云时代背景下档案数字化管理及其应用方式分析

银花

摘要：随着信息技术的快速，“云时代”已经来临。在此背景之下，档案管理工作显得尤为重要，针对档案管理的数字化转变正在深入各个行业领域，在企业间逐渐成为主流趋势。通过合理应用先进的信息技术，能够迅速提高企业的管理能力，尤其是在档案管理方面上，更需要将档案进行数字化、云端化，从而为提高档案的利用效率做出贡献。

关键词：云时代;档案;数字化;管理及应用

引言：在云时代来临之前，关于档案的保存以及管理工作都是由特定人员进行。档案通常是以文字或者录音的形式存放，这样的档案容易损坏、缺失，而且需要人工进行梳理、分类，费时费力。随着计算机的广泛使用，档案的管理方式有了新的变化——由线下转移到线上。本文就针对档案数字化管理以及应用进行阐述。

一、档案数字化管理的优点

由于云计算，云存储的功能越来越成熟，使得企业管理档案的方式更加多样化，而将档案进行数字化管理是当前的不二之选。借助互联网和云计算以及大数据等高新技术，将纸质档案文件向“数字化”进行转变，更好的实施“存量数字化，增量电子化”战略。

1.减少人员配置，节省资金

在之前的档案管理过程当中，需要配备许多专业人员对文件进行梳理、归档，费时费力，并且效率低下，若将纸质档案文件上传到计算机云端，则计算机能够使用云计算对文件进行分类、管理，只需少数人员对档案进行上传操作，可以极大的节省人力成本，节约资金，创造更高的经济效益。

2.足不出户，查阅档案

由于将档案进行数字化管理，可以不拘泥于空间和时间，相关人员可以随时随地进行档案的查阅，足不出户即可阅览各项文件，从而了解到档案中的知识技术，帮助指导项目工程的建设，非常的方便且快捷。由此可见，档案的数字化管理是非常有效且必要的。

3.统一管理，提高利用效率

有些企业由于受到条件的限制，并未专门规划出库房进行保存档案。相关资料只是较杂乱无章的放在各个办公室，不利于档案的保存，容易造成重要档案丢失或者损毁，同时也无法很好的利用文件档案。若遗失、损坏档案，很有可能影响项目的后续进展。若将档案数字化，则可以省去专门存放档案的空间，同时也方便统一归纳管理，充分提高档案的使用效率。

4.云端存储，避免损坏

平日的管理档案过程中，需要检查档案是否受潮、受虫蛀，受酸碱等影响，对环境的要求较为苛刻，同时还要提防档案泄露，需要配备专门的安保人员进行防盗。采用了云端存储之后 ，则不需要担心环境对档案的损伤了，节省了购买专门存放文件设备的资金，改善了档案的利用效率。

二、数字化管理的应用

1.利用先进技术对档案文件进行采集

在当今的大背景下，利用云端将档案进行存储，需要使用档案资料转换把文字转成数字模式，这个过程中最重要的一环就是信息采集。在使用数字化信息采集的过程当中，首先应当选取合适的数字化设备，采用正确的手段，防止错误操作造成信息损坏、丢失，若存在图片文件，则应该使用扫描设备以及图片转文字的软件将信息进行上传，使其存放在计算机的云端上。除此之外，还可以使用其他相关设备对文字进行扫描，归纳，例如錄像机、录音机等设备，采集完相关信息之后，将视频或者音频上传到计算机当中，充分利用先进技术管理档案文件。

2.进行操作，实现数字化

完成档案的采集工作任务之后，接下来的重点问题就是将收集到的信息进行归类、梳理的操作，此举旨在帮助用户通过检索关键词、句能够更快捷的获取精确的目标，寻找到自己想要的相关知识及经验，保证数字化的效果。在档案的分类过程当中，可以采用编号，提炼关键字等方式，对相同或相似内容的档案进行归纳，也便于用户进行查找，翻阅，相比于传统的查找档案方式，帮助用户能够更好的在线上云端进行查阅，为档案的有效利用打下坚实基础。

3.针对档案，建立专项数据库

随着互联网技术的逐渐成熟，数据库能够将大量的数据进行存放、保管，并且充满安全性：没有权限的用户无法阅读其中的文件，一般权限的用户无法阅读机密档案，最高权限的用户可以查阅所有档案。除此之外，数据库还能够根据用户的需求，对档案文件进行增加、删除、查看、修改等操作，方便快捷。凭借着上述优点，数据库得到了众多企业的青睐，针对档案的存储也可以通过创建数据库的方式统一进行管理。创建数据库的时候可以根据文件的类型不同，放在不同的类别当中，例如文字类的相关档案放在一起，音频类的放在一起，视频类的放在一起等等。创建时需要根据实际情况不可照抄照搬，从而建立起企业、单位自己的档案管理数据库。

结语

在云时代这个大背景下，档案数字化管理具有非凡的现实意义，它标志着档案管理方式正在逐步发展，趋于成熟。在管理过程当中需要注重方式方法，与时俱进，采用最先进的方式，借助新兴的云计算、云存储来完成由传统实体档案管理向数字化管理的转变。此外还需要思考之前存在的问题，进行改正，取其精华去其糟粕，保持创新精神，使档案管理工作取得长远发展，全方位保证相关企业的档案管理工作能够顺利进行，为国家为社会做出巨大贡献。

参考文献：

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