做好文书档案管理工作研究

王军

【摘要】文书档案记录了一个企事业单位中的一切工作内容，从文书档案当中可以知道该单位在以前开展了哪些活动、存在哪些问题以及取得过哪些成绩，因此，文书档案是单位领导做决定和处理问题的依据。在现代化发展逐渐加快的进程中，应用科学方法对文书档案进行管理极其重要。对此，文章分析了管理文书档案的方法，希望为各企事业单位提供相应的参考意见。

【关键词】文书档案;档案管理;管理方法

文书档案能够对生产经营、问题解决、研究开发、科学决定和强化管理等众多方面的过程以及结果进行客观反映。文书档案管理在档案工作当中是需要被重视的部分，属于高技术性、服务性和政治性的一项工作。目前时代发展速度越来越快，此形势下，怎样对文书档案进行管理，获得高质量的管理水平，并及时准确地提供档案信息，使各方面的发展需求得到满足，是现在文书档案工作必须重视的问题。

一、完善管理制度

（一）完善管理制度。实际上就是把传统规章制度当中一些无用的条规废除，然后在符合上级规定以及不违法的基础上，按照该单位文书档案管理的机构变化和体制规定，把那些不适合的规定废除，对那些不相适宜的规定进行修改与完善，构建全新的管理方法，完善缺失的规定，弘扬良好的规则，摒弃无效用的条规，有效反映单位内部各方面变化，实现全面覆盖的管理目标。重新对制度体系进行建立，也就是明确单位领导与档案管理间的变化，及时发现管理网络、领导机制和责任制度中存在的问题，进而不断改进和完善，使档案管理工作效率不断提升。与此同时，还应该对电子档案管理的标准进行制定，并有效结合新旧两种制度，形成完善的管理体系。

（二）构建规范阶段性的修编档案制度。档案管理部门根本不可能轻而易举地将档案工作制度建立完善，所以档案管理部门必须定期评审目前已有的规章制度，集中力量对组织系统中的规则进行补充、修改、筛选与废除，进而使文书档案管理制度更具时效性。

二、创新工作机制

文书档案管理工作必须先考虑现实利益以及新时代的发展目标，然后对工作机制进行创新，通常需要建立以下几种机制：

（一）建立自我营销机制。按照企事业单位阶段性安排以及总体布局，大力宣传文书档案管理的意义和作用，同时，还应该准备和筹划单位重大活动、主要工作是提出管理档案的要求，取得领导的关注，进而促使档案管理质量得到提升。

（二）建立主动参与机制。将生成环节向利用环节拓展，并主动参与到单位组织的重大活动以及主要工作当中，这既能使档案工作质量不断提升，还能够将档案工作的作用发挥出来，进而促进档案管理地位有效提高。

（三）建立协调、互动和衔接机制。也就是利用参与以及宣传方式，针对档案管理和活动主管部门以及相关业务部门商议管理要求，构成一个良好的行动方案。在实际活动参与的过程中负责监督、指导与服务等工作，促使档案的生成和利用有效衔接。

三、优化队伍结构

文书档案管理过程中，在具备完善的制度以及机制的基础上，会需要一支优秀的队伍去执行与落实这些制度。

（一）严格把关档案入口。明确档案管理工作具有哪些需求，然后招聘一些具有专业知识丰富、技术能力较强和文化层次极高的人员参与工作。

（二）培养、锻炼管理文书档案工作人员的素质。企事业单位应该定期组织培训，倡导管理文书档案的工作人员参加，让他们明确文书档案工作的重要性，并使他们的专业素养不断提升。针对目前工作在档案管理部门的工作人员，应该先了解他们在哪方面比较欠缺，然后有针对性地对他们进行培训，并从实际入手，分层次、有计划、多方式、有重点以及按岗位等教授管理人员知识，进而使工作人员的积累众多业务知识，提升专业素养。

（三）建立优胜劣汰的用人机制。首先，在工作人员评聘职称、福利待遇以及晋升职务等方面应该和其余岗位拥有的权利相同，确保主力队伍始终不变。其次，对文书档案管理人员进行职业危机教育，构建相应的考核机制，促使档案管理人员提升工作创造性以及积极性，进而保证档案管理工作可以在一个良性状态下健康发展。

四、深化管理变革

第一，对于新时代各单位坚定改革这种形势，档案部门必须时刻关注组织结构、管理队伍、资源整合以及企业重组等方面的改变，适当对档案管理的机构进行调整，确保文书档案管理部门始终有一支强大的管理队伍作支持，保证档案工作一直有人干和有人管。第二，对文书档案管理人员的创新意识进行培养，从传统那种等、靠和要的档案管理状态中解脱出来，促使档案管理工作变成单位服务的创造者以及先行官，并将档案管理工作从传统的手动搜索整理资料变成现在的事前观察、事中参与以及事后调查的管理理念。第三，想要使现代化管理档案以及开放档案信息的需求得到满足，档案管理需要从传统的“封闭式”向现在的“开放式”方向转变。在不涉及保密信息泄露的基础上，档案管理部门能够在公众媒体上公布档案库中的编研专题与档案目录，这样用户就可以更好地进行查考以及选择，让大家真切地感受到档案信息的重要，并将档案信息的作用发挥出来，使其得到社会人士的认可。

五、革新管理技术

（一）更新管理理念。在档案业务工作、档案信息交流工作和档案管理工作当中现代化技术不可缺少，科学地运用网络技术以及计算机技术等这些现代化方法管理档案，能够有效解决档案管理中的问题，同时还能够使档案管理效率以及水平快速提升。明确网络化的档案信息管理以及建设属于新时代背景下的一种管理理念，能够使研发者心中档案管理无意义这种意识发生改变，使研发者不再嫌弃应用软件麻烦，使管理者改变手工管理更加可靠这种思想，构成研发新需求、运用新技术的档案管理战略。

（二）引入电子档案管理系统。将计算机化管理文书档案作为企业事业单位建设信息方案的内容，使文书档案的收集、检索、整理、利用等企业信息流、企业资金流、企业物流等在网络当中共享，这不但决定管理档案的技术是否进步，还影响着企事业单位是否能够完善信息化建设。

（三）有效解决历史问题。充分了解信息化建设具有哪些需求，然后排查档案管理部门在先期工作中会运用哪些新技术，把信息化的技术接口以及系统接口这些问题有效解决，让其在网络环境中运行。与此同时，还应该对历史档案中存在的数据化问题进行处理，实现全信息检索，进而使高效的服务需求得到满足。

六、结束语

總之，目前国家经济发展速度逐渐加快，此形势下，对文书档案进行管理，及时更新管理档案的理念，积极研究档案管理的新方法，全面反映企事业单位的发展情况以及经营效率，能够有效提升企事业单位的管理效率，同时，使企事业单位稳定发展。只有对文书档案管理这项工作进行高度关注，不断对管理方法进行创新，才能够紧跟时代发展脚步，使档案价值充分体现出来，进而为社会提供更加健全的档案信息。

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