大数据环境下的档案信息服务创新

李红娟

摘 要：随着大数据（big data）被人们所熟知，人们生活正从信息时代转入数据时代，特别是档案信息需求变化，相比较传统的环境模式大数据背景下的信息服务创新备受关注。数据化的档案信息化管理要求深知档案用户信息特征，全面探索档案信息服务的最佳途径，只有在服务创新中找到积极应对措施，才能在新形势下得到迅速发展。档案部门应顺应时代数据发展形势，最大限度的满足数据时代下的客户信息需求，全面顺应数据信息时代的技术优势，积极拓宽档案信息服务渠道，在发展与创新中转变服务方式，实现档案信息服务的转型与创新，才能在新时代数据环境下得到长远发展。

关键词：大数据;信息服务;档案

大数据时代对档案信息服务也是一种冲击，其转变了档案信息服务的方法，对档案信息服务的途径和领域产生了巨大影响。未来档案信息服务能够在大数据背景下实现渠道的增多，逐步实现渠道的拓展，从思想观念出发积极应对才是未来发展的关键。大数据环境下的档案信息服务要站在信息技术优势的阵地上，逐渐拓宽信息渠道和创新服务方式，才能实现创新发展。

一、大数据背景下档案信息服务特征分析

1.档案信息数量递增

大数据环境背景下，信息化的数据逐渐递增，信息数量不断增加，档案信息服务的难度也逐渐加大。由于信息技术的发展，以及档案信息数量的递增，也使得档案信息数据的“变量”逐渐增多，尤其是档案信息服务技术的发展，其信息范围的扩展逐渐呈递增趋势，这对于档案信息服务来说难度加大。信息描述事物本身的特质，如果档案信息数量存在递增，抽样数据就不能准确描述事物，更不能接近于事物的本质，所以分析处理事务相关的信息，才能得到最准确的结论。由此可见，档案信息数量的递增给档案管理带来了一定的难度。

2.信息类型复杂多样

相比较传统的信息类型来看，新形势下的信息相比较传统结构化

的信息数据，其更具一定的时代性。传统信息类型多关注呈线性增长的信息化信息，一般大多为结构化的数据，其信息多具有普遍化和标准化。而随着信息技术的全面普及，信息开始出现了非结构化，大量非结构化的数据信息的存在，使得许多档案信息类型更加的不适用于非结构化数据，这对传统档案信息服务来说是一项艰巨的挑战。

3.信息处理速度加快

新形势下的信息技术发展，使得档案信息获取方式逐渐的增多，档案信息的产生、整序、加工都变得更加复杂和增多。相比较传统的途径模式，新形势下的信息数据服务速度更快，传播的途径逐渐增多，很多信息能够迅速的被大众所掌握，特别是信息传播以及处理的速度相比较传统模式更加的迅速。新形势下信息处理速度的加快，也给档案信息管理服务工作带来了艰巨的挑战。

二、大数据背景下档案信息服务面临的挑战和机遇

大数据时代的到来，不仅影响着社会发展的方方面面，对档案信息服务必然也是影响深远，这主要体现在两方面，一是面临挑战，二是会带来挑战。下面分别从这两方面加以分析。

1.大数据环境下档案信息服务面临的挑战

一是对于档案的传统管理观念和服务流程，面临前所未有的挑战。半自动化管理是传统档案管理最常见的模式，在大数据环境下，这种模式已经不能适应。二是在大数据环境下，档案保存形式有所变化，从以前的纸质档案，发展到了现在易于管理和查询的电子档案，管理形式也随之发生变化，不拘泥于单一的形式。三是档案人员必须提升自己的业务素质，才能使用当前的发展。因为大数据时代的档案信息非常庞杂，而且不同信息之间相互交融，管理所面临的问题也比较复杂，在这种情况下，档案人员必须加强学习，充实自身的知识，才能胜任大数据背景下的档案管理工作。

2.大数据环境下档案信息服务迎来的机遇

常言說得好，有挑战，就会有机遇。档案信息服务也不例外，在大数据环境下，档案信息化服务也迎来了前所未有的发展机遇。首先，大数据为档案信息服务带来了便捷，成本相较传统管理也大幅降低。利用大数据，管理人员可以缩短处理时间，效率也自然得到显著提升。同时，由于大数据背景下的档案信息服务实现了全域化管理，不需要大量的空间存储，自然也就节省了成本。其次，档案利用效率提高了，保存质量更是传统档案管理无法比拟的。大数据环境下，档案都存储于功能强大的数据库，这样档案管理就更加方便，简单，同时检索起来也不复杂，使档案的利用率大幅提升，人们可以按需检索，而不需要跑档案馆。大数据环境下的档案保存质量更高，不再面临纸质档案那样诸如腐蚀、虫蛀等问题，保存时间也更久。

三、档案信息服务管理现状分析

1.档案信息服务应用网络媒体创新不够

档案信息服务应符合信息的需要，全面把握信息资源的特点和优势，从信息行为为指引方向，注重信息服务的动态化管理目的，并将其作为具体的对象，才能全面做好档案信息服务工作。大数据时代下的网络技术的运用，使得人们的生活开始融入网络媒体，但是档案信息管理服务行业，却没有充分的运用新型的创新服务形式，没有普遍运用网络媒体进行信息数据传输，档案馆也没有充分的运用微信、微博等新型传播模式，导致档案信息服务的质量较差。

2.大数据发展使得档案信息管理难度加大

大数据时代的到来，使得档案数据呈现增长的趋势，档案管理机构相关管理职能不够全面落实，特别是不能符合递增式的数据化管理，这样也就给管理带来了一定的难度。现阶段档案数据信息服务更加的具体化，档案部门也充分使用“云”技术对档案信息进行存储，但还是无法满足档案存储困难问题。大数据实现了数据信息的分析和上传，但是缺乏一定的时效性，使得档案信息管理的难度更加的加大，从而影响服务质量。

3.档案信息安全性面临着挑战

大数据信息时代下的信息数据传输更快，信息安全管理更面临着挑战，未来开放式的档案信息标准更没有严格的定义，特别是一些精密性较高的档案信息数据容易被人们截取，这样机密性的档案信息就加大了管理的难度，档案信息安全性也面临着一定的挑战。答案信息的保密性以及安全性受到了一定的关注，特别是对于国家而言，国家的经济以及相关信息数据的泄露，都会给经济造成一定的影响。档案信息的安全性在某种程度上影响着档案信息的管理，档案信息的安全在某种程度上影响着档案信息服务效果。

4.档案管理工作人员的职业素养较低

在现代化社会中，档案管理部门在面临机会的同时也面临着一些难题，档案管理工作人员没有认识到档案管理的作用，没有注重提升自身的职业素养，工作思想陈旧，对于工作任务总是草草了事，进而时常出现错误。就现在的社会状况来看，档案管理工作人员只掌握基本的档案理论知识和专业技能是无法满足发展的需要的，各个方面的问题开始踊跃而出，而对于档案管理部门自身来讲也没有为员工提供一个能够提升自身专业素养的机会，很多的档案管理人员也没有对档案管理进行专门的学习，没有坚实的基本知识和丰富的相关工作经验，最终无法准确、及时的完成任务。

四、大数据背景下档案信息服务创新研究进展

从大数据角度来看，大数据作为一种结构化的数据模式，其融合了结构化、半结构化和非结构化数据，但却不能对数量大小进行定量性的描述，却在一种种类繁多、数量庞大的多样数据中进行信息的快速索取。大数据具有以下特点，如种类多、速度快、容量大、价值大，以上大数据的含义和特点决定了其具有“IT”架构，其将信息逐渐变革成由“T”（技术）转向“I”（信息），以形态多样且富有价值的数据为主体，借助一定的技术，来发展数据处理、深层次分析与价值挖掘等信息业务。

我国学者施永利从2012年开始引入大数据档案服务领域，积极分析了该模式下的档案服务，并指出数据挖掘时代下的档案服务必须顺应大数据形式，并积极提出档案资源数据挖掘及智能应对措施。近几年大数据背景下的档案信息服务研究逐渐增多，相关档案学案例逐渐的成为研究热点。信息化时代依托信息技术能够构建大数据流程，全面整合档案信息数据平台，只有更加精准的定位用户需求，全面进行数据分析和个性化智能优质推送服务，才能迎接档案管理和服务面临的挑战。大数据环境中的档案信息化管理，更要从服务理念，技术，人才队伍等方面进行全面的改革，改变传统模式并进行新型创新型的改革，只有形成新型的体系和框架，才能使得档案信息服务实现飞跃性的发展。

五、大数据背景下档案信息服务创新思路

1.整合档案数字资源，应用网络媒体技术

大数据背景下的档案信息服务，更要融合信息数字资源，应用网络媒体技术实现有序化的档案信息管理。档案信息服务应更加健康持续性发展，必须强化内部宏观调控，遵循政策规定的同时，注重合理规划并实现档案资源的全面整合。档案信息服务应以改革创新为核心，从社会公众需求为方向，实现宏观和微观的全面整合，全面实现电子化、数据化、现代化，注重积极的宏观调控和组织协调工作，特别是在新型网络技术的引领下，要积极构建网络信息资源管理机构，全面深层次的强化信息资源保障体系，才能实现档案信息资源的共建共享。

大数据背景下的档案数据信息资源要充分利用群体智慧共建策略，全面吸纳社会资金，实现新媒体技术的广泛宣传，充分利用新型的微博微信形式进行技术传播，才能全面优化和整合相关档案信息，充分发挥好档案信息的作用，才能推动该服务事业的发展。

2.运用现代科学技术，提升信息服务创新能力

大数据背景下的档案信息服务应运用现代科学技术，提升创新能力，并加强档案数据分析，实施数据分析的全面开发和利用，只有更加精准准确的满足社会公众需求，才能将档案信息服务的质量得到进一步提升。档案信息服务部门应加强与数据分析工具开发企业之间的密切合作，建立高度紧密的联系，实现具体问题具体分析，充分利用数据分析工具实现档案数据分析，使档案得到应有的价值，才能提高信息处理速度，提高信息管理效率。大数据技术拓展信息的检索，使得档案信息管理工作更加的便捷，特别是检索方式从传统单一转变为多元化的形式，使得信息检索服务更加的方便快捷。云技术是大数据时代的焦点，档案工作以及服务领域要发挥其技术优势，注重网络技术的全面引入，使之得到充分的优越性，才能便于客户利用档案信息进行优质化服务。云计算技术能够使得档案信息管理更加优化，管理上通过运用其强大的存储能力，实现数据信息的有效利用和充分的利用，尽可能避免信息堵塞的情况，及时满足公众需求，提高档案服务水平。

3.建立档案信息服务管理监管制度

大数据时代背景下的档案数据信息化服务，更需要服务管理监管制度予以约束，更需要数字化管理，实现信息化管理。信息安全管理人员应注重建立档案信息服务管理监管制度，从开放性和多样性的特点出发，从制度上约束才能确保档案管理的安全性。档案安全监管制度十分必要，需要档案管理人员做好相关工作，加大保护力度，只有从源头上加大监管力度和保护力度，逐步降低相关风险，尽可能的加强监管，才能实现数据信息的安全性。政府层面应加强相关档案信息安全监管，加大信息服务安全监管力度，注重筹集资金，建立安全保密管理系统才是促进档案信息管理服务质量提升的关键。

4.开发档案数据资源，全面拓展服务渠道

大数据信息时代下的信息需求日益多样化，信息服务质量要求也越来越高，因此需要档案信息管理人员注重档案数据资源的开发，并注重全面拓展服务渠道，从各项事业服务增多的层面，积极拓展相关服务渠道，全面提升用户信息的便捷性，开展特色的档案信息服务渠道，如创办服务实体、开展档案产业、开展特色档案信息产品，开展电子商务，通过创新档案服务手段以促进服务水平。档案信息管理服务更要注重档案信息系统，建立档案信息资源共享才能实现信息服务的科学性、合理性、系统性。

5.提高档案管理工作人员的专业素养

为了使档案管理工作的品质，就必须提升档案管理工作人员的专业素养，明确把档案管理工作进行分配，提升档案管理工作人员的工作品质，从而创建一个高效率的档案管理团队。假如档案管理过程中出现的调动情况，应该从大体上保障档案管理工作部门的整体实力进行人员的调动，并且还要时常为档案管理工作人员提供一些学习的机会，比如邀请专业人士进行演讲、举办一些培训活动等，进而使档案管理工作人员提升自身对档案管理的了解和认识，使档案管理工作人员在培训活动中有所收获，在工作中能够端正态度，认真的对待自己的工作，进而最终提升自身的职业素养，提升工作品质，为档案管理的发展进步贡献一份力量。

六、结束语

综上所述，大数据背景下的档案信息管理服务工作更要注重创新形式的融入，全面融入档案信息用户需求，全面融入多媒体形式的现代化手段，强化档案部门高效率、高质量的档案信息服务，才能顺应时代的发展并迎接时代的新的挑战。大数据形式的时代对于档案信息服务来说是机遇也是挑战，相关管理人员应抓住重大机遇，全面掌握信息需求，遵循档案资源管理的规律，实现智能化、高价值的信息服务才能顺应时代的发展。

参考文献：

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（作者单位：招商局重工（深圳）有限公司）