事业单位编制外人员人事档案管理存在的问题及对策

李淑娟

【摘要】当前事业单位在自主发展建设过程中聘用了部分编制外人员，编制外人员的人事档案管理问题成为制约编制外人员发挥作用的主要障碍因素。由于我国事业单位对编制外人员人事档案管理的重视不足，缺乏科学化、标准化和有效的管理手段，不利于提高编制外人才的管理水平。

【关键词】事业单位;编制外人员;档案管理

事业单位对编制内人员建立了完善的档案管理体系，但是对编制外人员的档案管理重视不足，没能形成统一的人事档案管理体系，还要根据编制外人员的实际情况创建灵活的人事档案管理机制。

一、编制外人员人事档案管理的主要问题

（一）档案重要性认识不足。很多事业单位的档案管理部门没能认识人事档案管理的重要性，存在着人事档案管理有效性不足的问题。首先，事业单位人事档案管理部门缺乏对编制外人事档案考核与评估的依据，上级部门未能加强对事业单位编制外人员人事档案管理的考核。其次，事业单位编制外人员不熟悉档案管理法规，没能充分的重视档案管理的重要性，也不明白加强档案管理对自我成长发展的重要意义。再次，有的事业单位未能尽到解释说明的作用，不能加强人事档案价值的宣传工作，事业单位编制外人员没能参与到人事档案管理当中去，没能配合人事部门收集上报相关材料。加上编制人员的档案信息复杂，经过多次流转，在档案中存在着大量非标准化的数据信息，在管理过程中存在一定的难度，因此制约编制外人事档案管理的质量与效率。当前我国人事档案的转接手续还较为烦琐，因此在很大程度上造成了编制人员人事档案应用不足的问题。

（二）管理主体相对混乱。目前有些事业单位并未对编制外人员人事档案展开全面管理工作，不少编制外人员的人事档案存储在中介机构或劳动资源保障部门。由于档案管理机构的复杂性，导致人事档案管理的混乱性。不少事业单位存在着编制外人员人事档案管理缺失的问题。首先，各级代理机构的资质不同，专业技术水平有限，因此导致编制外人员的人事档案很可能存在较大的风险和隐患。其次，事业单位没能履行应尽的义务，不能按照年度任务要求有效完善事业单位编外人员的人事档案数据信息。最后，有些编制外人员每年还要缴纳一定数额的人事档案管理的费用。实现上并未能履行人事档案管理工作的要求，人事档案的数据材料严重缺失，编制外人员在事业单位工作期间的信息丰富性不足，这在一定程度上侵犯了编外人员人事档案方面的合法权益。

（三）档案管理手段落后。目前事业单位从事人事档案管理人员数量有限，现有的人事档案管理的硬件设备与技术条件相对落后。事业单位人事档案管理的现有计算机设备和软件系统主要由在编人员开发和服务。可以用于编外人员的人事档案管理系统未能有效建立，编外人员的人事档案管理设备不足，缺乏足够的场地存放编制人员的人事档案。不少事业单位人事档案管理技术手段相对落后，人事档案管理投入不足，甚至只有一定档案盒、一个文件柜，人事档案在管理过程中存在较大的安全隐患。信息化的技术手段未能发挥必要的管理作用，事业单位人事部门更缺乏足够的人力物力资源实现编外人员纸质档案的信息化。有些事业单位缺乏足够的力量去调研编外人员人事档案的真实性，因为缺乏科学化的管理技术手段与制度措施导致编制人员人事档案丢失。事业单位还要从人事档案管理的总体目标出发，持续性引进和完善可用于编制人员档案管理的设备。

二、编制外人员人事档案管理的发展方向

（一）规范化管理。编制外人员是事业单位人员构成的重要组成部分。编制外人员在事业单位转型发展的过程中会逐步地突显出重要的作用。目前事业单位的编制外人员的类型多样，具有外聘的专家学者、临时聘用人员、借调人员、志愿者等。不同类型的人员均应当有规范化的人事档案管理办法，建立专门的人事档案管理制度，在法制化、规范化的理念下进行人事档案管理，这样才能为编制外人员负责，记录编制外人中的详细信息，以便于编制外人员更好地为国家公益事业服务。因此应当统一编制外人员的档案格式，消除编制外人员档案管理随意性较大的问题，按照信息化人事档案管理的要求，逐步建立编制外人事档案管理平台，基于档案管理的规范性推动事业单位聘任编制外人员的规范性，只有做到规范性管理档案才能加大人才甄别管理的有效性。

（二）信息化管理。编制外人员是事业单位用人的一大特色，为了更好地提高编制外人员的管理水平，对编制外人才进行有效挖掘，实现编制内外的有效互动，把编制外人员作为事业单位特殊人才引进的重要端口，实现上级单位对下级事业单位编制外人员情况有效掌握的目标，构建事业单位人员管理的统一格局，还要采用信息化的编制外人员档案管理机制，开发编制外人员统一管理平台，对事業单位外聘的专家学者、工勤人员、志愿者和专业技术人员的信息进行统一化的管理。加大编制外人员的信息收集力度，采用智能化信息管理方式，开发符合人才智能化管理需要的APP等。

（三）快捷化管理。编制外人员的流动性，编制外人员的管理难度较大，档案变化大。一些编制外人员的档案管理还涉及医保、养老保险、公积金缴纳等业务。基于编制人员流动性大的现实，还要进一步简化编制外人员档案管理的方式，在信息化的基础上进一步简单化编制外人员的档案管理办法，减少不必要信息的录入，在保留关键信息的基础上提高编制外人员档案处置流转的有效性，强调事业单位采用档案托管的方法，构建事业单位与地方人才管理中心的共用同管理档案机制，发挥专业档案管理机构的代为管理作用，从而达到提高档案管理有效性和运转科学性的目标。

三、编制外人员人事档案管理的完善对策

（一）加强档案管理宣传。事业单位应当取得编制外人员的积极配合，注重加大人事档案工作的宣传力度，促进编外员主动参与到事业单位的档案管理工作当中。首先，应当在编制外人员入职初就做好人事档案管理的宣传与讲解工作，引起编制外人员对人事档案管理的足够重视，基于编制外人员的自主意愿和上级机关的统一管理要求开展编制外人事档案转接管理。其次，加强相关政策法规的宣传工作，根据国家要求，事业单位改革需要，进一步促进编制外人员掌握人事档案管理的政策要求，引导编制外人员积极配合人事部门更好地做好专业技术信息、奖惩信息、培训信息的收集工作。围绕着服务编制外人员晋升职称，缴纳养老医疗保障，获得各种福利待遇需要开展人事档案管理的宣传工作。根据事业单位编制人员的发展需要，适时对个别编制外人员进行人员档案管理的宣讲，引导编制外人员积极地投入个性化的人事档案管理工作当中。国家应当要求基层事业单位加强对编制外人员的人事档案管理工作，注重在事业单位分类改革，完善评聘机制，推动事业单位岗位绩效制基础上进行档案管理创新，提高编制外人员档案管理的有效性，在明确的制度法规下落实编制外人员档案管理义务，加强对相关工作的考核与把关力度。

（二）规范人事档案管理的行为。为了解决事业单位在编制外人员档案管理随意性大的问题，应当制定完善的事业单位编制外人员的人事檔案管理工作规范。首先，制定统一管理编制外人员人事档案的管理工作方法，明确编制外人员人事档案管理的工作思路。根据编制外人员的流动情况确定人事档案管理工作的重点任务，在上级社保机关事业单位主管部门的引领下，促进事业单位采用科学化的编制外人员人事档案管理方法。首先，以标准化方法对临时聘用人员、志愿者、签约专家、劳务派遣人员开展人事档案管理工作。事业单位还要与县级以上人事档案管理部门与业务服务部门建立紧密的联系，形成良好的编制外人员的档案互动机制，形成科学化的人事档案的转接与调用机制，做到未经授权不得私自处理编制外人员档案，保证编制外人员档案处在安全有序的管理体系当中。其次，只有做到编制人员的人事档案管理由专业机构进行，才能发挥各种组织机构在辅助事业单位开展编制外人员人事档案管理方面的作用。再次，人事部门应当在规定限期将原保存的档案转依到相关的人才服务机构，按照相关的流程推动编制外人事档案进行有效流转。最后，形成对编制外人员人事档案的监督机制，加强对编制外人员人事档案的审核，有效审视和把握事业单位编制外人员的档案情况，解决事业单位编制外人员档案管理混乱的问题。

（三）提高档案管理设备水平。事业单位为了更好地提高编制外人才档案管理水平，应当优化人事档案管理专业技术实力。加强对事业单位人事档案信息化建设的力度，基于专业设施设备满足人事档案管理的现实需要。首先，提高人事档案管理的硬件设备水平，引入专业的计算机设备，注重在智能化的理念下构建人事档案管理工作机制，强调以专业的信息设备解决人事档案管理工作中存在的现实困境。其次，加强人事档案管理人员的专业技术能力，要求人事档案管理人员以积极的态度，扎实的工作方法，按照标准化的理念开展编制外人员的档案管理工作。应当熟悉人事档案管理的各个环节，采用科学化的人事档案管理的方法，推动编制外人员人事档案管理工作的全面升级。重点组织专业的人事档案管理工作队伍，提升事业单位人事部门处理复杂档案的技术能力。最后，要在智能化检索设备的基础上挖掘人事档案信息，注重检索有利于事业单位发展的各类人事数据信息，能够围绕着编制外人员的人事信息需要实现与编制外人员的有效互动，提高人事档案的传递效率，满足编制外人员的档案使用需要，起到服务编制外人员的作用。

四、结论

事业单位人员管理方式日益灵活，加强编制外人员档案管理，对于构建完善的事业单位人才体系有重要意义。应当创新事业单位人才档案管理方式，健全编制外人员的档案管理工作机制，切实通过档案管理保障事业单位编制外人员的合法权益，全面提高事业单位人才配置的水平。

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