信息系统下业财融合的会计处理

刘方超

制造业企业业务经营与财务管理脱节问题由来已久，笔者所在企业为年产值25亿元的汽车零部件制造公司，旗下有两家年产值10亿元的控股子公司，拥有员工2000余人，涉及上万种汽车零部件的生产加工。产品由八个车间进行生产，产品加工工序分为单步骤和多步骤，主要工艺过程有焊接、装配等；表面处理委托外部厂家进行，物料流转较为复杂。其会计处理使用金蝶K3总账模块、固定资产模块，物料管理使用某仓存管理软件，其他工作基本处于手工录入状态。为了解决日益复杂的管理工作，提高效率，节约成本，该企业于2017年4月启动了全面信息化升级工作，统一财务会计、物资管理、生产管理、供应链管理。在搭建业财一体化的过程中，笔者遵循以业务经营牵引财务发展，财务发展支撑业务经营的核心理念，主要通过基本核算设置、采购账务处理、销售账务处理、费用报销账务处理、存货核算账务处理、收付款账务处理、报表取数成型几个方面总结了一些经验同读者进行分享以抛砖引玉，共同进步。

一、基本核算设置

（一）物料计价方法

根据企业实际管理情况，原材料采用计划成本法，产品成本采用加权平均法进行核算。因此要在物料采购过程中能够使用计划成本法的凭证模板，则必须启用“外购入库生成暂估冲回凭证”功能。

（二）物料用量单位与BOM清单

物料单位设置采用件、公斤、平方米等，由于企业采购的按照重量计量的物料是以实际过磅数作为入库数量，而按照图纸尺寸计算的理论重量比实际称重数值要大，因此在BOM清单中有关重量的定额必须采用图纸净料重量并给予一定的合理损耗系数确定，如果使用消耗定额，将导致以重量为计量单位的物料库存出现负数。

（三）核算项目设置

为方便后续的成本费用分配，费用核算项目按照部门设置，而借款类管理按照员工进行核算项目设置，采购、销售分别按照供应商、客户名称进行项目设置。

二、采购账务处理

（一）一般外购入库账务处理

一般外购入库账务处理指的是，物料一经入库，供应商即可根据入库的数量开具发票，进行物料采购挂账。在这项业务中，物料采购订单由采购部门根据MRP运算结果确定并下达给供应商。供应商按订单配货送抵现场后，先进行报验申请，报验合格后由物料管理部门生成“外购入库单”，经审核后，入库手续才予以办理完毕。临近月末，采购部门收到供应商根据入库数量开具的增值税专用发票，核对无误后，在系统中，找到对应的外购入库单，执行下推步骤生成系统中的采购发票，补充填写付款日期并核对数量，然后将发票及其附件传递至财务部。财务部进行复核后对采购部门在系统中提交的采购发票点击审核通过。会计员在供应链模块下的凭证生成界面，点选该采购发票生成记账凭证，此时根据预先设置好的凭证模板，完成财务账务处理。

（二）使用后结算的入库（VMI）账务处理

该项业务的处理与一般外购入库类似，区别在于通过VMI结算单下推生成采购发票然后进行账务处理。此项账务处理重点在于VMI结算单的生成，该企业选择的是使用VMI库向生产车间库的调拨单生成VMI结算单。其后下推发票及账务处理流程与一般外购入库相同。

值得注意的是，无论在一般外购入库采购模式下还是VMI结算模式下，时常由于各种原因，供应商对一张入库单据并未开全发票。此时，在下推采购发票前需要对入库单执行拆分业务操作，否则后期在存货核算时将会导致发票钩稽出错。

（三）非物料采购业务账务处理

由于本项业务无出入库单据，因此可以根据采购申请直接提交采购发票后即可进行账务处理。

（四）固定资产采购业务账务处理

固定资产采购通过固定资产模块以卡片形式进行账务处理。由于未经过供应链系统，在付款时，将会出现只有付款单而没有采购发票的情形，致使核销无法进行。要解决该问题，我们可以采取在新增固定资产的当月，增做其他应付单并设置其凭证号与固定资产的凭证号相一致，其后即可进行核销处理。

通过上述过程，整个采购业务从入库到财务账务处理形成了一个完整的体系，不再是传统方式下，各部门单独进行各项操作，即采购部门送交采购发票，财务部进行人工账务处理。业财一体化即可打破传统业务经营与财务管理运行的壁垒，提升会计核算的系统性与时效性，过程操作简洁快速，提高了工作效率，促进了企业业务的精细化管理，能够预防与降低企业在经营过程中存在的部分风险。

三、销售账务处理

（一）产品销售账务处理

本业务由销售部门根据销售出库单下推生成销售发票提报至财务部，财务部审核后根据系统的销售发票开具增值税专用发票，转交客户后在供应链模块中生成销售收入凭证。过程与采购业务类似但方向却相反。

（二）劳务销售账务处理

因劳务提供不涉及产品出入库，因此在业务完毕后，直接由劳务提供部门在系统中根据合同等信息提交销售发票，经财务部审核后开具正式发票并进行账务处理。

通过本过程，将销售业务从货物发出到财务账务处理连接成为了一个整体，确保了财务记账、物流发货、销售部门账期记录与客户收货记录保持一致性。

四、费用报销账务处理

本过程主要使用费用管理模块进行操作。实际操作中一般都使用多级审批，在进行该项业务的业财一体化设计时，考虑到较多业务人员对会计科目的判断与使用存在会计专业方面的欠缺，因此我们将采用如下流程进行操作：

（一）业务报销人员首先将有关报销的票据进行粘贴，并在系统中提交费用报销单，可以不填写相关会计科目、核算项目等内容，直接点击“保存”。

（二）完成步骤（一）的业务报销人员将粘贴好的纸质报销单据送交至财务部，由财务人员进行单据审核，无误后，在系统中进行报销单完善填写，对会计科目、核算项目进行补充更正等操作。然后点击“启动”审核，跳转至信息化系统，在系统中完成后续多级审批环节。移动设备电子审批，使业务办理流程化、电子化与高效化。

五、存货核算账务处理

（一）无价单据检查

每期在存货核算各项操作前，必须检查无价单据并给出物料的单价，该项工作需要采购部门的密切配合，以免在存货核算过程中出现错误。

（二）设置车间库

在产成品成本核算中，期末需要进行在制品盘点，而在连续生产模式下，若每期都对在制品进行盘点，则会对生产产生一定的冲击。为解决该项问题，我们设置了车间库。在实际操作中，物料管理部门根据车间的物料需求，向车间库进行调拨物料操作，生产领料按照BOM资料进行领料操作。而在科目属性上，车间库物料归入“原材料”类，这样，期末账务在形式上不存在在制品，实质上将其归入原材料进行管理，按照设定的周期对车间库进行盘点，然后根据盘点的差异对产成品库存进行成本调整。一方面满足了成本核算的要求，一方面可以对盘点周期进行灵活控制，减少对生产的冲击，同时也满足了对在制品物资的监控与管理要求。

六、收付款账务处理

（一）日常收入款操作

由于启用应收应付模块后，往来科目已属于受控科目，收付款业务账务必须通过收付款单进行，收付款单经审核后，需要与先前的挂账发票进行核销处理，以便确保应付款账期报表取数的正确性。

（二）银行承兑收付款的特殊处理

在银行承兑收付款业务中，经常会出现从客户处收取一张大面额银行承兑汇票，而在付款时却需要拆分为若干小面额承兑汇票的情况。我们对该类业务进行了如下设计：

1．在系统中设置“应收账款—票据拆分”二级科目，用以进行票据拆分业务的过渡；

2．收到银行承兑汇票时（现在一般都为电子承兑汇票），出纳员根据收取的承兑信息在系统中登记收取的票据并生成收款单，审核后会计业务人员进行核销与收款账务处理；

3．拆分票据时，先在系统中将本张大面额承兑汇票“背书”至“应收账款—票据拆分”二级科目，待收到拆分好的小面额承兑汇票时，再将该部分金额从“应收账款—票据拆分”中收回。

在上述步骤的操作下，一张票即变成了多张票，完成了在信息系统下票据拆分业务的设计与应用。

（三）应收/应付票据科目的特别设置

由于该企业还需对外提供含承兑的现金流量表。而在金蝶K3中，只能进行一次流量制定，在报表取数阶段无法同时提取“不含承兑”和“含承兑”的现金流量表。因此需要在“不含承兑”的现金流量表的基础上，通过科目余额增减变动完成“含承兑”现金流量表的取数。为此，我们对“票据”科目做了如下设计并明确了记账规则（下面以应收票据为例）：

1．应收票据下设三个二级科目，依次为银行承兑、经营活动、非经营活动；

2．应收票据-银行承兑科目：借方核算票据回款，贷方核算票据贴现和拆分业务；

3．应收票据-经营活动、非经营活动科目：借方核算拆分好的票据收回业务，贷方核算票据付款业务。

经上述操作，通过科目余额将票据付款分成了经营活动与非经营活动，便于后期报表取数的设计。