兴利为纲 物尽为本

郑丽娟

【摘要】档案的最终目的是提供利用。本文通过对用户需求进行分析，探讨如何建立以用户为中心的档案资源开发与利用模式，希望可以为大家提供参考借鉴。

【关键词】档案;开发利用;互联网时代

在互联网时代，新技术给档案资源的开发提供了技术支持，是推动档案信息化、全面开发档案资源并实现资源多元化利用的核心助力，用户需求决定着档案信息化建设工作与资源开发利用工作的主要方向，结合用户切实需求以及学术利用价值等等，对档案资源的开发建设工作进行细致化、科学化的指导，进而全面满足不同阶层、不同岗位人员的服务需要。

一、现阶段档案用户的具体需求

用户是档案资源以及其相关服务的使用方，是档案信息资源开发利用的核心性主题，用户的具体需求决定着档案资源的开发和利用，以及具体服务的内容，另外还对档案资源信息开发和利用的机理与模式有着至关重要的影响。本文将从用户类型、需求目的两方面进行阐述。

（一）用户类型分析。在用户档案意识不断提升的情况下，档案资源开发利用工作开始呈现多元化的发展趋势，档案用户不仅指的是党政机关以及科研单位相关人员，开始向社会各行各业不断渗透。在这种情况下，档案管理部门需要对其利用者和相关档案用户进行系统化分析，使档案信息资源开发工作变得更加有针对性，最终使其贴合于用户的具体需求，真正做到为用户需求而服务。1.按工作性质及文化素质划为政府部门、医疗行业、教育行业、普通公众。2.按组织结构划分为个体用户和群体用户。3.按工作属性划分为自然科学用户和社会科学用户。4.按用户需求意愿可以将其划分为正式用户与潜藏用户。正式用户往往具备非常明确的档案利用需求，是档案信息化开发和利用的重点面向对象;潜藏用户则没有明确表述档案利用的愿望，这样一来，档案开发相关工作人员需要适时加以指导，将他们转化为档案利用的正式用户。5.按用户利用方式划分为查阅用户、借阅用户、复印用户和咨询用户。

（二）用户需求目的分析。随着用户需求的多元化，用户的需求不再局限于公务查考和编史修志，而是广泛涉及社会政治、经济、文化、外交、民众生活等各个方面，概括而言，用户的信息需求主要包括以下四个方面：1.实际利用需求。用户对档案利用的需求往往与工作、生活密切相关，都是为了满足实际需求。2.学术利用需求。用户对档案内容需求呈多元化趋势，其中对科研档案需求日益增多。3.普通利用需要。部分用户利用档案只是停留在查阅利用原始档案层面，只是发挥档案的凭证作用。4.休闲利用需要。在大数据时代，档案信息化手段不断进步，休闲利用已成为新时期档案信息资源吸引潜在用户的增长点。

二、构建以用户为核心的信息化资源开发利用模式

（一）立足现实，放眼未来，充分利用大数据背景下的信息化手段。优化档案馆藏，有效开发利用档案资源。高速发展的新时代互联网、云计算等信息技术已广泛应用于生产生活实践，在档案管理中，档案信息化趋势愈发明显。一方面，我们要丰富室藏档案建立海量数据库的基础上，消除“信息孤岛”问题，实现资源共享;另一方面，要优化档案资源的内部结构，突出本单位特色，重点收集整理本单位的主要业务档案，提高档案资源的利用率。1.统一数据归口标准，建设大数据档案信息库。在档案信息化建设前期要与其他系统建立统一的数字化标准规范，统一对接端口，解决“信息孤岛”问题，实现资源共享。要重视本单位特色档案的数字化工作，在资料收集整理时突出单位特色，丰富特色档案文献资料。同时要借助扫描、摄影等手段实现档案资源的数字化管理，将图书、情报及档案三大资源统一协调起来，搭建一个有机整体，实现标准化与共享化的图档信息资源高效整合模式。2.展现单位特点，推动档案编研工作精细化发展。加强本单位重点业务的收集整理、档案信息化工作，深入开展专题性资料汇编。此外，相关部门及工作人员还要整合单位内部在工作当中所面临的固有难题，对档案信息进行深度加工，重点开展专题编研工作，产出高质量、实用性强并具备行业典型特点的编研成果，提升档案信息的供应能力，提升档案信息的利用价值。3.构建严谨的档案信息化管理标准。档案信息化管理工作需要完善的信息化标准进行支撑，在全新时代背景下，档案文件的现代化管理和信息化管理显得尤为重要，相关部门及工作人员需要建立完全且严格的文件管理标准系统，回避部分地域差等错误，有效实现文件管理的现代化。

（二）以用户为中心提升宣传力度，引领档案资源的开发利用工作。档案信息资源平台是用户使用档案资源时必须使用的平台，因此在建设过程中需要始终明确以用户为中心的原则，降低用户的操作难度，消除用户在系统使用过程中的一切阻礙。同时要加大宣传力度，通过举办档案展览，编辑档案史料，借助微信、微博、官网、移动客户端等形式展现档案文化魅力。1.利用用户需求心理，指导档案服务利用。用户在使用档案时，往往希望在最快的时间内以最简便的方式提供需要的服务，为此，相关工作人员首先要对档案利用手续进行简单化处理，全面优化档案环境，以严谨求实的态度为每一名用户提供服务;此外还要精确把握用户的具体心理需求，提升工作质量，为用户提供精确化的服务。2.提升档案宣传力度，加强档案文化价值。档案室可以通过开展档案文化展、档案文化长廊、档案室开放日等形式为让实体档案走出档案室，面向全体大众。也可以借助官网、微信、微博、企业OA等互联网技术，通过多种方式全面满足用户对信息的强烈需求感，最大限度化解时间和空间的局限性，将“死档案”变“活档案”，使公众对档案的认知更加深入。

三、结束语

综上所述，人们需要不断提升对档案管理工作的重视程度，根据实际情况适当提升资金的投入力度，构建一个完善的档案管理环境，大力引进综合性管理人才，构建标准化的档案管理体系，使档案信息化建设始终处于稳定的发展轨道中。