新时期房地产档案管理的特点及优化对策

张桑

【摘要】现代房地产企业的战略转型和管理精益化、信息化、数字化、知识化发展趋势迫切要求房企的档案管理必须以企业知识管理为导向转型，而工程档案更是工程项目管理的重要核心组成部分和重要企业知识构成。然而，如何做好全面精益的专业高效的档案管理，是迫切需要解决的问题。在现代房地产企业面临的新形势下，档案管理新理念新原理认知，尤其是基于房地产企业知识管理的全面档案管理体系和机制的全面研讨，房企档案管理的专业科学工具方法应用和操作精益化实务的研讨，快速提升、改进房地产开发企业各级各类档案管理专兼职人员的专业化、职业化和标准化、规范化、高效化水平，为房地产企业全面系统建立基于企业战略发展和企业知识管理为导向的专业化。

【关键词】房地产;档案管理;优化

一、新时期房地产档案管理的特点

房地产档案有其一般档案的共性，也有其特殊性。一是综合性强，范围与内容广。从归档范围看，有前期准备过程中形成的材料，包括可行性论证、勘察设计等;有建设过程中形成的材料，包括施工建设、竣工验收、交付使用等;有服务过程中形成的材料，包括销售、售后等。从档案内容看，涵盖了文书档案内容、工程技术内容、经济核算内容等。二是关联性强，归档时间跨度大。房地产档案的归档时间较长，时间跨度较大。一个普通的单体项目，从立项、决策等前期工作到施工建设、竣工验收、销售及售后服务，要经过两年左右时间，分期分批开发的综合项目时间则更长。每个项目的资料，不论是哪一年形成的，都必须归到该项目的房产档案中，不受时间限制。三是资料来源广，归档涉及部门与人员多。

二、新时期我国房地产档案管理的现状

作为房产行政管理部门，其主业务就是对其辖区的房地产实施产权产籍管理，并依托产权产籍管理，进行一系列的行政职能管理和经营职能的管理。在其工作中形成的各类有价值的文件和材料，经过整理立卷归档后，形成档案。档案室根据档案类别，按照档案管理的要求，依法对档案实施管理，保管和利用。而房地产档案与其他的档案的管理和保管的方式又有极大的不同。房地产档案是一种动态的管理——即依据其房产变化而变化的管理模式。从产权产籍管理的要求来说，应该是能从档案中一次看出其变更的过程，但从档案管理的要求上，这又是四个独立的档案。按照档案管理的法律法规，一旦形成档案归档后，档案管理者是不能对其实施拆、并或更改的，档案一旦形成，再进行拆档，是档案工作的大忌，这样就会危及档案的完整和安全。要达到从一个平面中看出其变化情况，中间就应该有一个介质——卡片。过去，任何产权产籍变化情况都是通过卡片的形式反映出来的。产权产籍管理与其档案的管理要有机的结合，只有采用卡片注记的方法，才能既保持档案室的完整，又能直观地反映产权产籍的沿革。这种动态的管理只能通过卡片才能体现。当然，现在由于欠账太多，已经很少有人考虑该如何管理房地产档案了，纸质卡片早已放弃多年了，但是，我们现在有电脑，可以借助电子信息，将其串联，合理地解决这个问题。

三、强化房地产档案管理工作的措施

目前，开发企业特别是中小企业，大多认识不到档案管理的重要性，对档案材料疏于管理，出现了无档可查、资料不全或档案断层的现象。开发企业必须要正视存在问题，提高认识，强化措施，实现档案的“四化管理”：

（一）调整知识结构，提高工作人员的素质。房地产档案管理工作是一门管理科学，开发企业领导要进一步转变观念，高度重视档案管理的重要性，牢固树立起“抓档案管理，就是抓经营促发展”的理念，把档案管理作为一项基础性、常态化工作，纳入单位工作的重要日程。将档案工作提前到实践的初期阶段，从源头上把握，主动介入、实时征集，确定归档的范围及要求，细化归档操作流程，及时、全面地将社会主义伟大实践的决策、参考、实施过程和关键资料档案化;工作过程要贯穿一个“实”字。“实”就是真实、扎实、踏实，做好过程把控。就是要把控好实施过程中档案管理的关键环节，建立工作网络，制定管理制度，规范开展档案收集、整理，将档案管理责任落实到部门、落实到個人，适时开展档案管理业务培训、执法检查，完善监督考核机制;资料收集要突出一个

“全”字。“全”就是要全面、全程、全部，做好后期整合。要把工作完成后所有档案接收到位、收集齐全，做到应建尽建、应归尽归、应收尽收，分门别类，实行集中统一管理，切实保证档案实体安全和信息安全。

（二）加强制度建设，实现档案管理的规范化。俗话说：“没有规矩，不成方圆。”房地产企业应根据有关法律法规，对档案实行集中统一管理的原则，使之能够适应经营管理的需要，房地产企业应配备分管档案工作的责任人，并配备专职（兼职）档案员，由其负责所在科室的档案搜集、整理、编目、立卷、移交等。要建立起综合档案室，作为档案工作的专业管理部门，实现其输入（搜集、交接）和输出（利用）的双重功能。同时，要制定出台《档案管理责任制》《档案资料收集、保管制度》等规章制度，严格考核奖惩，确保工作有章可循。信息时代，档案工作已经渗透到社会的各个角落，而一体化的档案工作管理体制却不完善，海量的信息及数据安全存在诸多隐患。各级档案部门要按照党的十九大部署要求，把制度重新梳理一遍，应该有但还没有的制度要补充建立，已经有但已不合时宜的制度要加以修订;要按照加强档案法规体系建设，按照科学立法、民主立法、依法立法的要求。

（三）注重工作质量，实现档案管理的标准化。房地产企业档案实用价值的大小，在某种意义上讲，取决于档案质量的高低。在工作中，要把抓档案质量贯穿于档案形成的每个阶段、每个环节。一是要建立立卷审核制。各部门应汇集立卷的材料须经过部门负责人审核，经综合档案室审核后再办理入档移交。二是要符合案卷质量标准。如案卷要求、卷内文件材料的质量要求、文件材料的排列要求、案卷编目要求及装订要求等，都要一层一层检查，环环把关。三是加强信息管理。开发企业在搜集施工技术档案时，要求施工单位把资料完整齐全交给开发企业，可在合同条款中，增加移交档案一项，规定档案移交的质量、时间和套数。

（四）强化培训提高，实现管理人员素质的过硬化。房地产档案管理是一项专业性较强的工作，档案工作人员素质的高低，直接影响到档案工作的优劣及档案潜在价值的有效转变，要从以下三方面提高管理人员素质：一是提高文化素质。要通过岗前培训等多种方式，提高其逻辑思维能力和文字表达能力，使得能够从大量档案中提炼有用信息。同时，还要熟练掌握计算机操作知识，具有较强的现代化运用能力，可以用计算机对各种数据进行对比分析。二是提高专业素质。加强业务培训，使档案管理人员能够熟悉房地产法律法规、政策制度和开发经营的运作流程，明确信息开发利用的方向，熟悉档案管理业务，掌握档案开发利用的基本方法。三是提高职业道德。要充分调动管理人员的积极性和主动性，给予相关的保障，引导其树立起高度的事业心和责任心，具备兢兢业业的工作态度和无私奉献的工作作风。

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