ERP系统使用提高事业单位管理效率初探

夏维　姚金玲　赵长海　宋晓龙　朱晓昱

【摘 要】ERP是一个庞大、复杂的管理系统，已被广泛的运用到现代企业信息化管理中，本文通过分析比较企业和事业单位在日常管理上的差异，得出结论并提出改进的措施，与此同时ERP系统也存在一定的短板和缺陷，为了稳固提高管理效率，事业单位应结合自身条件，研究出合理的措施消除短板，弥补缺陷，使ERP系统能够高效的体现其“管理工具”的本质，提高事业单位的核心竞争力和应变能力。

【关键词】科研事业单位；ERP；管理效率

ERP系统建立在信息技术基础上，是企事业单位在信息时代生存、发展的基石，它是把一切资源整合集成管理，形成完整性的规划和控制系统[1]。为了提高科研事业单位的创新能力，国家不断加大对科研事业的投入力度，因此需要提高对科研单位的管理要求，通过对比企业和科研事业单位管理方面的异同，参照企业的管理方法，实施ERP系统管理模式。

1 分析对比企业和事业单位在管理方面的异同

企业的经营流程犹如生态食物链一样环环相扣缺一不可，从原辅材料的供应到生产制造再到销售和客户。相对于企业流程的繁复，科研事业单位的运营流程较为简洁，主要是和政府及其他企事业科研单位的协作[2]。

企业为了提高应变能力、管理效率，需要高效管理整个供应链上涉及到的所有步骤。科研事业单位因为受到科研政策和合同特殊性的束缚，使科研管理拥有了更多的强制性而缺乏变通的可能性，同时科学研究项目存在很高的不确定性因素，因此在某些方便又具有任意性。

企业通常是由高层决策，统一计划领导，然后任务层层分解下达，同时进行资源的配置。而科研事业单位往往在相对宽松的环境下，以固有的运营机制为基础，在既定的发展战略规划下，调整分配内部资源。

科研事业单位把顺利完成科研项目作为唯一的目标。顾名思义，企业是将实现经济效益最大化作为管理目标。

企业可以精准计算和量化在生产过程中所需要的物料和产能，而科学研究具有很大的不确定性，属于人的创造性行为，在科学研究项目过程中产生的物资需求和科研人员的专业能力都很难精确地计算和给出量化的数据[3]。

企业的生产工艺是一个循环往复的过程，既定产品的生产、销售都有固定的模式和周期，具有相对稳定的资源规划和配置控制。科研事业单位的主业就是一个个科研项目，不同的科研项目具有各自的生产周期，所需要的物资经费也各有不同，因此很难把握物资的规划分配和控制，基本无规律可循。

2 使用ERP系统提高科研事业单位管理效率的方法

如何使科研事业单位运用ERP系统提高管理效率，彻底脱离传统的管理方法，应当注意以下几方面的问题。

2.1 制定明确的购买和使用计划

首先，对不同类型的ERP系统做充分的市场调研，大概了解各自的优缺点，然后根据单位自身的实际条件和运营情况，购置最符合本单位未来发展规划的型号。其次，根据购买到的ERP系统类型结合自身发展制定详实的使用目标和计划，保证遵循计划步骤实施ERP系统，在使用过程中应当及时发现问题并解决问题，必要时通过信息反馈来调整使用计划[4]。

2.2 提高硬件基础的配置

为了给ERP系统提供优良的运行环境，保证ERP系统高速高质的实施。首先，要全面了解掌握单位目前的信息化程度，淘汰落后的电脑等相关的硬件基础设施，清除老旧过时、运行效率低的软件系统，进一步提高计算机网络配置等[5]。显而易见，以上事务均需要大量的资金作支持，所以，对实施ERP系统进行经济、技术可行性分析很有必要，把契合成本效益作为单位各项决策的实施原则。

2.3 搭建符合自身发展的业务流程

为了使单位的ERP系统符合所处行业目前的信息化管理系统，更好的服务于各项科研活动，通过构建流程改良平台，发现运行效率低的流程将其改建，妨碍运行的就废止，效率一般的再优化，最后搭建一套完整的业务流程[6]。除此之外，在必要的情况下，购买ERP系统后，可依据单位自身的发展情况进行再开发，即根据自身运营环境改写ERP系统的部分模块。

2.4 提高全体员工对ERP系统的认识

首先，单位从上到下应当对ERP系统有一个全面、系统的认识，尤其是高管层更应有深刻的认知，了解ERP系统运行的核心内容；其次，应该在整个系统中广泛宣讲ERP系统的主旨思想，使员工对ERP系统有全面的了解，引导其清楚在整个ERP系统中自身所承担的责任，目标更加明确的参与到完善ERP系统搭建中，众志成城，使ERP系统高效的实施运行；再次，为了保证ERP系统运行的精准度，需要对相应的工作人员进行运营前的学习培训，减少他们工作失误率，为ERP系统运行时的数据输入工作提供坚实的基础[7]；最后，假如个别部门因为使用ERP系统成为部门重要改革或者内部人员因为认知不够，思想技术落后不能完成ERP系统的操纵和执掌工作，单位高层决策部门应该考虑从外部引入具有专业性的信息化人才，为了使其对单位的文化和业务流程有一定程度的了解，应当进行简单快速的培训。

2.5 强化维护，做好应急准备

只有安全、稳健的运行环境才能良好的保证ERP系统高效工作。相应的操作人员应时刻做好相关数据的准备工作，系统管理工作人员应当及时对系统运行过程中产生的错误数据、无效数据和垃圾数据进行相应的处理，同时对数据进行备份处理，保障系统健全、稳定的运行。

3 事业单位高效运行ERP系统的关键因素

科研事业单位顺应潮流实现信息化管理的途径是使用ERP系统，保证其高效运行关键应当落实好以下两个方面。

3.1 制定合理的ERP系统运行计划

ERP整体的运行规划不能只依靠信息中心的一己之力，更不能采用缺少调查的主观判断，它必须与科研事业单位的未来发展战略高度结合，因此出台制定合理的ERP系统运行计划需要成立一个专门的工作部门，保证信息中心和其他业务部门的相关人员同时参与[8]。大部分单位可能会出现由于缺乏相关人才资源而聘请外部专业公司咨询规划，由于外部公司对单位的文化和业务流程了解欠缺，给出的方案与实际相差甚远，因此在做ERP系统规划时，实施单位要作为主体聘请外部公司或者专业人员提供支持。随着计算机技术和自身业务的快速变化，单位应当实时优化和改善ERP系统，不能有一劳永逸的思想，一个运行规划使用周期过长是不可取的，当前最佳的ERP整体规划时间为三到五年[9]。

3.2 优化管理ERP系统的运行周期

任何系统的运行关键在于过程管理，实施ERP系统亦如此，多数单位因诸多因素导致系统实施周期过长而遭遇困扰，这种情况引发软件商和使用方关系紧张，进而影响到ERP系统的实施过程，严重者形成恶性循环。当双方出现意见不同时，要以合作共赢的态度，为了统一的目标——ERP系统高效运行，共同商讨解决问题的办法，化解危机。同时，为了更好的掌控整个项目的进度，要挑选具备优秀协调和组织能力的人员担任项目管理者[10]。能否成功实施ERP系统取决与于两方面：购买的软件和单位的管理能力。假如产品有漏洞，功能存在缺陷，则企业ERP系统运作难度系数增加不少，同样地，若单位的基础管理薄弱，又缺少创新能力，ERP系统实施会寸步难行。

总之，科研事业单位管理拥有复杂的背景环境和形态各异的自身因素，不能把高效管理简单的寄希望于“系统化”的变革，想要使用ERP系统提高单位的管理效率，首先要夯实管理基础、整合优化业务流程，其次创新改革管理制度、加大力度培养信息化人才，构建出符合自身发展的ERP系统运行规划和周期，更快更好地实现科研事业单位资源集成化管理。

【参考文献】

[1]赵文杰.ERP系统在企业信息管理中的应用[J].科技向导，2011（12）.

[2]张桂新.ERP环境下企业内部控制存在的问题和对策分析[J].财经界（学术版），2011（06）.

[3]梁奎，郭顺生.基于SPC的EPR质量管理系统的研究与实现[J].机械研究与应用，2011（03）.

[4]王欣.ERP实施能力评价体系设计与研究[A].第六届（2011）中国管理学年会—信息管理分会场论文集[C].2011.

[5]方开红.一种安全可靠的ERP系统的设计与实现[J].电脑开发与应用，2012（10）.

[6]吴建苗.动态企业建模技术实现及其在ERP中的应用[J].浙江大学学报（理学版）；2000（04）.

[7]黄嫚丽，蓝海林.谈ERP的实施与企业战略的匹配[J].经济师，2003（02）.

[8]李燕，刘鲁.基于知识管理的ERP系统[J].合肥工业大学学报（自然科学版），2004（03）.

[9]常静.我国企业实施ERP系统管理的风险与防范[J].陕西经贸学院学报，2001（03）.

[10]蔡海鹏.ERP实施要素及内涵[J].中国制造业信息化，2006（15）.

[责任编辑：王伟平]