新兴本科高校科技档案建设在本科教学工作合格评估中的作用及管理对策

2020-07-14刘筱筠黄丕铂蒋智林曾海愿

办公室业务·上半月 2020年6期

刘筱筠黄丕铂蒋智林曾海愿

【摘要】科技档案建设在新兴本科高校发展和本科教学工作合格评估中占有重要地位，而且随着时间的推移其作用将愈发明显。本文基于新兴本科高校本科教学工作合格评估时代背景，重点阐述了科技档案建设对本科教学工作合格评估的凭证作用、激励作用、启示作用和助力作用，深入分析了新兴本科高校科技档案建设工作面临的挑战和存在的主要问题，并就如何在新兴本科高校做好科技档案建设提出几点建议，旨在为新兴本科高校本科教学工作合格评估中科技档案的建设与本科教学工作合格评估以评促建提供参考。

【关键词】科技档案;合格评估;新兴本科;教学工作

2019年9月8日，习近平总书记在给国家图书馆8位老专家的回信中指出，希望国家图书馆不断创新服务方式，让信息传播更加立体、丰富、接地气。可见，新时代对于图书馆管理服务创新已经上升到一个新的阶段和一个新的水平;同样，科技材料和科技档案材料作为图书馆中最为重要的载体与内容，如何创新管理与创新服务，是当今值得思考的时代旋律之一。尤其是，在高等教育分类管理和大力实施高质量本科教育提升的新时代，作为本科院校特别是新兴本科院校如何做好科技档案建设，如何创新服务方式从而更好地在本科教学工作合格评估中发挥出更大作用，更是值得深入研究的重要课题。本科教学工作合格评估是对其办学能力、办学水平以及社会影响力的一次认证。特别是对于新兴本科高校来说，招收本科生只是拿到了办学证，而不是办学合格证，必须经过“本科教学合格评估”“本科教学审核评估”和“本科教学水平评估”的磨砺，才能建设成为合格的本科院校，任重而道远。那么科技档案的建设在其中扮演了什么样的角色呢？众所周知，人才培养、社会服务、科学研究、文化传承创新是高校的四大基本职能，四大基本职能相辅相成、密不可分，我们只有紧紧围绕这些基本要素开展工作才能助力好本科教学工作合格评估。教学和科研是高校的两项核心工作，而科研又是高校区别于其他专科院校的根本要素，所以科研工作在本科教学工作合格评估中起着至关重要的作用，在教学和科研活动中发挥着至关重要的作用。对于高校而言，科技档案是一种重要的信息资源，也是提高教学质量和科研能力的必要因素之一，更是促进学校发展的一项重要工作。从某种程度上说，高校科技档案的管理制度和档案人员的管理手段决定了科技档案的价值。而科研部门要想提高科技档案的价值、赢得技术竞争优势去促进科技成果转化为实际生产力助力本科教学工作合格评估，必须借助信息化建设加强科技档案管理。一旦科技档案形成信息化管理模式，那么科技档案资源的容量将大大增加，信息资源分类将更加细化同时还将促进科技档案管理从单一、被动、封闭的服务层次向全面、主动、开放的层次靠拢。随着经济的发展和社会的进步，科技档案电子化建设已经成为一种必然的趋势，也是科研管理部门的迫切需要。加强科技档案建设，可以为教研和科研以及管理工作者提供更好的服务;反之，对科技信息进行充分利用，又有利于推动科技活动的高效有序进行，并不断促使科技档案工作的建设和发展。换而言之，科技档案建设工作是教学和科技工作开展的重要保障和基础，我们只有做好科技档案建设工作才能够更好地保障学校教学和科研工作进行，尤其是在新兴本科高校本科教学工作合格评估中充分发挥出其重要效能。那么科技档案建设在新兴本科高校本科教学工作合格评估中具体起到了哪些重要作用？当前面临哪些挑战和问题？如何加强科技档案建设，才能有效为本科教学工作合格评估提供强有力的服务？本文将进行深入探讨，为高校科技档案建设尤其是新兴本科高校教学工作合格评估中科技档案建设提供参考。

一、高校科技档案建设在本科教学工作合格评估中的作用

（一）科技档案建设对本科教学工作合格评估的凭证作用。高校档案是一所学校光辉历史的凝结和优秀文化的积淀，而科技档案建设是其重要组成部分。在科技档案建设过程中，必须将每一类、每一项科技项目所有科技活动过程的详细资料进行收集、归类并存档，包括纸质和电子材料。可以说，科技档案详细记录了科技活动进行的每一个环节，这些科技档案将为高校进行本科教学工作合格评估专家们提供大量直接有价值的数据、科技理论和科技成果，它将在本科教学工作合格评估中发挥出基础凭证的作用。其主要体现在两个方面：一是科技档案将真实、完整的科研数据呈现在专家的面前，在第一时间从数据上来展示高校的科研实力与科研管理能力，可以让评估专家对高校科研实力有一个清晰而全面的了解，从而为其作出快速准确评断提供支撑。二是科技档案完整记录了高校所有科研项目开展的所有重要环节，这些数据从另一个方面说明了高校的学科建设能力、人才培养能力和办学特色，这为评估专家进一步了解学校提供了真实、清晰的信息平台。总而言之，科技档案建设在本科教学工作合格评估中是不可或缺的一部分，是进校专家了解高校学科实力和特色重要数据平台之一，发挥着非常重要的凭证作用。

（二）科技档案建设对本科教学工作合格评估的激励作用。在世界科技飞速发展的背景下，高校正逐渐成为我国科技创新体系中最重要的科研阵地，科技档案是学校科研活动的全程记录，是高校科研创新体系的重要组成部分，它是科技人员、科研管理人员和所有参与科技活动人员的劳动结晶，是高校科研进步的见证，科技档案建设对科技工作者具有重要的自豪感和激励效应。有学者认为，“动机是人类的一种精神状态，动机对人起激发、推动和加强的作用”，而科技档案建设对本科教学工作合格评估的作用之一就是体现在科技档案对科技工作者的激励作用上。科技档案完整地记录了科技活动的全过程，这些记录可以为科技工作者提供参考借鉴，激励科技工作者不断以问题为导向去深入研究，激励科技工作者不断地去探索真理，反复验证而不断完善。另外，科技档案记载了丰富的科技成果，它真实地反映了高校科研的中坚力量，反映了高校科研工作者的科研事迹、科研成果与科研能力，这些记录对科研工作者具有重要的榜样激励作用，不断激励自己向榜样学习，努力奋斗，最终在相关领域不断取得突破。科技档案对科技工作者的激励作用造就了学校浓厚的科研氛围，有助于涌现更多的优秀科研工作者和优秀科研成果，从而为本科教学工作合格評估添砖加瓦。

（三）科技档案建设在本科教学工作合格评估的启示作用。本科教学工作合格评估是一个过程不可能一蹴而就，这个过程就需要我们不断地去发现问题、改善问题，进一步完善各项评估工作，而科技工作就是其中必不可少的一个环节。从整体环境上来看，高校科技档案建设工作处于高校科研创新体系的末端，是各高校最容易忽视但也是极为重要的一项工作，它记录了科研活动行进过程中所有重要事件，是科技活动的动态映照。科技档案建设对本科教学工作合格评估起启示作用，一份好的科技档案可以帮助我们发现在科研活动中存在的不足和亮点，可以帮助我们不断去吸收精华，保持优点和特色，不断地发现缺点改善不足去逐步地完善科研活动。一方面，这些记录可以提示科研管理者明确哪些存在不足，从而不断促进科研管理部门创新服务方式去更好地为科研创新人员服务，让更多人积极投身到科研活动中来;另一方面，这些科研档案为科技工作者产生新的灵感和思维提供条件。科研工作者对科研档案的查询可以帮助科研人员了解之前开展的相关科研工作，为即将开展的科研活动提供一些经验借鉴，少走一些弯路，避免不必要的重复;同时，科技创新过程具有一定继承性，需要吸收和借鉴前人的研究成果，通过科技档案的共享，可以了解国内外科技发展水平和现状，更好地确定项目研究方向和方法。总之，科技档案对科研工作者和科研管理部门发挥出重要提示作用，在本科教学工作合格评估中促使我们不断地去完善各项评估指标工作。

（四）科技档案建设对本科教学工作合格评估的助力作用。科技档案作为科研管理的重要一环，对高校发展具有重要作用，对本科教学工作合格评估产生重要影响。特别是对新兴的地方本科高校而言更是如此，好的科技档案建设可以有效地提升科学研究水平，助力本科教学工作合格评估。科技管理部门做好自身科技档案工作，无论是对档案建设自身还是对高校的发展都具有重大意义。完善的高校科技档案可以使科研管理部门对学校的科研项目进行更有效的监控和管理，及时准确把握科研进行的实际情况，有效提高科研效率。科技档案建设对本科教学工作合格评估的助力。作用主要体现在三个方面：一是通过对科技档案的分析可以了解学校整体科研的发展方向和科研人员的主要创新与特色，从而进一步确定今后学校科研工作的方向和找出在本科教学工作合格评估中的亮点与侧重点。同时高校科研档案也是学校科研活动的一面镜子，可以直观、真实地反映科研现状，通过科技档案学校可以直观地分析科研投入与产出情况，有助于本科教学工作合格评估中指导学科建设发展的重要。二是科技档案直接服务于人才队伍建设，人才队伍建设是高校的重点工作，是本科教学工作合格评估中的主要组成部分，也是本科教学工作合格评估7个一级指标之一。高校科技档案记录了科研人员科研活动中所有科技信息，对人才队伍建设与发展方向有着非常重要的指导和参考价值。在人才队伍建设过程中，这些科技档案向我们展示了科技工作者科研态度、科研成果和科研水平情况，这对学校科研创新团队建设和学科发展具有重要指导意义。三是科技档案的建设对科技成果具有重要保护作用。知识产权争端是科技领域会经常出现的情况，一旦发生知识产权侵权事件，科技档案就成了最有力的证明材料。总之，完整的科技档案有利于科研创新和特色的形成，有助于高校科研人才队伍和学科的建设，有助于高校科研成果和知识产权的维护。

二、科技档案建设所面临的挑战与存在的问题

科技档案建设在高校建设发展尤其是在新兴本科高校本科教学工作合格评估中具有极其深远的战略意义，但由于受地域、经济发展水平等因素的制约，新兴本科高校在本科教学工作合格评估中的科技档案建设工作还面临一系列的挑战和问题。归结起来，主要有以下几点：

（一）对科技档案建设的重要性认识不够充分。科技档案建设是高校的基本职能之一，也是高校运行必不可少的一个环节，但目前新兴本科高校对科技档案建设在本科教学工作合格评估中的重要性没有得到充分认识，导致科技档案利用率低、不能充分发挥其应有的价值。造成新兴本科高校没有充分意识到科技档案建设重要性的原因有以下两点。第一，科研人员将更多的精力放在了项目申报、知识产权申请及结题验收等应用环节上，并不重视科研档案的填写、建设和归档等工作，造成科技档案建设严重滞后和档案缺失等情况。科技档案滞后、档案缺失等情况势必将影响到本科教学工作合格评估中数据统计的真实性。第二，缺乏专业的科研档案管理人才。中国目前开设档案学专业的高校为仅30所左右，且大部分集中在东部地区，专业人才匮乏新兴本科高校科研管理人员大都没有经过专业的科研档案管理培训，缺乏相应的理论知识和专业技能，造成科技档案分类不合理，致使数据获得的时间受到限制，最终导致科技档案不能及时有效的发挥其价值。所以，新兴本科高校对科技档案建设的重要性认识还有待进一步加强。

（二）科技档案建设的规范化、标准化和现代化管理尚需完善。新兴本科高校在科技资料收集、整理和归档过程中缺乏相应的规范化、标准化管理，主要原因可以归纳为下面三点：第一，在科技档案建设过程中没有做到将课题主持人、参与人和科研管理人员的指标一一细化，没有将他们各自的责任落实到位，导致科技档案建设过程分工不明确，建设进程缓慢，严重影响本科教学工作合格评估的进行。第二，没有充分利用现代化信息技术，随着“信息化”“大数据”“互联网+”等先进技术手段的推广，科技档案信息化已经成为一种必然的趋势。虽然高校纷纷推出自己的档案管理应用软件，但软件的适用性并没有得到好的解决，利用率也不高，科技档案大多处于人工管理的状态，大大降低了科技档案建设的效率，也不能更好的应用于本科教学工作合格评估。第三，没有制定行之有效的奖惩机制。高校科技档案建设是一项长期、系统的工作，因为缺乏相应的奖励机制和制约手段，大大降低了相关工作人员的积极性和配合性，影响了标准流程的管理和任务的推进。

（三）科技档案资源共享与保密安全的技术应用能力有待提高。在新兴本科高校中实现各部门之间的资源共享，可以优化资源配置，促进本科教学工作合格评估的进行。比如科技部门可以将科技成果统计等资料和人事部门共享，方便人事部门进行人事考核和数据统计，而人事部门可以将科研人员的相关人事信息和科研部门共享，方便科研管理部门更好地去进行服务和管理工作。但是，科技档案为了维护相关主体的合法权益和避免不必要的知识产权纠纷本身是带有保密性质的。那么，在本科教学工作合格评估中如何来平衡两者之间的关系将是新兴本科高校下一步將要面临的问题。

三、加强新兴本科高校科技档案建设的几点建议

（一）增强科技档案建设意识。虽然现在我国科技部门已经开始对科技档案建设重视起来，但新兴本科高校对科技档案建设的意识还有待进一步加强。一方面，与普通档案相比科技档案具有更强的专业性，而我国各高校并没有为科技档案管理培养专门的人才。这就导致了大多数档案管理人员对档案管理建设的理论知识及实践技能掌握不足，使得有关管理人员不能有效认识到科技档案的重要性，造成科技档案分类的不合理，致使数据获得的时间受到限制，最终导致科技档案不能及时有效地发挥其价值。鉴于此，相关部门应该协同起来，结合理论要求和实践需要开展相关人才培养工作，这样才能使得很多相关的科研资料得到妥善保存和合理分类，使得科技档案发挥出应有的价值更好为高校科研服务。另一方面，细化指标，落实相关工作人员的责任，建立相应的奖惩制度。建立分工明确、责任清晰的工作网络，有利于相应人员履行自己的职责，避免科技档案建设过程中拖拉和相互推卸责任的情况发生，加快科技档案建设的进程。建立有效的奖惩制度有益于在科技档案建设过程中明确自己所承担任务的重要性，同时还能调动相关人员工作的积极性，鼓励更多的人加入科技档案建设的队伍中来。

（二）加强科技档案管理网络信息系统建设。对于新兴本科高校而言，科技档案管理网络系统有待进一步的加强。加强科技档案管理网络信息系统建设要从以下四个方面着手：第一，面对信息大爆炸的时代，高校科研管理部门必须实现科技档案信息处理数字化和科技档案管理模式数字化。实现科技档案数字化模式必须从硬件配置和软件的开发与利用两方面着手。从硬件配置上来说，要保证存储空间、整体性能及系统兼容等方面要满足科技档案数字化管理的需求。从系统软件上来说，要对科技档案信息资料安全有保障作用，又要能实现科技档案信息资料的高度共享。这就要求我们要结合自身的需要，提出符合科技档案数字化管理的技术要求，为软件的开发提供相应的依据。第二，由于电子文件的收集、积累和保存与纸质文件有很大的区别，这就要求科技管理人员必须要适应电子档案信息处理的特点。一旦电子档案得不到及时的更新，就会造成科技档案信息前后不统一的情况，这将给科技工作带来巨大的麻烦。第三，在科技档案建设的具体实施过程中，科技档案的收集、整理和归档没有形成一个标准化的流程，这就造成了部分科技档案资源的流失和降低了科技档案的真实性。所以为了达到科技档案完整性和真实性的要求，我们应该结合自身实际去着手制定出一套适合自身发展的科技档案管理标准化流程。第四，加强相关科技工作者的保密意识。科技档案的管理本身就是一项保密工作，科技档案中包括了很多的数据和隐私性的信息。对于科技管理工作者来说更要加强对科技档案的保密意识，避免给科技管理工作带来安全隐患，确保科技档案的准确性、真实性和安全性。

（三）加强与其他部门的通力合作。学校各项工作的开展和科研活动的进行离不开各个部门之间的协调配合。加强与各个部门的合作关系主要体现在两个方面：一是打破信息壁垒，实现各个部门之间信息共享。在信息化时代，谁掌握了更多的信息，谁就拿到了主动权。作为科技管理部门，我们要加强与各个部门的信息交流，确保文件资料能够高效流转，提升档案管理效率，从而加快高校科研进程。二是增加与各个部门的学习交流机会。科技档案的建设过程是一个科技信息传递和收集的过程，为了保证科技档案建设的效率、准确性和有效利用性，我们应该对所服务的人员有一定的了解，而相应的，科研人员也应该对科技管理部门有一定的了解。增加部门与部门之间的学习交流机会，可以加深对彼此的了解和部门之间合作的默契性，能更好更有效地开展科研工作。【云南省教育厅项目（2017ZDX031）、普洱学院科技项目（2016xjkt06）、云南省中青年学术与技术带头人后备人才项目（2014HB027）、中国科学院“西部之光青年学者”项目（科发人函字〔2016〕84号）、普洱学院生物安全与生物产业创新团队项目（CXTD005）、普洱市科技局科技计划项目（2014kjxm01）和思茅区茶与特色生物产业局项目资助】

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