新冠肺炎疫情背景下医院档案管理的SWOT分析

欧秋琦

摘 要：在新冠肺炎疫情时期，医院档案管理工作面对着不同的外部环境，对醫院档案管理工作也提出了更高的要求。本文运用 SWOT分析，提出在新冠肺炎疫情背景下，医院档案管理的优势、劣势、机遇与威胁，进而进行结论分析并选择合适的战略措施，即以 SO战略为主，其他战略为辅的发展战略。

关键词：新冠肺炎;医院档案管理;SWOT分析

2019年12月以来，举国上下正在进行一场阻击新型冠状病毒感染的肺炎（ Novel Cronavirus Po neu- monia，NCP）疫情的攻坚战，新冠肺炎对全球公共卫生存在巨大威胁。 2020年3月以来，疫情在全球范围内进一步扩散，3月11日，由于中国境外新冠肺炎疫情不断蔓延，世界卫生组织宣布认定新冠肺炎为“全球大流行”。

在这一特殊时期，医院档案管理面临着不同的外部环境，这对医院档案管理提出了更高的要求。 作为医院档案管理人员更需要意识到新冠肺炎疫情带来的机遇与挑战，运用科学的管理模式进行探讨，本文运用 SWOT分析法对发展管理现状进行分析，为医院档案管理选择适合的发展战略，提出相应的发展路径与发展思路，进而可以优化工作流程，提升医院管理水平。

一、医院档案管理SWOT分析

本文根据医院所处的内外部环境，探讨在新冠肺炎疫情背景下医院档案管理所处的优劣势、机会与威胁，并将这四个因素进行分析匹配提供战略选择与措施。

1. S：内部优势

电子档案管理基本完善。在新冠肺炎疫情背景下，纸质档案的流转增加了病源传播的风险，传统的医院档案活动对纸质档案的依赖程度高，对于防范新冠疫情的要求，医院档案管理人员开始积极对档案进行电子化管理，电子化管理能够避免出现传统纸质档案管理过程中的档案损坏现象，在文件归档、分类整理和检索等方面也体现了较大的优势。

能为卫生政策提供依据。医院电子档案包括了医院的各类档案，比如其中的医疗档案能准确记载历史性疫情的病例，能够真实地反映疫情发展实况，是卫生政策制定和防控的第一手资料，为管理部门制定政策提供了参考依据，从而提高医院自身的应急防控能力。

有助于对新冠病例的筛查。疑似病例筛查对象所可能涉及的各类人员，包括门诊患者、住院患者、医院工作人员、探视人员等，收集、整理和归纳于电子档案系统中。医院结合电子档案并根据自身的实际情况，制定科学的筛查流程，确保疑似病例早发现、早治疗。

2. W：内部劣势

对档案管理缺乏创新力。新冠肺炎疫情背景下，档案管理模式受限制，需要实现档案管理体制的改革和创新，尤其需要将现代化档案管理制度应用到现实档案管理中去。但是现在大多数医院对档案管理缺乏创新力，缺乏档案管理意识，比较难接纳新鲜事物。疫情是突发而紧急的，想要短时间立即改变医院档案管理现状较为困难。

管理信息系统配备不足。新冠疫情期间，对信息化管理程度要求较高，传统的纸质档案管理模式已跟不上信息化程度的要求，现阶段，医院电子病历档案应用并不十分广泛，大多数医院信息系统功能只是简单扩充，各系统之间兼容性较差，数据资源无法相互共享。

医院对于基础设施建设的投入不够，医院档案管理信息系统配备跟不上需求，直接导致医院档案管理的服务水平受限。

档案管理系统的人才储备不足。新冠肺炎的突发，使得医院的工作重心偏向于疫情的防控和治疗上，缺少对档案管理系统持续稳定运行的支撑。临时调用的档案工作人员缺乏信息化素养，档案管理是一种很现代化的管理方式，临时档案管理工作者大多对现代办公接触太少。档案管理系统的研发和维护上，更是需要软件开发工程师才能担任，而在新冠疫情下，医院更是很难引进这方面的人才。医院等医疗单位也未能及时对在岗人员进行针对性的培训。

3. O：外部机会

对医院智能化的高要求。在新冠肺炎疫情背景下，医疗卫生事业的发展被赋予了更深层次的意义和更智能化的特征，医疗系统中的互联网医院、线上咨询平台、远程医疗等等迅猛发展，同时也给医院档案管理工作带来了全新的机遇。医院档案管理活动可以看作是医院发展和建设过程中相对封闭的管理活动，随着信息化时代的来临，医院档案管理活动开始具有更高的共享特征，并开始逐步推行信息化管理模式。新冠肺炎疫情发展本身也给医院档案管理带来了机遇。

医院网络建设趋于完善。档案管理可以使我们能够准确地记录医院各项业务的信息，并向医院提供各种数据，为良好的效益和效率打下根基。在医院运行管理过程中，产生的人事档案、医疗档案、行政档案等等很多，传统的手工档案很难有效地管理复杂和不断变化的信息，因此医院档案管理的信息化已成为一种普遍趋势，依托医院网络建设的档案信息化管理应运而生。医院越发重视档案管理。医患事故不仅影响我国医疗卫生事业的发展，还给医院带来不良的社会影响，甚至引起法律诉讼。在医疗纠纷中的司法机关判决阶段，医院可向司法机关提供患者的医疗档案等相关材，有助于司法机关了解案件的真实情况，维护医院的合法权益。

4. T外部威胁：

信息化耗费的成本较高。要想做好信息化管理，则需要投入大量的资金，对很多医院来说，这是一笔很大的费用。其次提高了效率利润不一定增加，医院管理者需要对成本与效益进行进一步分析，承担着一定的风险。

信息化有信息安全问题。信息化的同时，给医院档案管理带来高效率和便捷性，但是也会因为互联网同时有共享性、匿名性和开放性的特征，给档案管理工作带来信息安全问题，有可能导致网络安全遭到威胁，医院或个人档案信息泄露或丢失，影响医院未来工作的开展，重者给医院带来重大的损失。

档案管理缺乏全国统一标准。当前，各医院的档案管理系统具有接口和数据格式高度定制化的特点，各个医院之间数据很难实现完全互通。这导致各类档案很难统一归档，很难供后期检索、加工和利用。从而导致档案管理工作者只为满足本院工作而放弃对档案管理系统的优化和升级，增加档案管理工作质量停滞不前的可能。在新冠疫情期间，患者档案数据不通用，会增加档案管理的成本，降低疫情防控的工作效率。

二、分析结论

1. SO战略（增长型战略）：

继续优化改进电子档案。对医院档案管理而言医院网络建设的完善成为了医院档案管理优化的先决条件，医院应该充分把握这一优势，并把握现阶段对医院智能化的迫切需求，优化医院档案管理，努力在内部构建出一个高水平的本地信息共享网络，继续优化改进电子档案。

对疫情档案进行收集整理。疫情期间，医院作为抗击疫情的主阵地，掌握着很多关键的资料，例如患者的发病治疗等基本信息，医院预检分诊的相关流程，医院院内感染控制的相关政策与文件，上级下发的有关规定与要求，都在医院这个层面集中体现，这时候我们需要主动收集特殊时期的档案相关资料，并进行归档整理，及时汇编，为疫情防控工作提供有力的保障。

引进国内外先进的云计算技术。近年来，云计算技术发展迅速，云计算给档案管理的发展带来契机。云平台具有快捷的数据处理等特点，在档案管理工作中，我们需要处理大量复杂的档案，处理的工作按模式又分为可视化的和数据化的。传统计算机难以胜任这些工作，或者无法实现稳定运行，而云计算技术则可以满足这一需求。这样一来，在疫情期间，即便是在人员调动不足的情况下，档案管理工作也做到稳定运行，还可以节省人力资源成本，提高疫情防控的效率。

2. WO战略（扭转型战略）：

提高管理者档案管理意识。每次发生重大疫情都是不以人的意志而产生的，在这个新形势下，我们必须扭转观念，培养自己的大局意识，认清现阶段的形式，当务之急是做好疫情防控档案的收集工作，最好的方法是利用信息化与现代档案管理的理论进行工作，所以档案管理者的管理意识必须提高，提高自身的创新能力。

开发档案信息管理系统。对档案管理而言虽然在医院档案管理过程中会面临诸多问题，这些问题也是短期内医院要解决的主要矛盾，而且医院也要充分利用新冠肺炎疫情对医院档案管理优化的需求的机遇，不断解决相关矛盾，优化管理方法和信息技术，为医院档案管理提供更有力的环境。每一个行业对档案管理系统的要求都不一样，那么投入资金开发适合医院自己的档案管理系统显得尤为重要。

增加档案管理的人才储备。一是引进开发和维护档案管理系统的高端人才，提高系统的稳定性;二是提高档案管理工作者专业素养，对在岗工作人员进行系统培训，使其能够符合档案管理系统工作的要求。还要对在岗工作人员定期考核，避免工作中出现差错和失误，进而推进档案管理的信息化和系统稳定性。

3. ST战略（进攻型战略）：

制定网络安全应急预案。对医院档案管理而言，应加强档案数据安全管理，分析共同的数据安全问题，不断完善安全防护体系，制定一套完善的信息泄露应急预案，例如做好数据备份，引进加密技术，时刻创造存储环境的安全性，同时作为医院档案管理人员，应当具备强烈的安全防护意识。

充分利用网络媒体渠道。在疫情防控期间，国家为了避免人员交叉感染，开展了各类先上服务，通过微信公众号、小程序、收集APP等网络媒体渠道进行各种宣传、活动与业务办理等等，那么医院档案管理也可运用网络媒体渠道为院内提供各种服务，实现信息共享，从而运用档案给职工传播疫情防控相关信息，提高医院档案管理在医院的重要地位。

规范档案管理系统数据的标准格式。在疫情期间，统一患者的医疗档案，尤其是规范档案管理系统导出的数据格式，做到无需再加工或数据清理即可使用。进一步提高疫情期间的工作效率。

4. WT战略（防御型战略）：

加大档案管理资金投入。转变传统档案管理理念以及加大资金投入，在档案资源管理过程中，为了实现档案资源更加充分地开发和利用，要求相关工作人员转变传统思想观念，加强对档案管理资金投入，使得基础设施进一步完善。同时应配备相应的档案管理信息系统，优化医院档案管理模式。

信息化成本与效益分析。医院档案管理信息化是医院信息化的重要内容，医院档案信息化管理的成本和效益控制直接影响到信息化建设的成效，医院信息化成本与效益都可分为显性与隐性，那么我们需要做的是对医院信息化成本与效益进行有效分析的基础上，降低成本，提高效益。

配备专业的档案管理工作人员。基于现代化、信息化的档案管理工作，其工作人员需具备专业的系统维护和档案技能。在疫情期间，一是通过临时调动具备工作条件、掌握现代化办公技能的工作人员，加以培训，使其能够胜任档案管理的工作;二是积极培训传统档案管理在岗人员，使他们提升认知，转变观念，积极拥抱档案管理工作，进一步保证档案管理工作的普及。根据以上分析，新冠疫情背景下医院档案管理自身有很大的优势和发展机遇，同时也存在劣势并且面临着威胁。根据对医院档案管理目前的SWOT分析，提出四类备选战略方案（见图1：新冠肺炎疫情背景下医院档案管理SWOT矩阵分析），通过分析，我们得出现阶段医院档案管理自身的优势大于劣势，面临的机遇大于威胁，所以采用SO战略（增长型）为主，其他战略为辅的发展战略。

三、结语

档案管理工作是医院综合实力的集中体现，做好医院档案的管理，加强档案管理有助于证明合法合规、完善监督控制、提升信息质量、加强信息交流。因此，要多渠道加强医院档案管理，全面推进医疗体系协调发展。新冠肺炎疫情给档案管理带来了发展机遇，也带来了安全与监管方面的诸多挑战，因此，必须充分利用档案管理自身的优势，削弱其劣势，抓住发展机遇，迎接挑战，提出相应的解决策略，使档案管理能够更好地发展。医院档案管理信息化也处于不断探索阶段，规模性的应用还面临着很多技术难题和监管困境，随着时代的发展和技术的进步，医院档案管理方法和信息技术将不断完善。

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（作者单位：广西医科大学第一附属医院）