事业单位档案工作中的人性化管理

宁宇

【摘要】在人性化管理的实践层面需要发挥我国社会制度的优越性，并以提升档案部门职工的劳动主体地位为主线，激发起他们的工作首创精神。具体的实施策略包括：针对档案工作的重要性加强舆论宣传;设置档案信息员岗位，增进部门间沟通;优化档案部门科室结构，培育团队精神;开展岗位调研，调适岗位绩效考核目标;多部门联动，助力档案迎检工作的开展。

【关键词】事业单位;档案工作;人性化管理

在事业单位分类改革的大背景下，需要不断重视档案工作的价值。作为档案工作价值创造者的档案部门职工，管理者需要对他们实施人性化管理去激发职工的工作创新意识，并在创新意识的驱动下使档案工作适应事业单位分类改革的需要。就人性化管理的理论体系而言，梅奥所做的霍桑试验拉开了研究人性化管理的序幕，以马斯洛为代表的管理心理学家构建起了“需求层次理论”“双因素理论”等，都为人性化管理提供了分析框架。

一、制约人性化管理的因素分析

（一）主观因素分析。1.管理层的重视程度不够。作为向社会提供公益性专业技术服务的组织，管理层历来重视专业技术部门的发展，进而在资源投入上倾向于专业技术人员，这就使得档案部门职工缺少足够的激励资源投入。另外，事业单位所固有的科层结构也使得管理层与档案部门职工之间缺乏有效的直接沟通机制，极易导致档案部门职工在工作中的负面情绪不断积累。2.部门间的理解程度不够。事业单位的档案可分为：文书档案、人事档案、图情档案、科研技术档案、财务信息档案等，其中人事檔案、图情档案、科研技术档案一般归口到职能部门专门管理，而文书档案则由档案部门统一管理。由于文书档案类别繁杂，且档案归集需要得到各职能部门的配合，但因受到部门职能化壁垒的影响而容易产生部门间的理解程度不够，最终导致档案部门职工在工作时常出现焦燥的心理。3.部门内的协作意识不够。事业单位的科层结构一直延伸到部门内部，这就使得档案部门内部也存在着一定程度的职能壁垒，在职能壁垒的影响下使得各科室职工间的协作意识不够。协作意识决定着职工间的人际交往行为，由于缺乏充分的协作意识而极易使部门工作氛围陷入紧张和冷漠的境地，最终产生非人性化的工作环境。

（二）客观因素分析。1.岗位绩效考核压力较大。就专业技术大类而言，档案部门职工仍属于专业技术人员范畴，所以他们同样面临着年度科研任务考核目标、年度培训任务考核目标等。这些考核目标具有存在的合理性，因为这些考核目标与专业技术岗位相匹配。但针对档案部门职工目前的工作现状而言，这些考核目标又显得“不合时宜”。在繁杂的档案管理工作中难以有时间去思考科研问题，在培训项目向主营业务部门倾斜的情况下，档案部门职工能够获得培训的机会相对较少。2.档案资源开发任务繁重。随着档案信息化管理成为常态，借助信息化技术对档案资源进行开发日益成为档案部门职工的工作任务。档案资源开发属于系统工程，需要以档案标准化管理为前提，而实现档案标准化管理目标需各业务部门自觉去遵守档案汇总、归集的标准化要求。然而，在部门间缺乏理解的情况下，以及在业务部门缺乏对档案标准化认知的情形下，必然会增大档案部门职工的后期工作强度。3.迎检任务工作压力较大。事业单位作为体制内单位，时常面对主管部门的工作视察。工作视察的一项规定动作便是检查档案资料管理情况，并对档案资料的内容进行抽查。此时，档案部门职工则面临着较大的工作压力。在事业单位部门职能化管理模式下，完成迎检任务似乎成为了档案部门职工自己的事情，在缺乏部门间协作和帮扶的情况下，使档案部门职工陷入非人性化的工作环境之中。

二、人性化管理的模式

（一）针对档案工作的重要性加强舆论宣传。对档案部门职工实施人性化管理，首先需要提高他们的劳动主体地位。事业单位因自身主营业务特征使然，往往将专业技术辅助部门置于较为边缘的地位。因此，当前管理层需针对档案工作的重要性加强舆论宣传。舆论宣传工作应从上至下展开：第一步，管理层应对档案工作的重要性达成共识，并对档案工作的开展制订包括职工队伍建设在内的5年实施计划，这样就在制度层面确保职工劳动主体地位提升。第二步，在党委牵头下需对各职能部门的负责人开展重视档案工作的思想教育，并要求各部门设立兼职档案信息员岗位。第三步，加强档案部门职工与各部门之间的联系，以业务往来、职工联谊等形式加深彼此的了解。

（二）设置档案信息员岗位，增进部门间沟通。在党委人事制度保障下，各业务部门需设置档案信息员岗位，并选派党员职工作为兼职档案信息员。为了增进各业务部门对档案部门工作的理解，需定期开展人员之间的业务交流活动。档案信息员与档案部门之间建立多形式的点对点联系，线下按月末定期召开档案信息员联席会议，在会议中档案部门对各部门本月的档案归集工作进行总结，并针对普遍存在的问题给予点评和对策讲解。在线上应保持档案信息员与档案部门职工之间的时时互动，在工作群中，档案部门职工可以发布近期需要开展的档案归集事项，并询问档案信息员在完成任务时所面临的挑战。若是在线技术辅助不足以解决档案信息员的工作挑战，则可以线下到相应业务部门实地指导档案归集工作。

（三）优化档案部门科室结构，培育团队精神。部分事业单位档案部门存在这样的现象，即职工根据自己所从事的档案管理任务分设科室，进而形成“一人一科室”的状态。为了打破档案部门内部的职能壁垒，则需要优化档案部门的科室结构培育职工的团队精神。本文建议，可以按档案工作流程分设三大岗位模块：档案收集和信息化岗位、档案归类整理岗位、档案资源利用岗位。这样一来，就形成了以工作流程为导向的各岗位之间的协作机制。在日常工作中，档案部门负责人应根据各岗位的工作任务数量和工作强度，灵活调配各岗位职工参与下游或上游的工作任务。

（四）开展岗位调研，调适岗位绩效考核目标。对档案部门职工的岗位绩效考核问题，需要通过开展岗位调研和广泛听取档案部门职工的意见去调适考核目标。可以保留科研成果考核和学习培训考核这两大模块，但在具体的指标设计上应区别于主营业务中的专业技术岗位。同时，科研成果的形式也可以采取多样化的形式，如将档案工作模式创新成果纳入科研成果体系之中，也可以将优化档案工作流程的调研报告纳入科研成果体系之中。不难发现，通过丰富科研成果的表现形式，能激励档案部门职工思考工作中的创新点和流程优化的切入点。由于上述工作需要在团队成员的配合下展开，所以可以团队为单位给予科研绩效总分，然后由团队负责人根据成员的贡献大小对绩效总分进行分解。

（五）多部门联动，助力档案迎检工作的开展。需要分解档案部门职工在迎检工作中的压力，所以需建立多部门联动机制。人事档案、图情档案、财务信息档案一般采取归口管理，但在迎检工作中往往也被抽检。因此，首先上述归口部门与档案部门之间应形成联动机制。这需在党委的牵头下实现。与此同时，党委办公室、行政办公室等部门也应与档案部门建立联动机制，具体的实施办法为：通过档案信息化管理平台向办公室部门寻求电子档案信息，以解决档案部门现有的档案资料缺损问题。

三、小结

作为档案工作价值创造者的档案部门职工，管理者需要对他们实施人性化管理，激发起这些职工的工作创新意识。

【参考文献】

[1]王玉.浅析事业单位档案工作中的人性化管理[J].办公室业务，2019（18）.

[2]姜庆红.浅析事业单位档案工作中的人性化管理方法[J].人才资源开发，2018（24）.