浅析企业外事管理精细管控费用的成效

金席

【摘 要】近十年间，我国经济建设和发展进入加速调整转型期，国内化工市场投资逐步削减。在此市场大环境下，公司积极探索海外业务发展。从科学发展观的角度看，企业外事工作在遵循相关外事政策前提条件下，更应顺应企业发展，为企业经济发展降本增效。

【关键词】外事管理;精细管控;降本增效

一、新形势下外事工作在企业发展的作用

2008年金融危机后，世界经济格局发生了大变化，以中国为代表的发展中国家崛起，形成了对世界经济原有结构的大挑战和大改变。经济全球化的迅猛发展推动了全球生产力大发展，加速了世界经济增长，也加剧了国际竞争，增加了国际风险，进而影响着新一轮经济全球化的调整。

“十二五”以来，公司持续加大海外市场开拓力度，相继中标沙特和马来西亚项目。相较“十一五”，公司近十年因公出国（境）团组数量和人次大幅增长，更高效地外事管理也成必然。

二、外事管理实践精细管控费用的内涵

精细管控要求企业运用“精益思维”，其核心就是以最小资源投入，在更短时间内创造出尽可能多的价值和令人满意的服务，并逐步将业务管理提升到战略管理高度，为企业提速发展、降本节支、创造更多经济利益。

三、企业外事管理精细管控费用的主要做法

（一）精细管控费用支出，对比规划航线航班

近十年来，公司海外业务蓬勃发展，大量人员派往沙特、马来西亚等项目现场，因公出国（境）团组数和人次数增长迅猛。

2018年，公司加强出国费用成本管理。由于总部制定的开支标准已接近所赴国家实际消费水平，外事部门就在价格浮动较大的机票费用上动脑筋，降成本。

沙特项目自开工以来，往返中沙两国人员日益频繁，国际航班费用逐渐上升。经对国内外相关航空票务机构询价发现，同航线国内与国外经济舱价格有一定差异，存在降低成本的可行性。外事部门进一步细化申购机票流程，严格管控适用范围和购票委托许可。目前，沙特项目共计13人符合该购票流程，已购买7人次往返机票以及2人次单程机票。按经济舱往返机票节约5000元/张估算，已为项目节约4万余元。同样，在其他出国（境）团组中，外事部门在可协调日期和航线范围内，订购该期间最低价机票。例如某赴德国、荷兰团组可退改与不可退改经济舱机票存在5000元/张的差价。外事部门与团组确认出访行程后，订购不可退改机票，为该团组节约2.6万余元，既保证了团组执行涉外任务，又节省费用成本。

（二）灵活选择签证种类，方便海外项目管理

1. 公司申办马来西亚签证种类及特点

2016年，公司中标马来西亚某总承包项目，首次进入马来西亚化工市场。在办签过程中，外事部门以方便项目管理、服务项目人员、节省项目经费为出发点，及时了解相关政策。由于该项目地处马来西亚西部最南端的柔佛州，相较吉隆坡，离新加坡更近，外事部门主动向总部请示并获准出访人员经停新加坡赴柔佛州现场的入境方案;利用当时新加坡和马来西亚对我国公民的过境及免签政策，对符合要求的短期任务人员，为其赴总部开具出境证明出境，节省办签时间和费用。

针对长期任务人员，在了解马来西亚EP（Employment Pass 熟练外籍人才准证）和PVP（Professional Visit Pass专业外籍人才准证）两类工作签证的区别后（见表1），外事部门为现场长期工作但时间跨度较短的人员办理PVP，而为项目主要管理人员和长期驻扎现场的人员办理EP（结束工作后须按规定注销，否则无法再次申办EP签证），避免了EP签证人员在项目后期必须赴现场注销或延期的麻烦。

2. 公司申办沙特阿拉伯签证种类及特点

2019年，我公司沙特项目进入施工高峰，赴沙特批次、人次数量巨大。期间，沙特政府多次改变签证办理政策。同年9月沙特政府规定办理工作签证人员除需完成体检、接种疫苗、开具无犯罪证明记录、提供工种单、与沙分公司签订的劳动合同、中方派遣函等材料以外，经理级别人员还须进行学历证书的公证认证，经济专业工种须进行学历以及经济专业证书的公证认证，而普通工种也须提供工作经验证明。而公证认证需要较长时间，单沙特驻华大使馆双认证就需要一个月以上。外事部门从各种渠道及时了解沙特签证政策（见表2），在办签前，提前一周确认当前政策，加快应变速度，降低政策变化对办签的影响。

针对工作签证指标较少、相关费用昂贵、材料繁琐、耗时较长的特点，外事部门兼顾时间和费用成本，对于短期单次赴沙特人员申办较易办理的单次商务访问签。为急需赴沙特执行任务的人员以申办可一年多次往返，且办理速度较快的工作访问签为主（注1）。对后续派出人员尽早着手准备工作签材料，保证签证办理的成功率，使公司派员更为灵活，也为公司节省了大量签证费用。

总结

据统计，“十二五”期間，赴沙特及马来西亚人次约占出国（境）总人次的29%;而“十三五”期间，这个数据大幅上涨到51%。结合公司执行沙特、马来西亚两国项目的历史背景，精细管控费用的成效必将更加明显。

在新经济形势背景下，企业外事工作必须强调办理有效率，管理出效益。此外，完善外事制度规范，建立信息管控流程;熟悉外事便利措施，缩短流程申报时间;强化人员动态管控，及时处置突发事件等一系列举措均对公司外事管理工作起到保驾护航。

参考文献：

[1]周立新.浅谈新形势下如何使外事工作更好地为经济建设服务[J].当代世界，2005，（03）：60-62.

[2]张全坚.浅谈地方外事工作在经济建设中的地位和作用[J].广东行政学院学报，1998，（02）：61-63.