互联网时代如何有效提升单位档案管理水平分析

刘永凤

摘要：现代信息技术的普及发展，各单位和企业都更加重视档案管理的信息化建设工作，在互联网时代下，借助于信息化管理手段，能够有效促进档案管理效率的提升，充分挖掘档案资源的开发利用价值，促进单位各项工作的有序开展。本文分析互联网时代单位档案管理工作的新变化，并提出了提升档案管理水平的几点建议。

关键词：互联网;档案管理;对策建议

一、互联网时代单位档案管理工作的新变化

首先，档案管理过去一直以来即是对各项工作中形成的数据材料进行收集与整理，在互联网时代下，数据信息量日益增多，各项业务活动产生的信息数据较为复杂，借助于信息技术在档案管理中的应用，能够更加科学高效的对这些数据信息予以管理，开展好数据分析研究工作，从而充分发挥出档案资源的开发利用价值，让档案管理更好的为单位各项工作服务。其次，信息技术在档案管理过程中的应用能够真正实现档案资源的有效传输和全面共享，因为互联網平台自身具备开放性与便携性，能够在短时间内实现大量数据信息的传输，也有助于相关人员更加方便的查阅调取档案材料，促进单位各部门工作效率的提升[1]。最后，单位档案管理信息化建设工作的不断推进有助于档案管理科学化和规范化水平的提升。和过去的档案管理模式相比，信息技术的应用减少了档案管理活动对人工的依赖性，有助于优化档案管理流程，降低档案管理成本，促进档案管理水平的提升。依托于现代信息技术，能够对收集来的数据信息进行自动准确分类识别并纳入到档案数据库中，以便于使用者更便捷的查找，更好的对档案资源进行开发利用。

二、互联网时代提升单位档案管理水平的对策

（一）打造数据中心 加强动态监控

借助于建立档案数据中心，让分散的档案资源整合起来，进而促进档案开发利用效率的不断提升，这不单单是处理好过去档案开发利用与存储共享问题的有效策略，同时也是单位档案管理信息化建设的必然要求和基本保障。档案数据中心的建立要求档案管理工作人员引起充分重视，积极参与其中，善于运用现代信息技术，主动和技术人员沟通协调，对数据中心进行科学的顶层设计，根据单位档案管理工作的实际情况不断总结经验，建立一个符合单位档案管理工作需求的档案数据系统。借助于数据中心的实时监控，能够确保档案管理各个流程工作的进一步规范，有效促进档案收集、整理、归档效率的提升，也能够为使用者提供更加便捷高效的检索服务。

（二）加强档案信息安全管理工作

在互联网时代，信息技术已经被广泛应用到各个行业和领域，单位档案管理人员也应当积极应用云计算技术，这样不但能够提高档案管理工作人员的工作能力，还可以确保单位内部机密档案信息不被泄露。可以借助于云计算软件来设置相应的权限，结合具体的档案材料内容来进行等级划分，采取更加有效的保密工作和安全管理工作。为更好的防范无关人员恶意使用网络工具盗取单位档案数据中心的重要信息，可通过设置身份识别程序或者防火墙的方式来增强档案信息管理系统的安全性，对档案信息系统予以定期检查更新，对单位内部网络进行定期测试，确保将可能存在的安全风险因素尽量清除，以防止档案资料的泄露。

（三）不断加强人才队伍建设

互联网时代下推进档案管理信息化建设工作必须要依靠更多优秀人才予以支持，因此单位必须要重视人才培养工作，不断促进档案管理人员专业技术能力的提升。在不断推进档案信息化管理的背景下，要求档案管理工作人员必须要具备较强的专业素养，能够熟悉使用各类现代办公设备和相关软件，掌握档案信息化管理方法，这样才能够真正符合当前单位档案管理工作的要求。档案管理部门要积极组织管理人员参与各种培训教育活动，培训的主要内容针对现代信息技术、档案管理系统操作、现代档案管理理论知识等，促进档案管理工作人员知识结构的不断优化，建立一支更加强大的档案管理人才队伍。

（四）努力推进标准体系建设

互联网时代下单位档案管理工作水平的提升，要求档案管理工作人员不能够仅仅做好档案材料的录入、扫描和传输工作，还需要尽快建立一个统一规范的标准，才能够防止在档案信息化管理过程中出现问题，以确保单位档案管理工作可以朝着更加科学化和规范化的方向发展。具体而言即是应当对档案数据材料的收集、分析、归档、标识、描述、数字化、存储、后期查询、开发利用等不同的工作流程都制定有针对性的技术标准和规范要求，如音频资料和视频资料应当以统一格式归档。制定统一的标准才可以实现档案管理工作有章可循，促进档案管理效率的提升[2]。

（五）健全信息化管理配套设施

在新时期新形势下，单位档案管理人员必须要转变传统的工作模式和思想认识，档案部门也应当进一步提升对信息化建设的重视程度，积极争取单位资金支持，建立独立的档案室，配置完善的数字化信息化设备，对档案信息管理系统予以定期升级优化，对单位各项工作开展过程中形成的档案材料进行分类规范管理，深入挖掘档案资源的价值，为使用者提供更为便捷的利用服务。同时还需要促进局域网的构建，实现数据资源在各部门之间的共享互通，不断研发利用更为科学高效的档案检索工具等。

三、结束语

总而言之，在互联网时代下要促进单位档案管理水平的提升，档案管理人员应当充分认识到信息化建设的重要性，积极推广应用现代信息技术，搭建档案信息管理平台，切实加强档案信息安全管理工作，不断完善相关管理制度，从而构建一个更加全面系统的档案管理体系，发挥出档案管理工作的职能作用，为单位各项工作的有序开展提供更好的支持与参考。

参考文献：

[1]程良平.探讨“互联网+”时代事业单位的档案管理创新[J].兰台内外，2020（15）：44-45.

[2]张冬晴.“互联网+”时代的档案利用服务[J].兰台世界，2020（05）：101-103.