电子人事档案在人力资源管理中的作用探讨

杨华 董丽华

吉林省白城市农业科学院

引言：新时期背景下，在人力资源管理中合理运用电子人事档案十分重要，其不但能够提高人力资源管理工作效率，还能为人力资源管理提供人员配置的依据，节约人力资源，降低管理成本。基于此，相关部门对电子人事档案管理高度重视，通过采用多元化的方法，将其存在的正面作用发挥出最大化，推动人力资源管理效率提升。以下主要内容为电子人事档案在人力资源管理中的作用及发挥方法。

一、电子人事档案在人力资源管理中的作用

现如今，电子人事档案在人力资源管理中的作用有很多，其中比较主要的是提升人资管理效率、为人资管理提供人员配置依据、节省人力资源，减少管理成本，详细内容如下：

（一）提升人资管理效率

传统的人事部门在处理单位人员的资料时，通常都是采用书面形式来保存，在科技快速发展的今天，这种方式不再是方便快捷的，相反会产生一些问题，而启用电子人事档案管理后，现代技术的运用可以易如反掌的解决原始问题。同时电子档案不会在长期多次的利用中出现损毁，无论在计算机屏幕上显示多少次，或打印多少次，都不会使它的信息受到破坏，也减轻了工作人员工作压力。所以应当把电子人事档案管理有效地运用到日常的实践当中，让我国人力资源管理水平大大提高[1]。

（二）为人资管理提供人员配置依据

现如今，人资管理部门在调配人员时，主要依据档案所留存的各项信息，通过展开整合比较，给他们安排最适合的岗位。因为人资管理部门要系统记录每位职工的工作表现与业绩，该工作也脱离不开电子人事档案的运用。基于此，电子人事档案其实就是人资管理部门掌握整个单位职工工作现状的一种工具，由此能够看出，电子人事档案在人资管理中具有不可或缺的作用[2]。

（三）节省人力资源，减少管理成本

以往的人力资源管理工作，需要工作人员对档案进行大量的收集、分类、筛选等工作。而如果运用电子档案，工作人员在电脑软件的协助下就可以有效完成人资管理的各项工作，比如，档案收集和分类工作，使人资管理工作变得简单化，不像以往那么繁琐。另外，集成化管理模式还可以减少人力与物力的投入，节约办公成本，使得人资管理成本切实减少。

二、电子人事档案在人力资源管理中的作用发挥方法

（一）增强人事档案管理工作认识

各单位相关部门一定要转变传统思想，明确人事档案管理在人资管理中的重要性，打破对人事档案管理工作的单一认识。首先，人事档案管理工作具有较强的动态性与繁杂性，并不平常所想象的可以简单易开展的工作，各单位应积极投入人力、物力等到人事档案管理工作中，为人事档案管理工作的顺利开展提供有利条件；其次，增强单位领导，特别是人事管理部门，对人事档案管理的作用认识，通过加强培训、宣传手段、教育指导等，来提高人事部门工作人员对人事档案管理作用的认识，且通过自主学习和外部培训，来增强管档人员的工作素养和工作能力，为人事档案管理工作开展提供人才支持[3]。

（二）大力完善人事档案管理制度

现如今，有些人因为各种需求，出现伪造人事档案行为，如果不能杜绝这种现象发生，久而久之，会严重影响职工个体发展和企事业单位可持续发展。基于此，一定要从制度方面入手，通过不断改革创新，构建完善的人事档案管理制度，为各部门人事档案管理工作开展提供制度支持，让相关工作可以有据可循。有这样一句话：无规矩不成方圆，只有完善的管理制度，才能保证人事档案管理工作的规范性。结合当前人事档案管理制度展开创新，针对人事档案管理制度内不恰当的条款展开优化工作，让单位内部的人事档案管理制度可以满足新时期的发展需求，且通过更新档案材料的登记制度，定期查漏补缺，来加强人事档案的系统性与实效性。加强人事档案管理制度的创新，对于改善目前人事档案管理工作中存在的问题、实现人事档案管理社会化、提升人事档案管理工作的现代化、透明化以社会化和为人资管理工作更有效开展提供有效据，让员工的积极性与主动性被完全的调动出来，提高工作人员的工作效率，为单位创造更多价值[4]。

健全和优化人事档案完整的人事档案可以为单位人才管理提供参考依据，影响到单位的未来发展。一个单位要迎合现代化发展需求，就必须紧跟时代步伐，优化人事档案也是一项重要工作。首先，增强工作人员人事档案动态管理意识，对于工作人员的学习经历与工作经历等，第一时间补充到档案当中，增强人事档案的时效性。特别是在传统人事档案信息管理的前提下，增添一些可以提升工作人员综合素养的材料，比如由权威部门认可的资质证书，或者可以充分反应工作人员性格特点的个性化数据信息。其次，将工作人员在日常工作中的积极表现和不良表现也录入到人事档案当中，这有助于激励职工秉持着良好的态度去面对自己的工作，为实现工作效率最大化做铺垫。

结束语：现如今，电子人事档案在人力资源管理中的作用有很多，其中比较典型的是提升人资管理效率、为人资管理提供人员配置依据、节省人力资源，减少管理成本。为了将上述作用充分发挥出来，相关部门可以通过增强人事档案管理工作认识、大力完善人事档案管理制度、健全和优化人事档案，来实现既定目标，保证人力资源管理有效性。