提升医院办公室档案管理工作效率的策略

蔡玉珍

【摘要】对于医院发展而言，办公室档案至关重要，因为是其原始记录。在医院中通过高效开展档案管理工作，能够提高医院核心竞争力。基于此，本文阐述了医院办公室档案管理特点，分析了当前医院办公室档案管理工作中存在的问题，并且提出医院办公室档案管理工作效率的提升策略。

【关键词】医院;办公室;档案管理;工作效率;提升策略

在医院日常工作中，办公室档案管理工作举足轻重，是其不可分割的组成部分，不过在以往发展过程中，此项工作有所停滞，亟须有效处理，唯有如此，才可以促进医院整体建设不断发展。

一、医院办公室档案管理的特点

（一）类型多样化，内容比较丰富。1.业务指导性档案多。医院是一个以业务为主导的机构，因此其与一般的办公室档案管理存在区别。其业务指导性的档案较多，且更新快。医院内部设置的科室多，其业务指导性档案涉及临床各科（如内、外、妇、儿等大科室，再细分为各二级科室如心内科、消化内科等）、医技科及后勤行政各科室。医疗卫生技术日新月异，新的规章制度及操作规范需要及时进行更新及补充。这些原始档案都可以见证医院的发展，也较一般的办公室档案更为丰富多样。2.医患关系类档案多。现阶段，在医疗水平方面，患者对其认知程度越来越高，因此在就医时，对于如何治疗往往与医生以及医院有所分歧。根据医院纠纷档案实际情况来看，不仅医生诊疗水平是一项决定性因素，而且医生医德医风也不容小觑，体现出医院医疗发展水平，在医疗纠纷发生过程中，难免存在相关档案，比如调查报告以及解决方案等。在后续司法程序等方面，能够将这部分档案作为原始材料。3.晋升聘任类档案多。在各年度，均有许多医生正常聘任以及晋升，与此相关的档案从十几份到数十份，在医院办公室档案中占据着相当重要的地位，是其必不可少的组成部分。

（二）档案管理完整延续。通过探索医院办公室档案管理人员实际情况发现，其稳定性较强，对于档案管理十分有利，能够强化其延续性以及完整性。当开展日常工作时，合理划分档案类型，并做好整理工作，为档案查阅提供便利。

（三）档案文书工作细致。从医院办公室档案质量的角度来讲，它与工作人员文书工作密切相关，是一项决定因素，当进行收集时，在办公室档案管理中，与医院建设发展的媒体报道同样占据着重要位置，是其不可或缺的组成部分。

二、当前医院办公室档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理工作的重视不足。在以往很长时间中，医院致力于探究通过何种方式提升营业额，通常由兼职档案管理人员开展办公室档案管理工作，其专业性非常缺乏。由于此种状况的存在，对办公室档案管理人员产生了较大不良影响，导致他们难以影响办公室领导，无法让领导切实感知此项工作意义与价值。与此同时，医院日常事务繁琐、复杂，由此导致他们在面对档案管理工作时十分消极，不能确保办公室档案管理工作的顺利进行。

（二）档案利用率低下。在医院档案中，详细记录了各个发展时期以及背景条件下的重要任务与事件等。现阶段，医院规模越来越大，在此背景下对科学研究以及管理工作等产生较大影响，提高它们对档案的调阅需求，若仍旧应用纸质档案，管理效率越来越慢。从储存角度来讲，难以储存管理纸质档案，存在老化等问题，极易导致档案丧失自身价值。通常情况下，在开展医院档案管理工作时应用分散管理方式，当收集档案时，由于不同部门缺乏协调，不能将责任落实到人，所以不能在第一时间完成档案资料收集工作，甚至丢失档案材料等。

（三）檔案数字化建设不足。当开展实际档案管理工作时，相较于纸质档案管理成本，档案数字化建设成本更高，医院往往在重要领域加大投资，以此致使档案数字化建设缺乏资金。除此之外，目前所应用的办公自动化OA系统同样以自身需求为依据，进行相应研制和发明，并未达到档案数字化要求。

（四）管理制度不完善。为开展医院办公室档案管理工作，必须建立健全管理制度，确保每一项工作均配备足够工作人员，并且将各项责任落实到每一个档案管理人员身上。不过因为医院对办公室档案管理缺乏重视，对档案管理工作产生消极影响，导致其缺乏完善的管理制度，进而影响日常工作，档案管理人员非常盲目，在很大程度上降低了他们的工作效率。

三、提升医院办公室档案管理工作效率的策略

（一）加强对工作的规范化管理。当前，医院经营规模越来越大，在此条件下档案管理工作内容不断丰富与完善，为促进医院建设发展，必须充分应用档案信息，为医院提供更好服务。对于医院所建立的档案管理制度而言，一定要涉及档案管理动态全过程，需要有效管理各项档案操作，主要包括收集、分类以及归档等，与此同时，以档案借阅等内容为对象，提高其规范性，为办公室档案管理工作顺利开展提供重要保障。因此，一定要针对办公室档案管理制度以及体系，不断健全与规划，以医院发展目标为依据，有机结合其经营状况，合理制定管理规范。当开展实际档案管理工作时，同样应该加大对档案管理人员的管理强度，确保制度顺利执行。因此，一定要以档案管理部门为对象，明确其职责，清楚划分不同部门以及办公室的权责，促进档案管理工作开展，同时确保各部门有效进行档案管理。

（二）提高档案管理人员的责任意识。在为数较多的医院中，承担办公室档案管理工作的人员被传统思维所禁锢，导致他们并未全面、深入了解与探究自己的工作内容，而且院领导相对轻视办公室档案管理工作。因此，应该针对以往档案管理过程中的利己主义思想，加大转变强度，在面对档案管理工作时，一定要保持积极态度。当开展日常工作时，需要有效开展社会实践活动，并做好整理工作，另外还应与其他部门密切联系，共同创设专门的信息合作平台，对各个部门产生促进作用，使其在档案管理上彼此补充，避免办公室档案管理人员盲目管理。

（三）提高档案管理的信息化建设。根据信息化档案管理实际情况来看，其优势非常鲜明，无论是效率还是质量都相对较高，并且在现阶段的发展过程中，无纸化数字办公同样是必然发展趋势，所以对于医院而言，应该加大信息化建设力度。丰富与完善设备，促进医院制度与数字化档案管理的协调，注重对工作人员的培养。

（四）培养高素质的档案管理人才。随着科学技术的飞速发展，信息技术取得长足进步，其应用范围越来越大，在此背景下对于医院办公室档案管理人员而言，一定要具有较高技术水平，从而将档案管理工作落到实处。但是在现阶段的医院档案管理过程中，技术水平高的工作人员相对缺乏，所以医院一定要加大人才培养强度，组建专门的办公室档案管理队伍。招聘大量办公室档案管理人员，加强与高等院校之间的合作，引进更多专业人员，使其承担办公室档案管理工作，加大对高等院校本专业学生的吸引力，不断提升医院办公室档案管理队伍专业化。除此之外，还应进一步提升队伍技术水平，加大教育与培训强度，提高管理人员的管理技能，强化他们的职业道德，从而有效落实档案管理工作。

四、结束语

综上所述，在医院日常工作中，办公室档案管理工作至关重要，是其必不可少的一部分，医院应该提高对此项工作的重视程度，加强信息化建设，注重人才培养，从整体上提升档案管理人员管理水平，进一步促进医院建设发展。

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