涉密科技档案管理保密策略

朱倩飞

摘 要

科研项目档案库存中存放着很多大量科技密件，它既是档案也是密件，其管理工作必须符合相关规定，更要符合科技档案管理保密规定。本文从涉密科技档案的收集工作、做好涉密科技档案管理的保密工作以及涉密科技档案利用中的保密工作入手，旨在提高涉密科技档案管理保密工作的效率与质量。

【关键词】涉密 科技档案 保密

涉密科技档案包括了从新的创造、发明到技术关键、工艺配方以及技术诀窍等等，相关的保密性材料都纳入了涉密科技档案保密范围。从涉密科技档案的归档范围可以看出，归档保存的科技档案覆盖了所有需要保密的内容，而需要保密的科技材料是涉密科技档案归档的核心材料。随着科研合作交流日趋市场化与信息化的情况，涉密科技档案管理保密策略更加值得我们深入研究。

1 涉密科技档案的收集工作

1.1 加强宣传

加强对保密工作的宣传力度，档案部门要对《档案法》进行宣传，加强涉密科技档案管理领导与科技人员的保密意识，积极做好保密教育让相关人员能够更好的按照保密规定进行日常的管理、生产与研究工作。加强保密的宣传力度能够加强档案保密建设的客观要求，更是依法加强保密工作的基础条件。

1.2 加强保密工作的认识

涉密科技档案工作属于一种非常重要的基础性工作。涉密科技档案保密工作，直接关系到国家、科研单位的安全与利益，甚至关系到国家政治与军事活动，科技档案一旦出现泄密情况还可能影响国家的经济的发展。因此，涉密科技档案管理要充分认识到信息时代下保密工作的重要性，尤其是要重视对涉密科技档案文件或者相关载体的监管工作，要最大限度保障涉密科技档案的安全。涉密科技档案管理人员要坚持以保密法为工作原则，结合自己实际工作流程，从而制定符合本单位涉密科技档案保密的具体制度，从源头控制泄密事件发生。

1.3 科学制定涉密科技档案收集工作方案

善于从源头抓质量，需要提前做好科技档案的收集工作，能够更好的防止文件材料落入个人手中，最大限度规避必须归档的科技文件材料出现丢失或者泄密的情况，进而确保科技档案的安全性与完整性。涉密科技档案收集工作开展过程中应该遵循“四同步”工作法则：首先，工作任务下达、项目计划、文件材料提出需要同步；其次，工作检查、项目计划与文件材料积累情况检查工作必须要同步；再次，工作验收、工作鉴定与项目成果验收、鉴定文件材料归档必须要同步；最后，工作、项目与总结与文件材料也要必须完成同步归档。例如：国家下达的很多科研项目都是密级的，因此，首先必须要做好涉密科技档案的收集工作。

2 涉密科技档案管理的保密工作

2.1 涉密科技档案整理与保管

涉密科技档案整理必须根据国家相关标准来战，涉密科技档案的案卷封面上必须要有标示（加盖密级），而涉密科技档案的密级是根据卷内文件材料的最高密级进行加盖，并且要将时间标准出来，最大限度规避由于密级标明标明不清，出现泄密。通常涉密科技档案一定要单独进行目录编制，单独设置搜索功能，建立涉密科技档案统计台账。为了最大限度保障密级的科技档案的安全性与真实性，涉密科技档案库房必须要有单独的密码柜，从而进行存放于保管。

2.2 涉密科技档案库房管理

涉密科技档案库房必须要有对应的严格的保密管理制度，做好防盗、防火，要坚持从各个全面实施全封闭式的管理。涉密科技档案库房在选址的过程中，通常不要选择在办公大楼的最底层，还需要注意的是涉密科技方案库房必须要与查阅室、档案管理人员的办公室分开。涉密科技档案库房必须根据相关规定安装防盗门、铁栏杆，库房周边还需要安装视频监控系统与防盗控制报警系统。需要24小时安排值班人进行专门的管理。涉密科技库房以外的人员，没有相关批准是不能进入库房区域的。

3 涉密科技档案利用中的保密工作

涉密科技档案管理保密工作当中，保密与利用是非常重要的两个方面。涉密科技档案管理的目的是为了更好的进行利用，从而更好的服务于科研工作，服务于社会。因此，必须要重视涉密科技档案利用过程中的保密工作。要最大限度保持涉密科技档案不仅能够更好的利用，而且在具体利用的过程中更好的保障档案的安全性与完整性。

3.1 涉密科技档案的保密与利用

涉密科技档案保密与利用之间的关系必须要正确认识与处理。涉密科技档案毕竟涉及到国家的科研机密、企业的科研机密等等，这些研究成果与技术是不可估量的宝贵财富，因此，涉密档案工作人员必须要重视，要不断加强自身的保密与防范意识。涉密科技档案保密工作的目的是为了更好的应用，保密工作固然重要，但是利用价值更具有现实意义。因此，涉密科技档案保密与利用，两者是对立统一的辩证关系。

3.2 涉密科技档案的利用与监督

涉密科技档案在使用的过程中必须要实时有效的监督，这是涉密科技档案保密工作必须重视的一个内容。对整个利用过程的监督，能够更好的、及时的发现一些泄密问题从而及时制定方案进行制止，最大限度防止不利因素的发生，从而保护涉密科技档案的完整性与安全性。

第一，制度的监督。涉密科技档案使用过程中若要使监督能够更加规划化与标准化，必须严格根据档案利用的相关制度，规范涉密科技档案的利用行为。涉密科技档案利用的相关制度主要有《涉密档案借阅审批制度》、《涉密档案复印制度》等等，涉密科技档案管理保密工作人员在工作开展的过程中要将这些保密制度严格落实，并且结合实际的情况，以及现实的需要加强对这些利用制度的完善，最大限度规避泄密事件的发生，进一步保障涉密科技档案的保密与安全。

3.3 借阅极端

科技人员在查阅涉密科技档案的过程中，必须严格填写《查阅涉密档案审批单》，科研人员必须要将查阅涉密科技档案的理由阐述清楚，还必须经过相关部门的领导层层审批一直同意之后才能进行查阅。涉密科技档案原则上是不允许借出去的，必须要在规定的查阅室进行浏览，基于某些特殊情况有借出的需要，必须要填写涉密档案相关资料，才能借出。从各方面细节入手，不能马虎才能真正做好涉密科技档案的保密工作。

综上所述，涉密科技档案管理保密工作，档案管理人员必须要强化自身的保密意识，要充分认识到涉密科技管理保密工作的重要性，基于涉密科技档案管理的现实意义，积极探索与解决涉密科技档案的存在中的问题，从而更好的处理涉密科技档案利用与保密的关系，促进涉密科技档案管理保密工作更好的发展。

参考文献

[1]张建铭，徐敏，董慧，李锦.浅谈涉密科技档案管理保密对策[J].办公室业务，2014（17）：102+106.

[2]张鲁冀.关于科技档案保密若干问题的思考[J].天津科技，2015（08）：3-4+6.

作者单位

河南思软电子科技有限公司 河南省郑州市 450000