新时代事业单位档案管理的创新思路与方法

2020-07-04张雪芳

兰台内外 2020年12期

张雪芳

摘要：新时代下，档案资源对于事业单位的发展起着日益重要的作用，同时对档案管理工作也提出了新的要求。现阶段事业单位档案管理的思路与模式还不够完善，制约到档案管理工作职能的发挥。因此，就需要大力创新事业单位档案管理思路与方法，不断提升事业单位档案管理的水平，将档案资源的价值最大程度发挥出来。

关键词：事业单位;档案管理;创新思路

事业单位的档案资源对本单位的发展历程进行了详细的记录，涵盖了文字、音像等诸多载体形式。而档案管理则是收集、整理、保管这些多样化载体形式的资料，以便将这些档案资源的价值充分发挥出来。在新时期下，传统档案管理模式暴露出诸多问题，亟需进行创新和改革。事业单位要充分重视档案管理工作，从制度、管理机制、人才建设等多角度着手，不断优化档案管理工作质量，服务于事业单位的整体发展。

一、新时代事业单位档案管理的创新意义

信息技术的推广与应用，促使事业单位档案资料种类呈现出多元化的特征，出现了很多新兴载体形式，对档案管理工作提出了新的要求。

1.保密性与服务性得到增强

部分事业单位主要职能是服务于人民群众，将科研成果、教育、医疗等服务提供给大众。而档案管理工作的创新，可以将更加便捷的档案服务提供出来，如通过档案查询平台的构建，档案查找难度显著降低，这样能够节约群众的时间和精力，提升人民群众的满意度。部分事业单位具有一定的保密性质，需要慎重处理各种档案资料。而通过档案管理的创新，构建完善的管理制度和安全防范机制，可以有机增强其安全性与保密性，避免有泄露等问题出现。

2.事业单位服务质量得到体现

社会服务是事业单位的基础职能，很多单位主要依据服务质量进行年终考核，以此来提升群众的满意度。实践研究得知，不仅工作人员服务质量、单位办事流程等因素会影响到群众满意度，档案管理工作的规范化程度也起着十分重要的作用。通过改革档案管理工作，提升档案管理的规范化程度，能够将单位的认真、严谨精神体现出来，进而优化单位的整体形象。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

1.部分单位领导没有给予足够重视

调研发现，部分领导没有认识到档案管理工作的价值，认为档案工作比较简单，因此没有在档案管理方面投入相应的精力。其错误的认为文件的分类、储存就是档案工作的全部内容，只需要避免遗漏、不损坏档案资料即可。受这些因素的影响，档案管理工作的创新开展难以实现，档案管理工作职能得不到充分发挥。

2.档案管理制度体系不够健全

只有构建了完善的制度体系，方可有效顺利开展各项档案管理工作。但就目前来讲，部分事业单位所构建的档案管理制度体系并不完善，档案管理体系相对滞后。同时，单位没有针对档案管理创新制定相应的激励制度，导致职工难以积极主动地改革与完善工作方法。部分事业单位在档案管理中，没有明确限定工作人员的职责范围，导致难以彻底有效执行档案管理工作。

3.复合型档案管理人才比较缺乏

档案管理工作由档案管理人员具体开展，因此档案管理工作质量会受到档案管理人员职业素养、能力水平等因素的直接影响。调研发现，我国很多事业单位缺乏复合型的档案管理人才，对事业单位档案管理工作创新起到了一定程度的阻碍作用。首先，部分档案管理人员在工作过程中，仅仅是堆砌与存放档案资料，档案管理理念不够先进，没有将这些档案资源充分利用起来。其次，部分档案管理人员不具备较高的业务能力水平。受诸多因素的综合作用，很多档案管理人员的专业技能不符合现代化档案管理工作要求，不利于档案管理工作职能的充分发挥。最后，部分档案管理人员的信息技术应用水平不高，难以高效利用信息化技术与设施设备，导致事业单位档案信息化建设进程遭到延缓。

三、新时代事业单位档案管理的创新原则

1.制度执行原则

通过制度的构建，能够规范事业单位档案管理工作的实施。在制度构建过程中，需与事业单位档案管理发展要求所适应，进行必要的细化处理，增强档案管理制度的可操作性。而明确制度内容后，档案管理人員需对制度要求准确理解，且在实际管理工作中灵活运行，将各项标准、规定等严格贯彻下去。事业单位领导、管理人员都需要严格遵守，这样档案管理制度的严肃性能够得到维护，档案管理制度的作用方可以得到彻底发挥。

2.灵活又规范原则

事业单位需严格依据相关法律制度体系，完善、创新档案管理制度，维护制度的严肃性，避免有随意修改等问题出现。同时，由于事业单位的性质不同，那么就会有差异化的档案管理内容与特性，因此，要结合单位实际情况，灵活构建特色化的制度体系，以便促使档案管理工作得到高效开展。

四、新时代事业单位档案管理的创新思路与方法

1.创新档案管理理念

首先，要对传统的档案管理观念大力转变。过去很长一段时期内，档案管理没有充分受到事业单位的重视，导致单位职工的认识出现了一定的偏差。针对这种情况，就需要对传统档案管理观念大力转变。特别是新时代下，需要将服务意识作为转变的重点，只有这样，方可以应对外界形势带来的诸多挑战。其次，要逐步协调单位其他部门共同开展工作。事业单位要积极改革档案内容与服务模式，将可有可无的错误摒弃掉，通过管理机制的完善构建，协调单位内其他部门开展好档案工作。过去事业单位往往局限于一个部门内开展档案管理工作，无法直接联系其他的部门，具有较低的协调性，难以充分发挥档案管理的优势。针对这种情况，在档案资源安全性不受影响的前提下，需要积极拓展档案管理工作范围，在事业单位整体工作中逐步加入档案管理内容，引导其他部门积极参与进来，促使档案管理工作得到高质量的完成。此外，事业单位要对外部单位、企业成功的档案管理理念积极学习与吸收，不断创新自身理念。

2.创新档案管理机制

首先，设立档案资源收集中心。档案数据收集是档案管理的基础内容，不仅对后续档案资源的开发利用有着关键作用，还会影响到档案管理部门的发展。因此，就需要对档案资源收集中心进行设立，促使档案信息利用需求得到充分满足。特别是近些年来，信息技术的广泛应用，档案管理工作覆盖了更多的内容，显著提升了信息量。如果依然采取传统的收集方式，很多资料将会遭到遗漏，事业单位发展需求也得不到满足。因此，就需要通过档案资源收集中心的设立，有效收集、整合相关的信息资源。

其次，对单位档案管理制度体系大力完善。要结合事业单位的实际状况，制定匹配的管理制度体系。同时，对档案考核机制、工作目标等合理设置，这样可以有效调动档案管理人员的积极性，还能够更加有序的开展各项工作。事业单位要结合时代发展要求，对档案管理考核内容积极更新，以此来促进档案管理人员水平的提升。

3.创新档案管理服务模式

首先，要对网站管理服务功能进行完善。信息网络目前受到了事业单位广泛的重视，网站管理服务模式被应用到档案管理当中。但就目前来讲，缺乏足够完善的功能，如难以有效查询档案数据等。针对这种情况，就需要对网站管理服务功能进行完善，不仅要能够收集、处理信息数据，还能够充分利用这些信息，保证不同部门结合自身差异化的需求，获取到相应的内容。

其次，要逐步构建电子文档体系。相对于纸质材料，电子文档具有较大的优势。因此，档案管理工作实践中，工作人员需要在电子文档中录入档案信息，一一对应纸质档案，促使电子文档处理体系得到明确构建。通过电子文档体系的构建，能够对档案信息资源更加高效的管理，且将优质化的服务功能提供给有需求的用户，以此来延伸档案管理的服务能力。在这个过程中，需要明确认识到电子文档的安全问题较多，因此要对电子文档安全管理体系进行完善，保证档案资源的安全性。

再次，要大力扩展档案服务模式。过去档案服务内容比较单一，仅仅能够查询与管理档案，且漏洞较多，难以高效的利用档案资源。针对这种情况，需要积极创新档案服务模式，大力扩展档案管理能力，逐步丰富档案服务功能。要合理设计服务功能，将单位工作需求充分纳入考虑范围，以便保证相关部门及人员能够切实利用档案信息资源。档案信息服务过程中，要对档案信息、背景等资料进行明确，细致罗列档案资源内容，这样用户利用起来也更加的方便。此外，还需要充分重视远程管理功能的实现。新时代下，要积极拓展信息管理服务方式，充分应用远程管理功能，通过远程管理点的构建，更加科学的管理档案资源，更加顺畅的交流、利用档案资源。

最后，要对档案资料编辑体系逐步完善。很多事业单位档案管理人员没有充分重视档案资料的编辑工作，仅仅将基础信息编辑开展了下去，没有详细介绍如何利用这些档案资料。为适应新时代的要求，需要适当延伸档案信息编辑工作，科学整理各项数据，对有价值的信息进行汇总，优化档案编辑流程，促使档案资料编辑质量得到提升。

4.完善档案管理人员队伍建设

档案管理工作质量直接受到档案管理人员素质水平的影响，为进一步优化事业单位档案管理成效，需采取针对性的策略，大力构建档案管理人员队伍。

首先，要对档案管理人员的福利待遇进行改善。福利待遇与工资待遇存在着较大差异，其能够将事业单位的重视度给充分展现出來。通过改善档案管理人员的福利待遇，既可以吸引更多的优秀人才，又能够促使事业单位现有档案管理队伍得到稳定，将档案管理人员的积极性充分调动起来。如可对内部晋升制度、奖惩制度等进行完善，拓展档案管理人员的晋升渠道，给予相应的物质、精神奖励等等。

其次，要严格控制档案管理人才的选用环节。事业单位需将公正、公平的选人原则落实下去，全方位考察应聘人员的品质素养与专业技能，保证其能够以高度负责的态度开展各项工作。同时，为应对新时代档案管理的发展要求，事业单位还需要构建完善的技能培训、继续教育机制，丰富档案管理人员接受教育的机会，不断创新培训形式与内容，增强培训的针对性和实效性，帮助档案管理人员对自身知识结构及时革新，专业技能水平持续提升。在培训内容设计时，既需要涵盖档案管理方面的专业知识，又需要将信息技术应用能力等纳入培训范围，以便适应档案管理信息化工作要求。

5.推进档案管理信息化建设

通过档案管理信息化建设活动的开展，不仅能够优化档案管理效率，还可以显著提高档案服务质量。在具体实践中，首先要对档案信息化建设规范标准进行统一构建。事业单位需依据国家相关标准，将单位业务情况、发展特征等纳入考虑范围，对内部管理体系科学构建。在档案录入过程中，需结合管理标准统一标识、格式等诸多细节，同时增强档案管理软硬兼的标准化，从而保证可以高效共享档案数据。

其次，要将计算机、通信、大数据等各项先进技术综合运用起来。单位领导需充分认识到信息化建设对档案管理的促进作用，增加资金投入，完善信息化基础设施建设，涵盖扫描仪、计算机等诸多内容。通过应用这些先进设施设备，降低档案资料收集、储存以及分类的难度。同时，要大力培训档案管理人员，促使其能够熟练运用各种技术与设备，促使设备的使用周期得到延长，档案信息化建设成本得到降低。

最后，受内外在因素的影响，必然会有一定的安全隐患出现于档案管理信息化建设过程中，如不加以防范，容易泄露机密性的资料信息，不利于档案管理水平的提升。针对本种情况，要对安全防范机制科学构建，将身份识别、访问权限等技术科学应用过来，保证档案管理的信息安全。档案管理人员要经常维护档案管理系统，积极更新、升级防火墙、杀毒软件等安全保护软件，充分发挥其安全防范功能。同时，要注意除尘、除湿工作的开展，将专用防磁柜等配备过来，促使档案管理硬件设备的物理安全得到实现。此外，为提升涉密管理水平，需要求档案管理人员科学签订保密承诺书，档案信息公开之前，需由相关人员对所有内容进行保密审查，避免涉密信息遭到公开。

五、结语

综上所述，为更好的发挥档案管理工作职能，需要结合时代发展的要求，逐步创新与完善事业单位档案管理理念与方法。事业单位要结合自身情况，制定出针对性、特色化的档案管理制度体系，逐步拓展与延伸档案管理的内容与职能，加快档案管理信息化建设步伐，全面创新档案管理工作，促使档案资源的价值得到充分利用与发挥。

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