依托信息化背景优化事业单位文书档案管理

许玮玮

【摘要】随着事业单位的转型发展，各项工作都提出了更高的要求，文书档案管理工作也不例外。文书档案是事业单位中的重要信息资源，它的管理既关系到员工们的个人利益，又关系到单位及国家利益。近年来，随着信息化技术的不断发展，事业单位文书档案管理工作也进行了一系列信息化建设，现在的文书档案大多都已经从传统的纸质文书档案转变为了电子文书档案，而文书档案管理模式和方法也应当进行相应的优化。本文主要针对依托信息化背景优化事业单位文书档案管理的相关措施进行了探讨。

【关键词】信息化背景;事业单位;文书档案管理;优化

当今时代早已进入了信息化时代，在信息化时代下各行各业的工作都发生了翻天覆地的变化。利用计算机网络技术和电子信息技术所建立的文书档案信息化管理系统，可以大大方便事业单位文书档案管理工作的开展。随着事业单位文书档案资源使用范围的日益广泛及使用频率的日益提高，只有不断优化其管理，才能够充分发挥出其作用。以下联系实际来谈谈依托信息化背景优化事业单位文书档案管理的相关措施，仅作抛砖引玉之用。

一、依托信息化背景开展事业单位文书档案管理的优势

（一）提高文书档案管理的效率。以往事业单位的文书档案管理方式主要是人工管理，但随着事业单位的改革发展，其内部文书档案内容也在不断增多，并且对文书档案资源的使用范围越来越广、使用频率越来越高，仅依靠传统的人工管理方式已经无法再满足实际管理需求，并且人工管理存在着许多错误和疏漏。而在信息化背景下，通过文书档案信息化管理手段，将所有文书档案都以数据信息的形式录入数据库当中，可以大大提高其管理效率、减少其错误和疏漏。

（二）增大文书档案信息存储量。事业单位面对着越来越多的文书档案内容，采用信息化管理手段来进行文书档案管理是最佳的途径。通过信息化管理手段，可以将各种形式的文书档案信息都有效存储到数据库当中，而不必浪费大量的资源，也鲜有发生弃档、无档或者死档等问题。

（三）方便对文书档案执行操作。在信息化背景下，借助于文书档案信息化管理系统，无论想对文书档案资料执行查阅、增减、修改等任何操作，均可以利用系统中的自带功能便捷完成相应操作。

二、事业单位文书档案信息化管理系统的建设

（一）文书档案信息化管理系统建设。文书档案信息化管理系统的建设是一项长期性和系统性的工程，它需要通过事业单位中各部门之间的通力合作来完成。文书档案信息化管理系统的主要功能是对各项文书档案资料进行收集与整理、统计与储存、查阅与使用以及保密与销毁等，所以只有先将文书档案信息化管理系统建设完善，才能够促进文书档案信息化管理工作的标准化、规范化以及制度化发展。在文书档案信息化管理系统的建设过程中，需要充分运用现代计算机网络技术和电子信息技术，还有各类数据库软件和技术，以最大限度地提高系统的完善性。

（二）文书档案信息化检索系统建设。建设文书档案信息化检索系统的目的是实现方便、快捷的文书档案检索功能。在建设文书档案信息化检索系统之时，应当先深入分析和明确各项文书档案的具体内容和特征，然后再按照不同的分类标准对文书档案进行分类和录入，并同时支持按照不同的分类标准对文书档案进行检索。例如可以按照编号、日期等的不同对文书档案进行检索，也可以按照主要内容、标签等的不同对文书档案进行检索。建设文书档案信息化检索系统后，文书档案的利用率可以得到大大提升。

（三）文书档案信息化安全系统建设。信息化虽然大大方便了事业单位文书档案管理工作的开展，但与此同时也带来了一些信息安全隐患，而若想有效保证文书档案信息的安全性，就必须要建设文书档案信息化安全系统。随着近年来各种病毒和黑客等不安全因素的不断增多，事业单位文书档案信息的安全性受到了越来越大的威胁，只有通过建设文书档案信息化安全系统才可以有效规避种种安全风险。目前在文书档案信息化安全系统的建设中，最常采用的方法是给系统安装有力的防火墙和杀毒软件，并对文件进行加密。同时，还要加强对文书档案管理人员的保密意识和安全意识培训，并与之签署严格的保密协议。

（四）文书档案信息化服务系统建设。文书档案管理工作带有较强的服务性质，所以应当要通过建设文书档案信息化服务系统来不断提高这项工作的服务水平。文书档案信息化服务系统的主要功能是给事业单位的文书档案管理部门与其他各部门之间提供一个方便交流和沟通的平台，以使文书档案管理部门可以为其他各部门提供更好的服务。

三、依托信息化背景优化事业单位文书档案管理的措施

（一）充分重视文书档案信息化管理工作。就现状来看，仍有部分事业单位没有充分认识到文书档案信息化管理的重要性，未能及时跟随信息化时代的发展脚步对文书档案管理工作进行信息化建设，或是信息化建设只流于形式，而未真正将文书档案信息化管理工作摆放在一个重要位置。因此若想优化事业单位文书档案管理，首先应当要充分重视文书档案信息化管理工作，加大在这方面的人力、物力及财力资源投入。

（二）建立健全文书档案信息化管理制度。完善的文书档案信息化管理制度是优化事业单位文书档案管理的基础，因此事业单位应当尽快建立健全文书档案信息化管理制度，专门针对文书档案信息化管理工作设立相应的管理部门及岗位，落实管理要求，优化管理流程，明确划分管理人员的职责。其次要摒弃过去的分散管理模式，改为集中管理模式，以最大限度的保障文书档案资料的完整性。再者还要整合各方资源，采取纸质管理与信息化管理有机结合的管理模式，以促进文书档案管理水平的不断提升。

（三）增加文书档案信息化管理设备投入。在文书档案信息化管理发展的过程中离不开有力的设备支持，当前事业单位应当要进一步增加文书档案信息化管理设备投入，及时更新计算机设备、数据存储设备、数字化输入输出设备等硬件设施，为信息化背景下的文书档案管理优化提供充足的物质基础。

（四）提高文书档案管理人员的综合素质。人力资源是第一资源，在信息化背景下，若想不断优化事业单位文书档案管理，必须要先具备充足的人才队伍。事业单位的文书档案管理人员不仅要具备专业的文书档案管理知识和技术，同时还要具备熟练的信息化操作能力，因此事业单位应当要加强对文书档案管理人员的信息化培训，不断提高其信息化操作能力。同时还应加强对文书档案管理人员的职业精神和职业素质教育，以打造一支高素质的文书档案管理人才队伍。

（五）增强文书档案信息化数据的安全性。文书档案作为事业单位的重要文件，它的管理具有机密性要求，必须要提高警惕，保证文书档案信息的安全性。在当前的信息化背景下，文书档案数据的安全性成了一项关键性问题。网络是把双刃剑，它既带来了海量的数据资源，同时又带来了数据泄密的风险，所以为了增强文书档案数据的安全性，应当要合理选择计算机网络操作系统及布置网络设施，采用先进的计算机网络安全防范技术。

四、结语

综上所述，文书档案管理是事业单位中的一项重要工作内容，而在当今的信息化背景下，文书档案信息化管理成了文书档案管理的主要发展方向。事业单位只有充分重视文书档案信息化管理工作、建立健全文书档案信息化管理制度、增加文书档案信息化管理设备投入、提高文书档案管理人员的综合素质以及增强文书档案信息化数据的安全性，才能够优化文书档案管理。

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