医疗卫生机构档案的电子化管理研究

廖晓静

【摘  要】本文以档案电子化概念为入手点，阐述了档案电子化管理开展的意义，剖析了当前医务人员档案电子化管理过程中存在的问题。并提出了几点档案电子化管理水平提升措施，以期为医疗卫生机构档案电子化管理工作顺利开展提供一定参考。

【关键词】医疗卫生机构;档案;电子化管理

【中图分类号】R473.32      【文献标识码】A      【文章编号】1672-3783（2020）01-0270-01

前言：

在信息化技术应用范围不断拓展的背景下，综合型医疗卫生机构中医务人员工作负担不断增加，针对医疗卫生事业的档案信息也不断增多。而通过医务人员在医疗卫生机构内部实施档案电子化管理，不仅可以提高医疗卫生机构档案管理效率，而且可以保证医疗卫生机构档案准确率。因此，对医疗卫生机构中医务人员档案电子化管理进行适当研究具有非常重要的意义。

1 档案电子化的概念

档案电子化主要是通过计算机磁盘等设备，进行档案信息储存的一种方式。相较于纸质档案而言，档案电子化主要以相互关联的通用电子图像文件集合的形式存在，基础单位为案卷。

2 档案电子化管理开展意义

档案电子化管理工作的开展，可以依托计算机网络平台，实现归档、整理、入库、收集、借阅、销毁一站式平台级管理，整体工作效率较高，且可以避免人为失误导致的档案管理问题。同时档案电子化管理还具有高密度性的信息储存、非人工识读性的信息展示及继承性的多信息媒体，可保证整体医务人员档案管理过程安全、可靠性。

3 当前医务人员档案电子化管理中的问题

3.1内部人员档案电子化管理意识不强

由于医务人员所需要承担的教学、医疗、科研任务较繁重，多数医务人员无法认识到工作开展过程中数据、资料电子化整理及存档的重要性。甚至部分人员存在较为“电子档案无用论”等错误思想，导致现阶段医务人员无法在自身工作中合理利用电子化管理手段，也限制了档案电子化资源的有效利用。

3.2医务人员对档案电子化管理范围不明确

由于医学研究的复杂性，不同学科档案电子化管理方法也具有较大的差异，这就导致医学档案电子化管理类型较多，载体形式多样，且信息量庞大。一般医务人员对档案归档电子化管理内容不够了解，也无法为相应档案设置明确的归档范围，导致电子化档案调用耗时较长，不仅影响了档案电子化管理效率，而且对患者救治效果造成了较大的影响。

3.3档案电子化管理手段滞后

由于档案电子化管理特殊性，对基础管理技术及设施具有较高的要求。这种情况下，现阶段医务人员内部档案电子化管理基础设施及技术建设基础的薄弱性，就直接影响了档案电子化管理工作的安全、有序进行^[1]。

4 提高档案电子化管理水平的措施

4.1提高自身档案电子化管理意识

为保证档案电子化管理工作正常开展，提高内部各科室人员档案电子化管理意识至关重要。一方面，医务人员应根据自身职责，根据上级部门要求，主动参加关于档案电子化管理的知识讲座，提高自身对档案电子化管理的认识。

其次，医务人员可依托内部局域网，在整体机构内部学习电子化档案管理方法。或者直接在电子化档案管理平台中与各科室业务骨干沟通，了解医疗电子化档案管理主要流程及要点。并与同事合作，对内部电子化档案内容进行定期检查，以保证电子档案管理工作顺利进行。

最后，为了促使自身从思想上认识到规范档案电子化归档的重要性，医务人员应自觉养成积累档案电子化管理的习惯。保证档案电子化管理“四同步”（同步提出归档要求、同步检查项目进度、同步验收档案完整性、同步出具归档证明资料），为档案电子化管理归档率、完整率的同步提升提供依据。

4.2设置明确的档案电子化管理范围

明确的档案电子化管理范围是档案电子化管理工作顺利进行的保障。因此，医务人员应在电子化档案管理框架運行的基础上，以医疗设备及医疗过程为核心。结合自身工作内容，在电子化档案管理平台中设置有序的档案目录。并在档案目录下方根据档案记录年份间差异，进行档案电子化管理类别的进一步划分。从电子化档案制作、收集、整理、归档等模块，逐一规范协调。同时在明确划分医疗过程文件运行范围限制条目的基础上，医务人员可以对电子化档案文件载体质量、规格、形式及保管期限进行系统设置。在这个基础上，以电子化档案文件储存过程为入手点，对档案储存载体背景信息、内容结构及归档登记表格进行逐一完善。以便为电子化档案信息的有效利用提供依据^[2]。

4.3更新档案电子化管理手段

在档案电子化管理设备配置完毕的基础上，医务人员可在内部医疗设备、医疗行为档案管理服务网页及移动式管控平台运行的基础上，根据档案电子化管理服务网页、移动式管控平台运行特定，在网页内直接发布相关档案信息。并利用大数据分析挖掘技术，进一步丰富档案管理内容，拓展服务范围。同时其他医务人员也可以通过注册登记的方式，成为档案管理中心会员。随后通过远程查看的方式，查阅权限许可范围内信息。如在医疗设备电子化管理过程中，医务人员可以借助远程管理平台，登录本科室医疗档案管理平台。对相关机构内部医疗设备外观、性能等指标参数进行综合分析。随后将分析结果集中发布到电子化管理网页或者管理者移动智能终端。缩短同事医疗设备使用学习时间，保证医疗设备安装调控、维护保养作业顺利进行。

在更新档案电子化管理硬软件基础设置的过程中，考虑到医疗设备医疗作业进行过程中经常会产生大量关于患者病症资料、一般资料等重要档案。为保证上述档案安全性，医务人员可依据电子化档案内容密保等级，在本科室医疗电子档案管理平台中设置有效传输加密方案。并定期更换加密密码，避免资料泄露或遗失。

5 总结：

综上所述，医疗卫生机构中医务人员档案管理是医疗卫生机构内部管理的重要组成模块，电子化的档案管理方式是医疗卫生机构中医务人员档案管理工作发展主要趋势。因此，针对自身在档案管理过程中出现的各种问题，医务人员应主动与上级部门沟通，争取充足政策及资金支持。同时结合自身工作情况，进一步完善档案电子化运行体系及管理手段，为档案电子化管理工作效率提升提供依据。

参考文献

[1]      薛文清. 浅谈医疗卫生机构档案的电子化管理[J]. 内蒙古教育（职教版）， 2016（5）：77-78.

[2]      曹伟. 档案电子化管理在医院档案管理中的应用探讨[J]. 世界最新医学信息文摘， 2017 （55）：146-146.