数字化背景下声像档案管理机制探析

刘明珠

【摘要】数字化是信息化发展的必然趋势，声像档案作为一种特殊载体的档案，声像档案数字化能够提升声像档案的现实利用价值，有助于发挥声像档案的现实价值，促进档案管理水平的进一步发展。本文首先阐述声像档案的特征，剖析数字化背景下声像档案管理中存在的问题，并从完善制度保障、在线预归档、打造新型展览方式、提升库房管理条件及管理人员素质等五维度重点探讨数字化背景下声像档案的管理机制与开发利用策略，为我国声像档案的数字化管理提供参考。

【关键词】数字化背景;声像档案;管理机制

声像档案是指社会各机构、团体、企事业单位在社会活动中形成的，具有保存价值的，存储在照片、影片、唱片、录音带、磁带、光盘、录像带等特殊载体的真实原始记录。声像档案与传统纸质档案在制成材料和信息存贮方式等方面大相径庭，它是以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，其管理方式也有很大的特殊性。

一、声像档案的特点

（一）纪实性。声像档案真实而客观地记录人们在社会活动中的记录，以其特殊载体形式声情并茂的真实完整地讲述一个单位或团体建设发展的奋斗历程，把当时的氛围和环境原汁原味地展现出来。

（二）直感性。声像档案将视与听结合，直观鲜明地展现人类活动或者一个城市的雄伟壮丽。声像档案具有比纸质档案更加直观、生动、丰富而具体的基本价值——凭证价值，给人以“身临其境”的感觉，富有感染力和说服力，弥补纸质档案的缺憾。

（三）易损性。声像档案载体材料相比于纸质档案，更容易受光、热、湿、污染物等环境因素的影响，因为声像档案的化学成分复杂、质地比较脆弱，因此，声像档案信息会随载体的损坏而失真、减弱甚至消失。声像档案的易损性使得对它的保护具有特殊重要的意义，其保管费用也比纸质档案高很多。

（四）可读性差。目前很多录像、磁带、磁盘等因为年代久远，没有匹配的设备转换，导致不能直接阅读，可读性差。需要找到相应的硬件装备或专门设备将声像信息转换为人的感官能接收的声音、图像或文字信号后才能进行读取。

二、数字化背景下声像档案管理中存在的问题

（一）声像档案的管理制度不夠健全。有些档案机构对声像档案不够重视，管理制度不完善，声像档案的收集、整理和归档不及时，导致很多声像档案没有归档，或者是归档后的声像档案录入检索不完整，导致声像档案的利用率低。

（二）文件存储介质不够稳定。目前，声像档案的存储介质大多是录音带、录像带、光盘、缩微胶片等。这些存储介质受外界存储环境的影响，有很大的不稳定性。比如，如果磁盘闲置一段时间，数据就可能会消失;或者如果近距离内有磁场，也会导致磁性记录的丢失等。

（三）声像档案开发利用方式较滞后。声像档案被存档后，其开发和利用还是停留在简单的手工检索、编辑史料的层次上，很少运用现代化的手段进行开发和利用。比如，当声像档案用于展览时，一般都是以单一的图片配文字进行展出，没有嵌入声、光、电等现代传媒技术，使得参观者兴趣不高，展览效果不理想。

（四）声像档案的保管条件较差缺少专门的管理人员。由于很多声像档案管理人员都是兼职人员，所以很少有专门的时间和精力管理声像档案。往往导致声像档案入库前没有进行相关检查，也不能定期对底片照片档案进行抽样检查;对受污染的照片、底片没有进行必要的技术处理;库房条件不清洁、出现问题没有及时补救措施等情况。

三、数字化背景下声像档案的管理机制与开发利用策略

（一）完善相关制度科学规范的统筹管理声像档案。为了科学规范地统筹管理声像档案，应该遵照《中华人民共和国档案法》制定本部门《声像档案管理办法》《声像档案员岗位职责》《声像档案查借阅制度》《声像档案整理归档制度》《声像档案保管制度》等相关工作制度，明确规定组织领导、职能划分，确保工作制度有效的贯彻实施。落实到责任人，进一步增强档案意识，从而有助于声像档案的收集、分类、整理、立卷和归档。

（二）数字化扫描在线预归档。构建声像档案管理信息系统，我们通常将照片进行扫描，扫描后的内容得到有效保存。扫描照片时，一般需要注意照片尺寸、分辨率、存储格式与上传格式是否匹配等问题。比如，照片档案进行归档时，录入信息要准确而全面，要把事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素都录入数据库，这样用户不但可以用关键词进行检索，也可以通过图像进行检索查询。同时，将数字化扫描后的声像档案进行展览和传播，实现声像档案的高效利用与资源共享。另外，还可以进行个性化的产品开发，不断彰显声像档案资源的重要性。

（三）嵌入虚拟技术等新型技术，打造新型档案展览形式。第一，档案机构应该积极利用声像档案的优势，借助自身的丰富的馆藏档案资源，制作文字、图片、视频等多种形式的声像档案展览，通过展览宣传本单位的建设成就，提高单位的社会影响力和知名度。第二，嵌入虚拟技术等新型技术，打造新型档案展览形式。虚拟技术是一种新型的技术，其借助于计算机仿真技术创建，在一个模拟环境中去体验多源交互的三维立体动态实景，在档案服务中增强还原感，让用户沉浸在真实的环境中。虚拟现实技术摆脱单一使用图像、视频和文字的分散式形式，通过三维世界的构建，还原档案中记录的历史场景，使用户产生身临其境之感。虚拟技术还能够引导用户的参与积极性，引导用户观察和思考。例如，2016年12月1日，美国曾利用虚拟现实技术，推出“铭记珍珠港”APP（应用程序），用户在虚拟现实环境中通过与幸存者的交流，与当时的文物古迹、标志性照片和档案视频进行交流和互动，仿佛自己正在经历毁灭性灾难。如此一来，用户能切身体会到在珍珠港事件中幸存者的真实感受，另外，通过幸存者的观点和思考，大大增强真实感受。

（四）提高声像档案的库房保管条件。声像档案中包括大量重要的信息材料，因此档案管理人员一定要重视声像档案库房的环境和保管条件。库房条件和防火、防潮、防光、防有害生物等要求应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的规定。同时应使用空气净化装置，去除空气中的二氧化硫、臭氧、过氧化物等气体杂质，若储存环境新刷油漆，应在3个月后投入使用。每隔两年对底片、照片进行一次抽样检查，五年内进行一次全面检查，并密切观测库房温湿度，若发现问题，应查明原因及时补救。

（五）打造高素质的声像档案管理人员专业团队。首先，声像档案工作者应具备档案管理工作者的职业道德和职业素养，在掌握档案学知识的同时，也要了解档案学与档案保护技术学、计算机学等交叉学科领域，旨在为声像档案的数字化管理和信息资源的开发利用提供指导。其次，声像档案工作者要切实转变传统落后的思想道德观念，摒弃坐等上门的消极思想，树立正确的积极向上的无私风险的高尚道德情操，在平凡的岗位上做出不平凡的业绩，为用户提供优质、高效的服务。最后，要认真履职，深刻认识到档案工作是一项保密性很强的工作，作为一名档案管理工作人员要保守秘密，增强保密意识，做好保密工作，工作中倘若发现有泄密、窃密行为，要坚决与之作斗争。

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