，在相关的法律法规允许的范围之内，对具体事件进行处理，并直接影响相对人权利和义务的具体行政法律的行为，也是我们国家行政机关在执行宪法、法律、行政法规或者相关法律条约的过程中采用的具体办法和步骤，以此来保证行政执法的顺利推行，从而对特定的人、事所做的具体的行政行为[1]。

1.2档案管理的概念分析

什么是档案管理呢？所谓的档案管理工作是指档案管理部门对行政执法工作中存在的信息进行管理，为行政执法工作提供一定理论支撑，帮助行政执法工作顺利执行。档案管理工作包括：收集信息、整理数据信息、保管纸质文件、统计数据等等。

2.行政执法档案管理工作存在的问题

2.1档案管理人员素质较低

档案管理工作的主体是工作人员，在开展行政执法档案管理的时候，工作人员要善于收集相应的数据信息，对收集好的信息进行整理、分析、归纳，进一步对相应的档案信息进行科学、合理的分类。目前，在我们国家的行政执法部门，比较专业的档案管理人员比较少，档案管理自身的专业素养也有待进一步提升，在行政执法的实践期间也没有表现出更加突出的能力。在新时代背景之下，国家对于行政执法工作的关注明显提高，但是在实际行政执法过程中，档案管理人员自身的知识结构不太完善，对于相应的档案管理知识比较缺乏，在一定程度上就会导致行政执法档案管理事业的开展不适应时代社会的发展[2]。

2.2行政执法档案的安全管理体系不太健全

现如今，行政执法档案的管理不太规范，安全管理工作也没有做到保密性，经常会出现一些违规的行为，导致行政执法档案管理工作存在很大的问题。基于目前行政执法档案管理工作的开展情况进行分析，我们国家的行政执法档案管理工作正处于初期起步阶段，在档案管理模式上还是使用传统的管理模式，并没有结合时代社会的发展需求做出阶段性的调整，导致实际行政执法档案的安全管理不太规范，行政执法档案管理比较随意化，不利于行政执法相关工作的顺利推进。最后，行政执法的其他工作部门和档案管理工作部门之间的交流、沟通较少，在用人方面也存在一定的问题，导致行政执法档案管理工作效率较低。

2.3行政执法档案移交、归档过程比较混乱

行政执法档案工作的内容非常宽泛，对此，做好行政执法档案管理工作，这就要求相关档案管理人员要明确自身的工作责任，有效落实档案管理基本工作。但是，现如今的行政执法档案管理工作在档案资料移交、归纳的过程中还缺少相应的制度要求，对于档案资料的摆放、分类、归纳的时候，没有进行相关的行政审批流程，导致行政执法档案资料普遍存在各种问题，在一定程度上导致行政执法工作在进行档案资料查阅的过程中很难开展。

3.行政执法档案管理工作的解决措施

3.1对档案管理人员进行培训

在开展行政执法档案管理工作的时候，档案管理人员必须要提升自身的专业素养，结合自身的工作能力，在面对比较复杂的行政执法工作的时候，档案管理要着重体现出档案管理的真正功能、价值。首先，在招聘檔案管理人才的时候，对行政执法档案管理人员的自身专业能力、工作素质进行审核，在正式上岗之前，对档案管理人员进行专业的培训、教育，总体提高行政执法相关知识的掌握程度[3]。其次，在处理档案资料文件的时候，档案管理人员可以借助信息技术，促使档案管理实现信息化建设，有效的提高管理工作的效率。对此，就需要档案管理人员要掌握现代化的信息技术，熟练使用各种计算机网络软件，做好档案资料的安全防范，谨防相关的行政执法资料的泄漏。

3.2重视行政执法档案管理工作

在开展行政执法档案管理工作过程中，必须要重视这一工作，明确的认识到档案管理对于行政执法工作的重要推动作用。首先，行政执法单位需要定期组织档案管理大会，促使更多的档案管理人员认真学习《档案法》，增强档案管理人员的自身工作素质，以安全管理的角度对档案信息进行妥善的管理。其次，确保行政执法档案的安全性，建立相应的行政执法档案管理制度，设置相应的行政审批流程，对于档案资料的使用以及相关的工作手续要仔细核实，避免档案在日后使用过程中受到严重的损失，还能防止档案资料丢失，一旦行政执法档案资料出现安全性的问题，必须要追究相应的档案管理工作人员，进一步保证行政执法档案管理工作质量的提升。

3.3整理行政执法档案信息

对于行政执法档案的管理的过程中，必须要遵循科学管理的方法，在移交、归档行政执法档案资料的时候，档案管理人员必须要认识到档案管理对于行政执法工作的重要意义，不能在某一个工作环节上出现问题。对此，行政执法档案管理部门要针对行政执法档案的实际情况，制定相应的档案资料收集制度，促使档案管理人员能够按照相应的档案文件内容进行严格的分类，在对档案资料进行归纳的时候，明确档案管理的工作范围。行政执法档案管理人员需要定期整理档案资料，对档案资料内的文件有序的排列其中，而且利用简明的标题对档案资料进行批注，保证每一个行政执法档案都能安置在正确的门类之中。最后，为了保证行政执法档案资料管理的安全性，要对档案资料、案卷进行编订，并且编订还要结实、美观，实行各种门类和载体档案集中统一管理的方法，便于日后行政执法档案管理人员能够有效的利用。

结束语

综上所述，在时代社会的发展背景之下，对行政执法档案管理工作也提出更高的要求，这就要求档案管理人员在开展行政执法档案管理工作的时候要提高自身的安全性，有效推动行政执法工作的顺利执行。在开展行政执法档案管理过程中，工作人员必须要明确自身的工作职责，借助先进的科学技术手段，促使行政执法档案管理工作的信息化建设，提升档案管理的工作水平，进一步为行政执法工作提供一定的决策参考。

参考文献：

[1]孙小军. 行政执法档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 企业文化（下旬刊），2019，000（004）：181-182.

[2]张扬. 行政执法档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 今日财富，2019，000（012）：126-126.

[3]薛洁琼. 加强档案行政执法检查 提升档案治理法治化水平[J]. 办公室业务，2020，337（08）：41+62.