新时期如何加强办公室业务管理

韩彩丽

【摘要】办公室是一个综合性服务部门，起着对外交流和内部协调的重要职责，任何单位的发展都离不开办公室。办公室职员都有各自的职责，虽然他们的工作内容不同，但是工作目标都是一致的，即确保各个部门和员工之间的良好沟通。只有当每位办公室职员各自圆满完成工作任务，才能确保单位健康发展。本文以县卫生进修学校为例，对在新时期如何加强办公室业务管理进行分析和探讨。

【关键词】新时期;办公室;业务管理

在新时期，市场竞争变得日益激烈，单位要想得到可持续发展，必须要将办公室业务发挥到极致，以此来提升自身决策的科学性，增强自身的竞争力。因此，事业单位必须要加强对办公室业务管理工作的重视，采取积极有效的改进措施，确保办公室工作人员各司其职，高效圆满地完成各自的工作，从而将办公室对外交流和内部协调的作用充分发挥出来。由此可见，加强对办公室业务的管理研究是非常必要的。

一、新时期办公室业务管理中存在的问题

（一）对外交流工作业务有待加强。单位在经营与发展的过程中，必然要与外部进行交流和联系，因此，办公室工作的重要职能就是对外交流。但是就目前单位办公室工作现状来看，对外交流业务能力较弱，具体表现为以下几个方面：第一，办公室人员没有做好外来人员的信息录入工作，会给单位的管理工作增加一定的难度。第二，外来人员进入单位学习交流时，办公室人员对其重视程度不够，导致外来人员对单位的印象不佳，这对于单位的长远发展是非常不利的。

（二）信息传递不及时。办公室起着上传下达的重要作用，确保各个部门信息传递顺畅是办公室的重要业务职责，如果办公室不能够及时将上级命令下达给下级区域，不仅会耽误下级对于命令的了解，同时也会影响决策的时效性，从而影响到单位的健康发展。但是目前大多数办公室实施的都是8小时工作制，再加上办公室工作比较单一、枯燥，导致部分办公室职员对于工作抱着得过且过的态度，上了班盼下班，对于工作没有激情，上级下达的命令没有及时下达，从而影响单位其他工作的开展。

（三）辦公室竞争激烈。在市场经济体制下，就业形势变得越来越严峻，这也使得办公室职场竞争日益激烈，为了职位晋升，有些办公室人员明争暗斗，甚至存在恶性竞争，从而严重影响到办公室的日常工作氛围。另外，有些办公室人员为了获取更多的利益，违反办公室规章制度，在上班期间处理私人问题，甚至利用工作之便谋取私人利益。这些现象的发生都会给单位的健康发展造成负面影响。

二、新时期加强办公室业务管理的措施

（一）加快信息传递速度。办公室是单位信息传递的枢纽，在单位内部进行信息交换时，办公室起着上传下达的重要作用，办公室及时掌握、接收和传递信息是确保单位内外部信息顺畅传递的重要保障。因此，在新时期，单位必须要加强对办公室信息传递业务的管理。首先，单位应当加强对办公室人员服务意识的提升，让办公室人员在工作期间各司其职，能够及时下达上级的各项决策。其次，在信息技术高速发展的时代，办公室应当加强信息化建设，借助计算机信息技术，提升信息传递的实效性。这就要求单位向先进单位学习，借鉴相关的经验建立新的网络系统，实现信息化办公。同时要求办公室人员学习计算机信息技术，灵活运用信息化手段进行日常办公，以此来提升办公室的工作效率，确保各项信息顺畅传递，促进单位的蓬勃发展。

（二）完善办公室工作制度。办公室是一个综合性的部门，是单位各部门与上级沟通和协调的直接部门，起到落实单位各项决策的重要作用。因此，办公室各项工作的开展都应当有依据，以此使得办公室工作系统化、规范化，为办公室各项业务职能的发挥提供重要保障。这就要求单位领导根据办公室的工作性质和工作内容，制定完善的办公室工作制度。首先，单位应当完善监督管理制度，对每个办公室工作人员的工作进行有效监督，确保每个办公室人员都能够对自己的工作认真排查，清晰整理各项数据，将各项工作落到实处。其次，单位应当完善协调制度。办公室工作内容多且杂，办公室人员需要与各个部门进行沟通和交流，如果其他部门不积极配合，那么办公室各项工作将难以开展。在协调制度的保障下，确保各个部门能够积极配合办公室各项工作的开展，确保办公室各项业务有条不紊地开展。最后，单位应当完善工作纪律。办公室工作实际上相当于将领导的部分职权下放，如果办公室人员在工作过程中出现各种失误，那么必然会对单位的经营和发展造成不利影响。没有规矩不成方圆，只有在严格的工作纪律下，才能够确保办公室工作人员各司其职，在工作时间内做好本职工作，从而将协调上下和对外沟通的业务职能发挥出来。

（三）提升办公室工作效率和质量。工作质量是评价一个部门是否出色的重要标准。在加强办公室业务管理的过程中，单位应当着重对办公室工作质量和效率进行提升。这就要求单位管理人员加强对办公室工作的管理和监督，积极参与到办公室业务管理过程中，以此来确保办公室各项工作有序开展。另外，高质量的工作并非单纯指工作结果，工作的过程以及整体工作的完成效率同样重要。办公室工作内容繁琐，工作难度之大毋庸置疑。如果办公室人员缺乏良好的时间观念或者高效的工作能力，那么办公室工作将很难达到高质量、高水平。因此，单位在提升办公室工作效率的同时，还应当注重对员工工作积极性的调动，通过各项激励措施让员工始终保持高效的工作状态，办公室工作效率必然能够有效提升，办公室的各项业务也必然出彩，从而使得办公室工作高质量、高水平开展。

（四）注重员工综合素质的提升。时代发展十分迅猛，办公室人员应该时刻将自己当成是一个学习者，利用工作闲暇时间不断充实自我和学习，开拓自己的视野，以便更好适应不断变化的时代要求。此外，办公人员还得清楚认识到自己的职责，绝对不能散漫、懈怠。一方面，在日常工作中，应该积极与上下级进行有效的沟通，有效提升自己的服务意识。同时，员工的远瞻性也非常关键，合作的员工应该有一定的预见能力，绝对不能满足于现状，永远停滞不前;另一方面，是强化自身执行力。首先要营造良好的办公室环境，自觉遵守办公室相关规定。其次是有意识锻炼自身的奉献精神，不计较个人得失，将企业利益放在首位。最后是强化监督意识，适当增大监督人员的监督权力，确保出现问题时，决策层能够第一时间发现。通过这种方式，必定能有效提升办公室整体管理水平，为企业发展提供更大的助力。

三、结语

综上所述，随着新时代的到来，为单位的生存和发展带来机遇的同时，也带来了前所未有的挑战。在这样的背景下，传统办公室管理模式已经无法满足单位新时期的发展需求，这就要求单位必须要清楚意识到办公室管理中存在的问题，并通过有效措施进行改进，以此将办公室业务充分发挥出来，为单位提供强劲的动力，促进单位可持续发展。

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