中学档案资料收集工作规范化高效开展研究

苏玲萍

【摘要】中学档案资料收集工作的规范有序开展，能够为学校档案相关工作的有效推进奠定基础，进而为学校的教育教学与管理工作提供真实有效的资料参考。文章首先对中学档案形成规律和档案资料特点进行分析，进一步对中学档案资料收集工作规范化高效开展的策略展开探究，旨在切实提升中学档案工作效率与质量，促进中学档案资源价值不断提升。

【关键词】中学;档案资料;收集工作;规范化;高效

中学档案资料收集工作的开展，就是在分散的教学与管理等工作活动中，集中具有保存价值的各项材料，比如文件、图片、音像、电子文档等，提升相关资料的管理效率，以便档案资源得到更好的开发和利用，为学校教学与管理工作的有效开展提供支持。下面结合中学档案资料收集工作实践，对规范化高效开展收集工作的策略谈一些粗浅看法，与同仁共勉。

一、明确中学档案资料形成规律

中学档案资料的形成具有一定规律，应正确把握这些规律，我们在档案收集归档工作中可以有所侧重，进而指导和推动学校档案资料收集工作高质量开展。

（一）档案资料多产生于内部机构。中学是教育领域的基础单位，上级发文档案材料数量并不多，需要收集和整理的档案资料大部分来自学校内部各个部门。中学内部机构所产生的档案包括学校的各项规章制度、教学与管理守则、各学科教学计划、学生的成绩表、花名册、教辅教材、名师档案以及各学科的教研资料等。

（二）档案资料按机构职能分类。在中学档案资料中，被纳入收集范围的档案资料展现出鲜明的内设机构职能特点，这是中学档案形成的一个重要规律。比如教务处的档案资料主要形成于学校学科与专业建设、教学计划制定、教学改革、考评实施等活动中。人事处的档案资料主要形成于学年学校内部机构人事安排、干部任免等方面。团队活动资料主要形成于学校学雷锋活动、校报校刊编纂活动、共青团组织活动等。中学档案形成能够将机构职能体现出来，都是活动的真实记录，在档案收集过程中需要保证收集的常态化。

（三）档案资料的形成具有相互交叉性。中学档案形成于各个年度，包括自然年度、学年度、财政年度等。不同时期档案资料的收集需要考虑到具体年度。比如党政工团工作资料的收集以自然年度为主;学校教学管理、教师教案、学生成绩等档案资料的收集以学年度为主;总务处后勤管理、基础建设等方面所形成的统计报表等档案资料，比如财政预算决算等，则以财政年度为主。不同年度下所收集的档案资料存在一定交叉性，在档案资料管理工作中，立档、组卷以及分类的难度也明显加大。在中学档案资料收集工作中，需要档案人员明确档案资料收集特点，把握档案资料收集要求，明确不同年度的具体情况，从而及时完整地收集档案资料。

二、把握中学档案资料特点

（一）档案载体形式具有多样性。中学档案资料成果通过不同形式呈现出来，比如照片、纸质文件、录像带、幻灯片等，能够为中学教学与管理活动的开展提供支持。中学档案资料的收集，以日常教学管理中的纸质文件、学校活动照片、教职工花名册、专家课堂教学影像、教学PPT等，都是重要的收集对象。中学档案资料的载体多样，在收集过程中要明确载体特点，采取有效的安全保管措施，以确保中学档案资料准确且完整。

（二）档案来源具有广泛性。中学档案资料的产生有着广泛的渠道，为提升中学档案资料收集工作质量，必须要正视这一情况，采取可行的措施来对中学档案资料进行收集。中学档案资料的来源主体众多，包括上级教育主管部门、学校、教师、学生等。具体内容包括上级教育部门下发的管理规定、做出的奖惩决定、学校教学计划材料、教师的教学研究材料、学生比赛活动资料等，都是重要的档案资料，具有保存价值。在中学档案资料收集工作中，需要对档案资料的来源加以确定，分析档案资料的特点，以便进行妥善收集和分类保管，确保中学档案资料收集工作效率的提升。

（三）档案内容具有鲜明行业性。就中学档案资料来看，其内容能够将“教育”的行业属性充分体现出来，在收集工作中也要重视这一方面。其中，教育管理档案资料形成于中学教学以及管理过程中，包括教学秩序管理、学生学籍档案等，都具有一定保存价值。教学档案资料能够将中学教学科研等活动开展过程以及成果反映出来，知识属性强烈，具有保存价值。中学档案资料具有鲜明的教育行业特点，为保证收集质量，必须要明确中学档案资料形成环节、时间节点以及地点等。

三、中学档案资料收集规范化高效开展的创新策略

在明确中学档案资料的形成规律与特点的基础上，在收集工作中不断探索，掌握科学规范高效的收集方法，能够保证档案资料收集的及时性与完整性，促进中学档案资料收集工作质量不断提升。

（一）同步资料收集与日常登记。在中学档案资料收集工作中，可将日常登记与之相同步，建立登记制度，增强档案管理部门与教研组、年级组、后勤保障等部门之间的联系，确保档案资料收集工作高效开展。在这一方面，办公室登记包括日常行文登记、上级来文的收文登记等;教研组登记包括学校教学方案、教学资料登记;年级组登记包括年级教学登记、管理资料登记等;班主任及任课教师需做好教学工作资料登记以及学生登记。中学全体教职工应当强化档案资料收集意识，在日常工作中做好登记工作，依照学校要求出发做好档案资料收集整理工作，分别按照自然年度、学年度和财务年度来收集并移交档案，自觉配合档案管理部门工作，为中学档案资料收集工作质量的提升打下良好的基础。

（二）同步资料收集与制度落实。在中学档案资料收集工作中，需将资料收集与制度落实保持同步，确保与学生实际情况相符合，依据教育部门相关规定来推进中学档案资料收集与整理，确保中学档案资料形成、移交以及档案主管部门的责任都能够得到规范化落实。中学档案资料的收集必须要具有即时性，要符合档案资料移交要求、移交内容及移交时间等，为中学档案资料收集工作质量的提升提供保障。应当注意的是，在中学档案资料收集工作中，资料收集与制度落实的协调，需要将收集渠道拓宽，安排专职人员负责档案资料收集，优化档案管理部门配置，其他部门应当设立兼职的档案资料收集人员，明确具体岗位职责，并将档案资料收集纳入年终考核体系中，这就有助于激发档案收集工作人员的积极性。通过各方积极配合，全面提升中学档案资料收集工作质量。

（三）同步资料收集与服务提供。中学档案资料收集工作的开展，能够为学校教育教学管理提供支持，促进服务的优质化。因此在中学档案资料收集工作中，可将其与服务提供保持同步，以促进档案资料实际利用价值的有效发挥。要对档案资源利用需求形成正确认识，这就需要档案工作人员深入教学一线中，对教学动态进行整体把握，客观分析教学需求，进而提升档案资料收集工作质量，并为教育教学提供优质的档案资源服务，促进中学教育教学工作的有序推进。在中学档案资料收集工作中，档案编研也是一项重要内容，为提升档案资料服务质量，要对中学档案利用者的现实需求进行调查研究，进而合理编研档案资源，比如《学校教学管理制度汇编》《学生成长手册》等，通过档案资源的优化利用，为中学教育教学管理提供服务，教育工作者的档案意识也能够得到明显增强。档案资料收集与服务提供的同步化，需要加大档案资料宣传力度，通过微信、新闻客户端、手机报等平台的合理化利用，来对中学档案资料进行宣传，并推广编研成果，确保教职工、行政管理人员能够认识到档案资料收集的重要性，对学校馆藏档案资料的具体情况进行及时了解，档案资料利用价值也能够得到最大化发挥，为中学各项工作的开展提供优质服务，为教育事业的持续健康发展奠定坚实的基础。

四、结语

总之，为确保中学档案资料收集质量与效率得到明显提升，必须要对中学档案资料形成的内在规律进行整體把握，明确中学档案资料的具体特点，并将资料收集与日常登记、制度落实以及服务提供等相协调，从而有序推进中学档案资料收集工作，为档案资源开发与利用提供支持，促进中学教育教学各项工作的规范化高效开展。

【参考文献】

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[2]孙怡红.新形势下中小学档案文件材料收集[J].档案管理，2014（03）.