大数据背景下科研事业单位档案管理现状

车兴

【摘要】近年来，科学技术不断发展，同时也促进了其他行业领域的发展。在科研事业单位内，借助当前大数据时代的来临，创新了其档案管理工作，使其档案管理工作更加具备科学性、规范性。本文主要围绕大数据背景，对科研事业单位的档案管理现状展开探讨，并就档案管理中出现的问题提出自己的思考，以期可以为相关科研事业单位提供参考。

【关键词】大数据;科研事业单位;档案管理

科学技术的发展，对档案管理工作是一种新的机遇。在当前大数据背景下，利用先进的科学技术手段，提高档案管理工作效率和质量，可以让档案管理工作更好地服务于科研事业单位的发展需求，从而促进科研事业单位的健康发展。

一、大数据时代的档案管理

大数据，根据字面意思来理解，便是数据集合体，规模庞大。在科研事业单位内，档案管理所涉及的科研、财务、文书、人事等相关档案，所涉及范围较广，内容繁杂，传统的档案管理模式和工具，已经不足以满足科研事业单位近年来的发展需求，而借助大数据，利用先进的科学软件，不但可以提高档案管理工作效率，还可以提高档案管理工作质量，为科研事业单位的发展带来新的动力和机遇。

二、科研事业单位当前档案管理现状

虽然当前面临大数据背景，众多科研事业单位已然将大数据手段运用其中，相比过去管理而言，现如今的科研事业单位档案管理工作进步许多，但从整体水平上来看，还远远不能满足科研事业单位发展的需要。随着我国当前各项改革的深化，管理工作变得尤为重要，尤其是更加系统化的档案管理，对科研事业单位的发展具有非常重要的现实意义。所以为了促进科研事业单位的健康发展，势必要解决档案管理工作中存在的一些问题。

（一）档案管理工作人员的综合素质不高。随着时间的推移，情况的变迁，科研事业单位的档案管理工作所面临的档案管理信息越来越复杂，这对档案管理工作提出了更高的要求。基于当前科研事业单位的整体情况而言，大部分科研事业单位的管理人员综合素质普遍偏低，无法熟练运用大数据手段，这也就意味着大数据无法真正切实为档案管理工作服务，阻碍了科研事业单位的发展。若想提高档案管理工作水平，必须要提高档案管理工作人员的综合素质，创新当前档案管理模式，只有这样，才能够切实推进档案管理工作的开展。

（二）档案管理方式落后。在传统的档案管理模式下，对档案信息的搜集、整合、处理等各方面工作，基本以人工操作为主，档案管理方式非常落后，效率极低，且出错率较高，严重制约了档案管理工作的开展。为了缓解这一局面，真正解决档案管理工作中的种种问题，应用大数据，利用先进的科学技术手段，更新档案管理方式，提高档案管理工作效率，减少人力与物力成本，推动档案管理工作的开展。

（三）档案管理的风险防范意识不强。虽然科学信息技术可以提高档案管理工作水平，推动档案管理工作的发展，但在大数据背景下，科学信息技术是与互联网相互连接的，而互联网又具有一定的开放性，所以在档案管理过程中，势必会因为互联网的开放性而具有一定的風险，这也就导致档案信息的保密性、有效性等会受到一定的影响。但当前在科研事业单位内，对档案管理的风险防范意识不强，没有针对档案管理在大数据背景下可能会出现的风险进行进一步操作，导致在档案管理工作中，可能会出现信息遗失、泄露等各方面问题，给档案管理工作带来一定的风险。

（四）档案管理安全问题突出。由于科研档案是对我国科学技术研究活动的真实记录，也是我国的宝贵财富，所以科研档案的安全问题直接关系着我国的安全问题。但在新形势下，科研档案的保密工作仍然面临着一定的问题。1.保密战线前移。在经济全球化不断深化的今天，我国走出去的步伐也逐渐加快，在未来，我国势必要全面发展开放型经济，各大范围的开放我国的国内市场，这也意味着，国内外人员的流动量增加，科技领域的范围更加广泛，对于“有心势力”来说，这不能不说是一个好时机。但对于我国来说，这必然会对我国科研档案的管理造成一定的威胁，科研档案的保密工作可以预见到形势会更加错综复杂。2.法律法规滞后。关于我国的科研档案保密工作，相关的法律法规体系并不算完善，目前科研档案的保密工作可以参照《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》），但这项法律已然是多年以前的了，现在情况变迁，《保密法》中有许多并不适用于当前的情况，尤其在信息技术网络发达的今天，这项法律中的漏洞更是给相关科研部门的档案管理工作带来了一定的困难。3.技术手段落后。信息技术的发展给档案管理工作带来了新的发展方向，但同时也给档案管理工作带来了一定的冲击和挑战，尤其在信息技术网络飞速发展的今天，在档案窃取方面，各项窃取手段层出不穷，对科研档案管理工作造成了一定的威胁。且根据大多数科研档案管理工作来看，大多数科研部门缺乏对信息与网络安全的防护能力，很多档案应用系统的网络安全防护较差，具有极大的危险性和风险性。而且针对这一方面，我国目前相关的制度并不健全，责任也不到位，保密工作较为落后，投入资金少，陷入了网络安全瓶颈，给我国的科技档案管理工作造成了一定的阻碍。

三、大数据背景下如何推动科研事业单位档案管理工作发展

（一）更新档案管理模式，树立档案管理新观念。社会发展的步伐是非常快的，科研事业单位要紧跟时代潮流，与时俱进，加快更新其档案管理模式，提高对档案管理工作的重视程度，树立档案管理新观念，切实推进档案管理工作的开展。在大数据背景下，应用大数据技术在档案管理工作中，推动科研事业单位的档案管理向着信息化建设的方向发展，从而全面提高单位档案管理质量，更好地满足科研事业单位发展的需求。

（二）建立完善的档案管理机制。传统的档案管理机制已经不能满足当前科研事业单位发展的需要，所以科研事业单位需要重新建立完善的人事档案管理机制。在事业单位内，要建立相应的档案数据库，以便日后工作使用。同时科研事业单位要立足于自身的实际情况，不断对档案管理工作体制进行完善，让档案管理工作处于制度内和规范内，严格把控各项管理制度的各个环节，分别对各项档案资料进行归类管理，提高档案管理的服务水平和服务质量。

（三）提高档案管理工作人员的综合素质。为了使工作人员尽快熟悉了解大数据时代，科研事业单位有必要对工作人员进行定期培训，通过培训来提高工作人员的专业技能与管理能力，从而更好地发挥其自身优势与岗位需求相结合，切实解决档案管理中存在的实际问题，推动档案管理工作进一步发展。作为科研事业单位，在开展培训时，可以通过组织多种多样的专题学术会议、研讨会等相关活动，将培训内容作为考核指标，选拔优秀人才，给予其外出培训与交流的学习机会，提高工作人员的工作积极性。同时科研单位完善相应的绩效考核激励机制，将档案管理纳入日常管理指标，切实增强工作人员的工作热情，并根据相关档案管理人员的工作情况从物质和精神两方面进行奖励，实现管理人员的自我价值和科研单位的共同发展。

（四）推动档案管理信息化建设。科研事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，加大对其资金投入，加强信息基础化设施建设，为档案管理信息化提供重要前提。推动档案管理信息化建设，应用大数据手段，将纸质的文字档案与图片档案转为电子档案，便于档案的保存与管理。为了实现资源共享，还可以在档案管理内建立信息网络平台，设置权限，提高档案管理的服务质量。加强网络安全管理，设置网络防火墙等相关措施，防止因档案遗失或者泄露而造成的严重损失。

【参考文献】

[1]杨群.大数据背景下科研事业单位人事档案管理工作创新策略[J].兰台内外，2019（07）：78+80.

[2]杨群.大数据背景下科研事业单位档案管理现状分析[J].兰台内外，2019（01）：33+60.

[3]樊建麟.事业单位档案管理的创新思考[J].兰台世界，2016（S2）：124.