提高文书档案年度整理归档质量的意义及对策探微

2020-06-22曾霞

兰台内外 2020年11期

曾霞

摘要：文书档案年度整理归档工作是档案管理工作中的重要构成部分，该项工作最终形成的档案材料对单位体系运作有着至关重要的意义。基于此，笔者通过查阅文献，总结自身多年工作经验，在下文中首先阐述了档案年度整理归档工作的现实意义，然后提出了几点提高文书档案年度整理归档质量的对策。

关键词：文书档案;年度归档;档案管理

在一个体系运作的过程中，必然会因研发、业务活动、经营活动、管理活动的开展，产生诸多文书档案。如医院在运作过程中，就会形成大量的科研资料、病案资料、基建资料等。这些资料客观记录了医院的运作，同时对医院未来的发展有着重要的指导意义。文书档案年度整理归档是一项基本工作，但该项工作的质量却直接反映出了一个单位档案管理工作水准，对单位管理决策、发展决策的制定以及未来档案利用工作都有着重要影响。

一、文书档案整理质量提升的现实意义

文书档案整理工作就是根据一定的方法、原则，将碎片化、分散化的档案资料系统的整合起来，以便于未来的管理以及应用。广义层面上的文书档案整理工作，涵盖对档案的分类、检定、考证、编纂、立卷、编制等等。长久以来，在各个单位中，文书档案的整理都有着至关重要的作用，它是单位业务活动、档案管理活动之间的重要纽带，同时又为档案的统计、利用工作的开展奠定了基础。上世纪八十年代，我国《档案分类法》的出台，明确了文书档案整理工作的主要内容，对业界造成了一定的冲击，迄今为止《中国档案分类法》仍旧是各大单位档案年度整理归档工作开展的重要理论依据，但是其中却没有具体明确年度整理归档内容，所以在业界，广大从业者又提出了“信息分类整理”、“实体分类整理”两个概念。

“实体分类整理”不仅仅是指传统意义上纸质档案的分类整理，其中也包括了電子文档的分类整理，从客观的角度来看，一个体系在运作过程中所产生的信息、数据是碎片化的，只有通过整理之后才能够反应出其真正的价值，以便于使用者能够更好的应用这些信息。这种分类整理并不指简单的整合数据，而是要将其有机的结合为一个系统，让其按照一定的结构以及顺序排列，从而才能够发挥出整体的功能。由此可见，“构建文书档案之间的系统性联系”就是文书档案年度整理归档的重要目的之一，而其作用就是提高文书档案的参考价值、可用价值。在业界，档案整理的方法、原则其实已经相对比较成熟，自上世纪法国提出登记室理论开始，“事由理论”就逐步完善发展，如今该理论仍旧受业界人士的广泛认同，我国所推行的“全宗理论”也是建立在“事由理论”之上的。

“信息分类整理”其中的“信息”主要是指实体档案中包含的信息，一般体现为以下三种形式：①档案内容信息，是文书档案制作者意图的直观体现;②档案形式信息，如文书档案的格式、文书档案排列顺序以及结构体现出来的信息;③文书档案的载体，如文献、字迹、符号、硬盘等等。因此，“信息分类整理”实质上就是对上述三种信息进行组织、整理。在传统的纸质文书时代，档案信息分类整理多为对检索目录的整理、全引目录的整理、案卷目录的整理等，同时还要实现对名称、主题、文号的分类整理，而在电子档案管理时代，文书档案整理需要考虑到文件本身所包含的信息以及文件的各项特征，实现对这些特征的整合、排序，从而让这些文书档案能够通过多种途径实现有效检索。所以，年度文书档案“信息分类整理”既能够反映出文书档案之间的历史性联系，同时也能够反映出其逻辑性联系。

二、文书档案年度整理归档工作现存问题

据统计，截止2018年年底，我国各级档案行政管理部门和综合档案馆共有专职人员46412人，其中，中央级653人，省（区、市）级3511人，副省级978人，地（市、州、盟）级9598人，县（区、旗、市）级31672人。在这些专职人员中，50岁及以上的有14495人，占31.2%;35-49岁的有24012人，占51.8%，整体年龄结构偏大，工作质量也有待进一步提升。从相关规范制度来看，《归档文件整理规则》时至今日已经在我国施行了十余年时间，各地文书档案立卷改革工作基本形成了一个完善的工作体系，但是在实践中仍旧存在操作方面的问题，具体表现为：

一是在文档资料收集方面，应归档的文件资料不完善。收集是档案业务工作中的一个重要环节，也是工作难度较大的环节，要求准确、准时、完整的收集相关收文、发文、内部文件，但是“工作文件广泛分散在各单位”的情况较为普遍，以一般人事劳资、财务资料、党工团资料为例，这些资料往往分散在各个部门以及个人手中，收集效率较低，归档工作人员也难以把控资料收集质量以及效率。同时，多数归档工作人员对“事由原则”缺乏足够的认识，资料收集工作的开展缺乏条理。

二是部分归档工作人员对档案资料单位缺乏足够认识，尤其是在“件”的确定方面，工作人员对“件”的概念认识较为模糊，最为常见的情况是“工作人员将同一事由的相关资料文档作为一件，比如一次会议、一次通知、一次领导讲话”等事由相关资料归纳为一件，而非根据资料类型以及具体内涵进行划分。

三是目前各个单位已经基本实现了文档信息化管理，许多电子文档都按照时间顺序在计算机中自动排列，归档工作人员因此出现了忽视事由、混淆事由等严重错误。客观而言，在“事由原则”的约束下，一个事由即一个具体要素或者指代一个紧密的工作过程，形成的文件应该进行统一整理然后进行细分，在信息化管理软件中则要将其关联起来，但现如今却普遍存在：同一事由相关文件关联词不统一，信息化管理系统中输入关键词不能有效排列相关文件;信息化软件事由栏中为同一关键词，无法有效区分事由，档案资料混乱;信息化软件无法有效界定事由，比如将先进表彰、干部任免等人事调动资料作为一个个事由。在信息化软件中，文档形成时会自动生成相应的关联数据，所以归档工作的规范程度在一定程度上取决于此前信息化软件编写的规范程度，归档工作以及相关文档资料必须要和实体相对应，否则部分资料文档将会变为死档。但是我国诸多公立医院在这方面却欠缺规范性，比如信息化软件逻辑编写不规范，同一事由相关资料文档排列无序等等。

三、提高文书档案年度整理归档质量的对策

1.统一文书档案年度整理归档标准

如上文所述，我国所推行的“全宗原则”是“事由原则”的基础，这就可以看出，文书档案的年度整理相关理论本身就存在一定的一致性。但是笔者认为，“全宗原则”可上升为文书档案整理的基本原则，它在文书档案年度整理归档方面，比之于“事由原则”、“来源原则”有着更高的适用性。全宗原则在文书档案年度整理工作中，强调了两点内容：①全宗原则强调档案实体整理的第一分类单元是“全宗”，尽管不同单位全宗的形式或者依据有所不同，如事由全宗、类目全宗、汇集全宗、独立全宗等等，但是它们都是以“全宗”为基础的组织形式进行保管以及整理的;②体系内部所有文书档案全宗划分标准必须要保持一致，如联合全宗、类目全宗的划分标准就必须有一个“共同形成者”。在我国推行的《中国档案分类法》中，对类目全宗的划分标准进行了明确，但是以全宗理论为基础，可将类目全宗认定为“类全宗”，它指导文书档案年度整理归档工作，将所有文书档案构成不同的分类保管单元。而许多从业者所应用的事由划分法，则是以“事由”作为整理归档的基础。以目前业界的统一观念，类全宗并不能够和全宗原则实现统一，它只是全宗原则下的一种整理形式。因此，在标准一致的要求下，一个体系内绝不能设置多个整理方式，如同一个体系内同时设置专业档案全宗、文书档案全宗、医疗技术全宗是不合理的，同时也不能够在某个事由全宗下再增设某个子事由全宗等等。

2.提高文书档案整理归档人员素质

目前，许多单位都已经应用了文档一体化管理软件，文件可根据时间或者其他因素实现自动排列，但是在文书档案整理归档的过程中，工作人员却缺少对文书档案整理原则的认识，混淆事由、混淆全宗的情况时有发生，具体体现为：①同一个事由文件在整理归档的过程中，未输入统一的有关事由的关键词，导致相关事由无法建立起有效联系;②在整理归档的过程中，所有文书档案的事由关键词都为一个词，导致无法通过事由来检索文件，导致文书档案排序混乱;③将本身没有内在联系的文书档案统一为一个事由，比如将科室管理人员任免、党务工作、先进表彰等等不同的事由作为一个事由进行整理归档;④如今，文书档案的整理归类已经可以利用计算机实现自动化生成，其规范程度高于此前人工归档时期，归档文件的各项因素必须要能够实现一一对应，不然就会出现死档等问题。但是部分單位因人员素质、专业水准方面的问题，在栏目填写上不够规范，如会议资料和相关的事由材料虽然实现了集中整合，但没有根据“全宗原则”进行逐渐编目，其中的责任者填写前后不统一、不规范，这些问题对文书档案有效整理归档有着极其严重的影响。而文书档案一旦整理、归档完成，难以实现有效的纠错，后期更改繁琐。对此，笔者认为，可通过提高工作人员素质来解决相关问题。

目前，业界内许多人员对各项原则的认识只停留在表面上，同时部分工作人员死守传统的档案整理归档观念，以至于在工作中出现了上述问题。首先，单位必须让文书档案整理、归档工作人员认识到文书档案管理工作的重要性，认识到文书档案年度整理归档的重要性;其次，要通过长期的培训、教育，让其掌握文书档案年度整理归档的方法，让其在培训过程中吃透相关理论，引导其树立“长期学习”的意识;再次，文书档案整理归档工作人员要在实际工作中自觉的更新相关知识，自觉履行新的工作标准，主动跟随档案工作发展步伐，切忌固守陈旧的工作方法、思想观念;最后，需要进一步提高档案整理归档工作人员的责任心，让其在工作中主动的去分析问题、探索问题的解决方法，认真对待文书档案材料的收集工作，切忌其他工作人员交多少资料最终就整理多少资料，而是要在日常工作中根据归档工作范围主动搜集资料，以最大限度保证文书档案资料的完善性。

3.加强文书档案整理归档监督指导

文书档案整理归档监督指导对于体系内文书档案整理归档工作的开展有着重要意义，对于目前多数医院来说，需要设置一个统一的指导人员：一是在监督指导方面要坚持一个标准，上级行政管理部门出台的每一项规定，都必须要全面贯彻落实，积极掌握，把控其中的业务知识要点。针对拿捏不准或者存在疑惑的问题，要结合实际工作，通过和一线工作人员的商榷解决，统一工作人员的思想、方法，在做到不违背“全宗原则、事由原则”的基础上，优化工作规程;二是要加强对名录的审阅，将归档文件目录作为实现有效监督指导的切入点，通过总结名录中存在的问题，找到相关解决方法，以保证文书档案整理归档的合理性;三是要进一步加强对文书档案归档范围的审查，重点检查文书档案整理归档的完善性，同时查看文书档案资料是否符合规则需求;四是要针对目前已经出现的问题，编制文书档案整理归档标准，对工作中的操作进行完善、规范，以图文并茂的方式进行详尽讲解，避免工作人员在文书档案整理归档的过程中反复出差错。

另外，应倡导将“风险控制”作为提高归档工作水平的导向内容，文件归档工作面对的风险主要是指实现档案业务目标的相关障碍，归档工作人员需要客观认识到影响归档工作质量、导致工作出错的相关因素，擅于总结归纳相关风险要素，形成完善且符合单位资料管理工作要求的风险特征数据库，以便于在工作前后适时评估工作质量，有效规避风险。比如，根据事由大小、资料档案级别高度、资料档案领导重视程度、内部结构稳定程度、档案收集工作质量等。笔者建议，在条件允许的情况下，实现信息化风险控制，创建小型风险特征数据库，归档工作人员以此为基础便可判定各个工作项目的具体风险数值。值得注意的是，风险特征的识别应由经验丰富的档案管理工作人员任责，如此才可确保风险特征因素的准确性、有效性。

四、结束语

综上所述，文书档案年度整理归档是对一个体系一年来的工作总结，它能够将体系在一年内运作所产生的内容以量化、数据化的形式体现出来，从而为体系的运作、决策、发展提供可靠的理论支撑。但是，文书档案年度整理归档工作并不只是简单的将文书档案搜集起来，该项工作需要注意文书档案材料之间的相互关联，有效归集，保证档案资料的可利用性以及易用性。广大从业者对这一点务必要有足够的认识，在实际工作中加强对相关理论原则的探究，并结合实际情况不断完善。

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