档案数字化保密工作思考研究

钟吉

【摘要】档案工作历来是我党和政府的重要工作内容之一，虽然当前我们一直在强调政务公开，但与此同时我们需要牢牢把握好保密工作，确保国家信息安全。因此，在利用数字化促进档案工作顺利进行的同时需要做好一定的保密工作，才能够推动落实相关信息内容。本文将通过分析如何有效落实档案数字化中的保密工作，旨在为相关人员提供一定的借鉴。

【关键词】档案;数字化;保密工作

档案经常会涉及一些国家秘密，需要充分地做好保密工作才能够有效保障其信息安全。在《中华人民共和国档案法》第一章第一条就明确指出来：“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主義现代化建设服务，制定本法。”由此可见，档案工作对于整个社会发展来说具有较高的价值。但是与此同时，我们不能够忽视《中华人民共和国档案法》提到的“有效地保护档案”，也就是说要充分保护好档案中所包含的信息内容的安全性，以免因为档案内容失密而泄露国家秘密。在当前的社会背景之下，数字化、信息化、云计算等等技术使得档案保密工作面临着巨大的挑战，必须要引起相关人员的高度重视，进而有效保障其秘密性。

一、做好监督管理工作，加大监督力度

目前利用档案的人数正在逐年上升，需要相关人员对于档案保密工作引起高度重视。加强对档案的利用监督可以有效发现、制止并纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种行为，从而保障档案在利用的过程中信息完整与安全性。

（一）有关部门和单位必须要积极完善好制度建设。尤其是一些国家重要机关，应该要保证档案信息的开放规范，从而保证其处于一定的约束之下。当前对于公民使用档案尚未有明确的法律规定。这样的情况会使得档案数字化管理面临着一定的挑战，并且使得很多档案信息在使用的过程中具有一定的随意性、垄断性，有可能会因为某些人的利益驱使导致国家秘密文件被流失在外，对于整个党和国家的档案事业造成不利的影响，同时这种利益驱使容易滋生腐败现象，不利于我国社会的稳步发展。因此，基于当前《中华人民共和国档案法》还不够完善的背景之下，加上档案逐步趋于数字化管理，要求各个机关、团体以及企事业单位的相关档案管理机构要明确好自身的管理制度，根据具体的使用情况，通过对不同层次的人员明确好其利用范围，规定好相关的审批制度和手续，确保国家的档案保密工作顺利进行。

（二）相关人员积极执行监督措施。在使用档案的过程中，相关的管理人员应该要根据不同的使用对象，基于自己的工作经验以及是非能力判断的基础之上，掌握好使用人员的心理动机以及使用目的，对于一些有异常行为的人员需要加大监管力度，重点监护，防止相关使用人员损毁涂改、伪造。对于档案管理现场，应该要明确好数字化加工的重要制度和规定，配备专门的保险橱柜，安装监控摄像系统，全方位监督整个档案数字化工作的顺利进行。对于参与档案数字化工作的人员来说，要求其除了工作以外的物品，包括手机等电子通信工具一律不许带入内，非项目的工作人员进出应该要进行相关的登记。对于设备的监督，要求其使用的扫描仪、计算机等等设备进行统一管理，根据不同层次的工作岗位为其设置不同的权限，相关工作人员没有权利对其进行随意更改。为了避免病毒、木马等入侵，要求相关信息部门合作监督，通过加强安全设置防止非法入侵盗取信息。同时，相关档案管理部门的人员需要加大对管理制度和规范的宣传力度，让所有的人员能够意识到当前党和国家政府对于档案保密工作的重视程度，在进入有关工作场地和离开的时候均应该通过打开的方式，确保所有的保密工作顺利进行。此外，档案管理部门的有关人员应该要定期对和使用人员翻阅查看的卷宗进行检查，落实到管理工作，从而保证有关档案的保密性。

二、强化依法治档的观念，确保保密工作顺利进行

档案数字化工作已经成为我国有关部门的基础性工作，加上档案的重要性，必须要通过国家相关法律依法管理，才能够有效保障档案保密工作的顺利进行。所以，相关人员首先应该积极明确好档案数字化外包服务的主要内容。当前有关部门为了能够提高自身的工作效率，会通过其他的相关技术机构快速完成扫描、图处以及格式化转换等等基础性工作，这虽然在一定程度上可以保证档案数字化工作的顺利进行，但是也给档案的保密工作带来了较大的挑战。因此要求有关部门必须要明确好外包服务的主要内容，不得越线。相关的档案管理部门应该积极协调好内部的工作，明确分工，制定相关负责人对档案管理进行协调与监管。在实施过程中要求要给予监督之下，并且通过信息化部门给予一定的技术支持，确保录入的信息能够与当前的数据库更新保持同步。其次，要求相关人员需要对加工的档案进行接收、整理、拆卷、扫描、去污等等工作，保证档案的质检合格。积极宣传法制观念，让参与档案管理的所有人员以及使用档案的所有人员明确档案保密工作对于国家、社会的重要性，从而能够提高他们对档案保密工作的支持力度。此外，在招投标阶段要重点考察相关机构的保密资格信息，为确保档案数字化工作和保密工作顺利进行奠定坚实的基础。通过线上媒体与线下媒体的宣传，让社会大众能够有效了解档案保密工作的重要意义，积极配合有关部门的工作，从而使得档案保密工作顺利进行。

三、强化数字化信息管理，确保档案资源使用安全

最后，要求相关人员需要强化数字化信息管理，确保档案资源使用安全。由于当前我们处于信息化时代，在使用过程中一旦出现档案泄露会造成难以预估的风险。所以在使用档案资源的过程中，我们需要建立良好的安全保障机制，按照相关的制度和规范稳步实施档案网络化与数字化工作，严格做好对涉密档案的保密工作，充分保障档案的数据原始性、真实性、完整性、有效性。档案数字化信息内容的安全，从形成档案数字化信息的时候就已经受到一定程度的威胁，并且在后续的收集、运转以及集中归档整个一系列的过程中都会面临着档案信息被泄露的风险。因此，在档案数字化信息处理的一系列过程中，要求相关人员必须要通过身份鉴别登录有关系统，设置好人员使用权限限制档案资源的使用，从而能够有效保障档案信息的完整性，防止档案文件失真。数据库信息系统的安全性，对于整个档案保密工作的落实有着十分重要的意义，所以要求在设计和运行数据库的过程中更应该坚持保密原则，网络密级规定，分别完善好当前的数据库。定期对整个网络系统进行可靠性检测，避免因为系统失灵或者是遭到非法攻击，使得档案保密工作难以正常进行。在管理电子档案的过程中，需要明确好安全管理的职责以及有关措施与方法，采取计算机病毒防治、系统漏洞扫描防护、防火墙加载、访问控制等等手段阻止非法入侵，从而有效保证档案数字化的安全性。在存储备份的过程中，要求有关人员需要采取磁盘阵列等计算机数据系统进行存储，这是保障整个系统安全的最基本的措施。一旦出现数据损坏遗失，可以充分利用磁盘阵列进行恢复。同时，在利用系统进行存储的基础之上，要求有关人员需要做好移动硬盘、光盘等不同载体的档案数字化工作，保证档案不会轻易丢失，并定期对这些载体做好防护，妥善保管好有关资料。数字化信息管理要求相关人员要从形成、存储等多个方面进行管理，避免因为系统故障导致档案被泄露，难以维持其保密性。涉密档案严重关乎我国的有关权益，如果泄露对国家会造成不利影响。因此，需要有关人员积极做好数字化信息管理，确保整个档案资源的使用安全。

四、小结

综上所述，档案数字化工作中的保密工作有着十分重要的意义，对于整个档案工作顺利进行有着十分重要的作用。通过本文分析，我们认为首先最重要的是要落实好监督体制，通过层层监督，能够有效避免在各个环节中的信息泄露事件发生。其次通过法治和有关制度监管所有人员的工作，通过提高档案管理人员的保密意识，推动档案数字化中的保密工作顺利进行。最后通过数字化信息管理使得档案的加工以及存储过程中得到充分的监督管理，不断地促进保密工作落实，提高档案数字化的效用。

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