科学管理提高经济效益

蔡春玫

【摘要】就目前我国大部分企业档案管理工作开展的情况而言，想要切实提升档案管理工作的质量，还需要根据企业的实际需求，在原有的管理体系上进行完善。本文浅析档案管理工作的重要性，提出优化管理效率的措施。

【关键词】科学管理;档案管理;重要作用

档案是记录个人、团体、社会等行为活动的重要形式。从古至今，档案记录工作经历了各种各样的形式，如绳结法、刻木法、甲骨等，发展到以文本记录和电子记录为主的档案记录形式。这些发展无处不体现着人类智慧和高速发展的科学技术。在科技迅速发展的现代社会，“知识”的价值越来越凸显出来，对经济社会的发展起着重要作用，不言而喻，我们已经步入知识经济时代，知识在各方面发挥着重要作用，提高了各行业产品、服务的质量和价值。

一、重要性浅析

信息化时代，企业想要在行业发展中占据主动，就要做好相关的信息采集、分析工作，而档案作为信息的重要来源之一，对企业打好信息仗具有极为重要的意义和参考价值。所以，档案管理工作的质量，直接影响企业未来发展的格局。

首先，档案管理工作能够保障企业运行的流程性，当企业內部任何一个部门需要调取档案时，可以迅速作出反应，如果由于管理体制存在缺陷的话，会延误该部门工作人员的工作进度。其次，企业档案部门存储了海量的信息资料，除了企业自身的资料之外，还要同行业以及海外市场的资料等，而这些资料是开展大数据分析必要的信息，所以档案管理工作可以为企业提供宝贵、丰富的数据信息，从而帮助企业更好地制定发展战略。档案记录了企业各项活动精确的数据、过程等，这些单靠人脑是不足以长久记忆的，并且不能提供更加直观有效的表现形式。而对于档案，不仅可以利用文字永恒的记忆企业相关活动，而且其呈现形式可以多样化，有利于企业决策者更好地获取历史数据，做出更为客观的评论。同样的，这些记录数据可以作为企业的凭证，当企业出现问题时，可以采用这些记录的数据作为重要依据，为矛盾的解决提供证据。

二、主要管理措施浅析

（一）创新理念。作为企业负责档案管理的负责人，再到企业的领导，都要打破传统的管理思维，创新理念，才能够有效提升企业档案管理的效率。首先，要合理配置档案资源，并结合企业实际生产情况开展档案管理工作。档案管理不仅指企业员工人事档案的管理，还包含企业工程项目等全方位的和企业有关的信息。作为档案管理工作人员而言，要主动打破传统的档案管理模式，不是按照常规的档案记录流程，对相应的资料进行归档，而是在拿到资料之后，迅速反映资料对企业发展的重要性，进而可以对该部分资料进行更加具有针对性的管理。尤其是企业的科技档案，是企业在同行业的核心竞争力，无论是深入研发，还是实际应用，都需要借调档案查看，所以对此类档案的管理工作要提高重视，在保障档案内容无损的前提下，还要确保档案本身的安全性。其次，企业要定期开展宣传教育工作，促使每一位企业员工都能够认同“档案就是企业资产”的理念，只有这样，才能够切实提高档案管理工作的质量和效率，对档案管理工作人员而言，无论是科技成果、会计档案，亦或者是影像资料，相应的工作人员都会严格按照档案管理的流程执行。

（二）借助电子信息技术提升档案管理效率。传统的档案管理工作模式都是由人工操作，最终以纸质档案进行归档的，整体管理效率不高，而且档案保存需要配置大面积的档案室，对企业各个部门的工作人员而言，想要借阅档案需要长时间的查找，而对于档案管理部门的工作人员，同样需要大量的时间来维护以往的档案，并开展新档案的收录工作，所以要借助电子信息技术，切实提升档案管理效率，才能够切实提高企业档案管理工作的效率。也就是说，要根据企业的实际情况，打造一套电子档案管理系统。首先，要深入探究企业的组织架构，详细记录各个部门档案的构成情况。在开展前期调研工作的过程中，要详细分析每一个部门实际的工作情况。其次，依照前期调研得到的档案数据，搭建相应的电子管理系统。系统需要对每个部门进行编号，而每个部门的下属组织则使用二级编号，例如科研部门-第一科研小组对应的编号就为“001-001”，以此类推，将企业所有的部门或项目以编号的形式录入系统当中。最后，要对系统进行测试。选择企业的一个部门或项目作为测试部门，对电子档案管理系统进行试运行，当发现系统运行期间出现BUG的时候，及时对其进行修正，直到管理系统可以正常存储、调取档案。在电子档案管理系统的加持下，可以有效降低档案管理工作人员的工作强度，在一份资料信息录入完毕后，只需要点击保存按钮，系统就会自动生成相应的电子档案，并按照档案提前设置的路径保存，期间不需要任何人工操作就能够完成。当企业职工想调取档案用来查找信息，可以在连接企业内部网络的电脑上查询，而不是到档案室调取，对于一些机密档案而言，只有在企业职工取得相应访问等级之后才能够查阅，这样在实现了档案管理便捷化的同时，还能够确保企业机密档案的安全。此外，对于人事档案管理工作而言，在电子档案管理系统的加持下，人事部门可以为每一位工作人员配置相应的IC卡，当任何一位职工需要办理人事调动手续的时候，只需要刷卡，其个人档案就会被调取出来，整个流程只需要十几分钟的时间就可以完成，和传统的人事调动模式相比，电子管理系统的工作效率极高，极大程度上简化了人事调度的流程。

（三）优化管理体制。现代化企业一个显著的特征是高效，企业为了谋求更好的发展，就要适应时代特征，才能够占据更大的市场份额。作为企业档案管理工作而言，需要从管理体制入手，通过采取具有针对性的措施来提升企业档案管理工作的效率和质量。首先，要深化并拓展档案管理工作。档案管理工作不仅仅是文档收集工作，其中科技类的档案对于提升核心科研实力有着重要的意义，而行业数据类的档案由于能够对市场未来发展作做出很好的预判，所以在实际开展档案管理工作的过程中，要注重深度。企业在实际开展档案管理工作的过程中，要形成集档案、资料、统计、情报以及信息为一体的综合信息管理平台，企业各个部门都能够从平台上汲取有助于推动企业发展的信息和资料。对于企业的领导层，档案管理部门要将各类档案的信息进行汇总，以战略报告的形式呈现给管理层级，为其制定企业未来发展战略提供可靠依据。其次，要以高效作为档案管理的第一要义，在实际开展档案管理工作的时候，要从单一逐步迈向综合。档案管理部门要从实际出发，顺应企业发展战略的转变，对本部门的工作模式进行相应的调整。在采取相应措施之前，想要运用大数据分析技术，对现行企业档案管理体系的效率进行评定，并根据评定的结果，先对体系的架构进行优化，将存在部分重叠的两项工作流程予以合并，并对繁琐的工作流程进行精简，确保档案管理工作的效率得到显著的提升。

三、结束语

档案管理工作的质量和效率直接影响企业的发展，所以企业要对该项工作提起足够的重视，企业上下要充分认同档案管理工作的重要性，尤其是企业主要领导，要深刻认识到档案管理工作对企业未来发展的作用，作为档案管理部门的工作人员来说，也要切实提高思想觉悟，认真完成每一项档案管理工作。此外，还要合理使用各项信息化技术，将档案管理工作的效率提升一个档次。

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