浅析办公室文书档案管理工作

赵雅博

【摘要】办公室文书档案是每一个单位档案管理工作中的重中之重。办公室文书档案的收集、分类、归档和管理都是极其重要的。本文就办公室文书档案管理工作展开浅显的论述，分析文书档案管理的重要性和存在问题，并提出相对可行的改进策略。

【关键词】办公室;文书档案;档案管理;重要性;问题;策略

随着社会的不断进步和发展，单位对办公室文书档案的管理工作相当重视，文书档案的收集、整理与归档，不能随便找一个工作人员去管理，而是需要专业的档案管理工作人员来从事这份汇集技术性与服务性为一体的工作，保证文书档案的完整性与安全性，不断提高文书档案管理的质量，最大限度提高单位工作人员的工作效率。

一、办公室文书档案管理的重要性

办公室是一个单位的重要组成部分，对于办公室文书档案的管理，单位领导要给予重视。文书档案的收集、整理、分类、归档、利用等这些都是档案管理过程中的必要环节，如何更好地利用文书档案的优势，并且发挥文书档案的作用，让文书档案为单位的中心工作服务，这是管理好办公室文书档案的主要原因。当然，做好办公室文书档案管理工作，是为了更好的发挥文书档案的作用，从而为单位更好地发展作贡献。因此办公室文书档案管理的重要性可见一斑。

二、办公室文书档案管理存在的问题

（一）缺少规范的文书档案管理制度。由于缺乏规范的文书档案管理制度，很多事业单位的文书档案放置在行政办公室的档案室里，但是，一般情况下行政办公室的工作人员工作任务过于繁重，根本没有时间将其他文书档案进行整理、分类并归档。而且，有些办公室人员没有及时将用完的文件进行归档，有时甚至会导致文件的丢失。因此，为了提高办公室文书档案管理的效率，单位领导要不断规范文书档案管理制度，让单位的档案管理工作人员都重视对文书档案的管理工作，并不断提高文书档案的利用率，让单位的文书档案管理跟上时代发展的步伐，进一步促进文书档案管理的规范化。

（二）档案管理人员缺乏管理意识。某些单位的文书档案管理人员并非专业人士，所以，他们缺乏一定的管理经验和管理意识。在文书档案管理的过程中，他们只重视对红头文件的管理和归档，在整理其他文书档案时会出现疏漏，对于没有编号的文件，他们也没有进行记录和整理，甚至有些工作人员会忽略一般性的文件资料，致使部分文件的真伪性不明，从而严重影响了其他文件的归档工作。因此，为了提高办公室文书档案管理工作的质量，要不断加强办公室文书档案管理人员的管理意识和工作责任心，从而在一定程度上保证档案管理工作顺利进行。

三、做好办公室文书档案管理的措施

办公室文书档案管理工作的顺利进行，对提高办公室人员的工作效率有着决定性的作用。因此，为了有效地提高办公室文书档案管理的质量，我们首先应该建立健全办公室文书档案管理工作机制，不断规范办公室文书档案管理体制，从根本上提高文书档案管理水平。其次，运用信息技术，提高文书档案管理的真实性和安全性。最后，应该提高办公室文书档案管理工作人员的综合素质，进一步做好办公室文书档案管理工作。

（一）建立健全办公室档案管理机制。办公室文书档案的有效管理，对于提高单位人员的工作效率有着直接的影响。因此，单位的领导要对办公室文书档案管理工作给予重视，在该项工作中投入更多的精力，并建立健全办公室文书档案管理机制，贯彻办公室文书档案管理制度，并且将其落到实处，在单位人员的不断努力下，提高办公室文书档案管理水平。在丰富办公室文书档案管理机制过程中，首先要做的便是对原有的文书档案管理机制做出分析，找出其中所存在弊端，以及其中是否有不合理的地方，此过程中可以成立专门的调查小组，由调查小组来负责到基层调查现行文书档案管理工作问题，随后做好工作记录，在调查工作完毕之后，需要将调查结果上报，之后经过大会讨论，探讨研究改正现行文书档案管理机制存在问题的措施。在此期间，要做到全面且细致，同时保证全新的文书档案管理机制可以涵盖到文书档案管理工作中的各个方面，从而补足文书档案管理工作中的弊端，确保文书档案管理工作可以顺利完成。

（二）把信息技术运用在文书档案管理工作中去。随着科技的日新月异，信息技术被广泛应用于办公室文书档案管理领域。在信息化環境下，文书的整理、分类与归档，都将在信息化影响下变得更加规范，当然，在文书归档的同时，也需着重考虑前期的文书处理工作和后期的归档工作，这对于资源的共享是极其有利的。因此，通过计算机对办公室文书档案进行管理，能有效地实现文书处理与档案管理的效率，还能提高档案管理工作的安全性。通过将信息技术与文书档案管理两者之间相互融合，可以有效提升文书档案管理工作的效率，在此期间，要求工作人员同时掌握办公室文书档案管理技术以及信息技术两个方面，并且可以将两者充分融合，这样便可以实现文书档案管理工作的信息化管理，同时也令信息技术的应用得到普及。在进行档案存放期间，首先需要将文书档案信息录入计算机中，随后按照分类将文书档案进行保存。若是后续需要调取文书档案，不需要像之前那般查找，只需要通过计算机，将文书档案信息输入计算机中，就可以在短时间内获取文书档案的详细信息。因此，要发挥计算机的优势，实现文书档案管理工作的一体化，需要将信息技术以及文书档案管理工作两者之间相互融合。

（三）提高办公室文书档案管理工作人员的综合素质。在选拔办公室文书档案管理工作人员时，单位领导要严格要求，设定全方位、多层次的考核制度，尽量选拔具备档案管理知识的专业人员，并且还要具备一定的管理能力，有较高的档案管理意识和工作责任心，并能认真做好自己分内的工作。当然，单位也要加强对档案管理人员综合素质的考评，进一步做好办公室档案管理工作。定期开展办公室文书档案管理工作人员培训大会，并且要求单位的文书档案管理工作人员加入其中，在培训大会上面对工作人员的专业技能进行培养，补足工作人员的知识盲点，同时在培训大会上，定期抛出一些案例以供工作人员进行分析，提升文书档案管理工作人员在工作中的专业技能。这样可以令文书档案管理工作人员掌握更多的理论知识，同时在后续的工作中发现理论与实践之间的差异性，并且通过自己的努力更好地平衡两者之间的差异性。为了强化培训大会的培训效果，可以针对大会的内容来定制相应的考核内容，对于考核成绩比较突出的工作人员，可以给予其一定程度的奖励，例如：现金奖励、大会表扬、增加年终奖等;针对考核成绩不合格的工作人员，需要给予一定的惩罚措施，例如：罚金、罚劳动等。同时，要责令考核成绩不合格的工作人员停止其本身工作，待到其考核成绩合格之后才能恢复工作。通过这种方式，可以有效提升办公室文书档案管理工作人员的综合素质。

四、结束语

总而言之，办公室文书档案管理工作是单位管理工作中的重要环节。因此，办公室工作人员要意识到文书档案管理工作的重要性，并且采取一定的措施，不断提高办公室文书档案管理水平，使得文书档案管理工作不断规范化和标准化，为单位的建设贡献力量。

【参考文献】

[1]文圭贤.文书档案管理中存在的问题及对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）.

[2]王丽岩.强化文书档案现代化管理的有效方法[J].环球市场信息导报（理论），2014（2）：81.