档案在企业志编研中的开发与利用

摘 要：档案是史志编修的基础，档案在企业志编研中占据着重要的地位和作用。企业志编研如何选用档案，又如何发挥档案的价值和作用。企业志是档案编研成果的形式之一，档案部门以企业志编研为契机，提高档案信息资源开发与利用的水平。

关键词：企业志;档案;编研

档案是企业志编研的基础和来源，但是，企业志编研对档案信息资源的利用并不是简单地“拿来主义”。为了达到“可信、可读、可用”和“不伪、不偏、不漏”的编研目标，企业志在编研工作中，除了要拥有丰富可靠的档案信息资源，还需要制定档案的选用标准，以及正确应用对档案资料真伪正误鉴别的方法，才能使企业志真正发挥“存史、资政、教化”的作用。

一、档案与企业志编研相辅相成

企业志是全面系统地记述企业发展沿革的资料著述，档案是记录企业发展历程的原始记录。两者都是系统性记述企业发展历程的真实记录，但两者又不尽相同。如果说档案是包罗万象，企业志则是从浩繁的档案文献中提取精髓，对企业发展的各个方面进行综合性的记述。档案是企业志编写的基础和来源，企业志是档案价值实现的最佳体现，两者既相互依存，又相互促进。

1.档案是企业志编研的基础和来源

档案是企业志编研的基础和来源，一方面是由档案与企业志的密切联系所决定。企业志编研的资料来源主要有四个方面：一是文字资料，即文献、报刊、图书、档案资料;二是实物资料，文物、遗迹、遗址、奖杯或奖牌等实物档案;三是口碑资料，即回忆史料、调查访问记录;四是音像资料，即照片、录音、录像。档案是企业在从事科研生产、经营、文化等活动中直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，原始记录性是档案的基本属性。从资料来源可信度的角度，档案是企业志编研值得信赖的史料来源。人们称档案为原始凭证、第一手资料，而不能被其他资料所替代，正是由于它具有令人信服的凭证和依据作用。这也与企业志编写“坚持实事求是、言必有据”的指导思想是内在一致的。因此，档案在企业志编研工作中占据十分重要的地位，起着关键的主导作用。

另一方面，这也是人们在长期的编史修志实践工作中总结出的经验。孔子修《春秋》，司马迁写《史记》，班固著《汉书》，这些历史巨著都是在充分利用档案资料的基础上撰写而成。同时，历代的史学家也充分肯定了档案在史志编研工作中的凭证价值。唐代史学家刘知己认为档案与修志是“相辅相成”的关系。清代著名方志学家章学诚指出“抑古今史书岂有外于文书档案，而为凿空之文者欤”。档案既是史志编修的基础，反过来也是史志内容真伪的有效凭证。

2.企业志编研是档案信息资源开发的典范

档案信息资源开发利用的形式有很多，主要体现为档案编研成果。同时，档案编研成果也是将档案中蕴藏的信息价值激活的最佳方式。企业志是将零碎的、散见的档案信息资源加以整合、梳理、编辑、出版的著述，是档案编研成果的一种形式。它编研的目的既是为保存和积累企业发展的历史，也是为后人提供可咨征信的借鉴资料，这也是档案“存史资政”的社会价值的体现。相较库藏档案资料的提供利用，企业志更加系统、也更有实用性，提高了档案信息资源的利用价值。同时，企业志编研所利用的史料来源广泛，所载资料内容远超出了档案资料的范围，因此，企业志编研的工作在一定范围内也能够弥补档案收集工作的欠缺，档案部门及时将具有保存价值的史料资源纳入库藏，既拓展了库藏档案的范围，又丰富充实了库藏资源。

二、结合企业志特点，明确档案选用标准

在企业志编研的过程中，面对浩繁的档案资料，如何快速准确的查找到所需的档案信息，这是决定企业志编研工作能够按时保质完成的关键。这不仅需要制定科学合理的篇目结构，还应确定档案的选用标准。制定科学合理的篇目结构，是编写企业志的第一步。所需档案的选用标准，则是按照企业志拟定的篇目结构，明确企业志编研的对象、范围和内容，做到有明确目的性和针对性的查找到所需要的档案信息。档案的选用标准主要包括以下三个方面：

1.能反映对企业发展具有里程碑意义的事件

企业志的内容要反映企业一定时期的发展轨迹、兴衰起伏的全过程，一方面体现在篇目设置上。企业志的篇目结构设置要层次清楚规范、“横分到底、纵断主线”。篇目结构是对企业发展历程的纲领提要，也是企业志编研的纲要。另一方面则是所选用的档案资料，应是能够反映企业发展历程中具有里程碑意义的事件，包括该事件发生的背景信息等。

2.能反映企业发展的时代特点、地方特点

时代性是地方志的特征之一，主要是指地方志的内容与形式具有时代烙印、时代特征、时代差异。地方志是特定时代的产物，具有鲜明的时代性。企业志作为地方志的一种，在史料来源的选用上也应是能反映企业发展时代特定、地方特定的档案资料。

3.具有存史价值的图表、照片等资料

照片档案具有直观形象性特点，能够给人们展示出鲜活的、动态的历史。照片在增强视觉效果方面有着画龙点睛的作用，不仅可以丰富企业志的信息量，还能增强企业志的真实性。对照片档案的选取、编排、注释等都要进行科学合理的设置，才能发挥最大的效果。企业志所需要的照片档案不仅数量大、时间跨度大，而且对照片的质量要求高、涉及面广。档案部门除了充分利用库藏档案，还可以通过走访老领导、老干部、老同事，使用征集、捐赠的方式收集企业志所需的照片档案。同时，档案部门还要加强照片档案的管理，安排专人负责照片档案的收集、整理、鉴定、编目，并对照片档案进行文字注释。

三、立足企业发展历程，辩证利用档案信息资源

充分占有史料和正确运用史料，是编好企业志的前提。档案是企业发展过程中真实可靠的原始记录，是一定时代的客观历史的产物。企業志编研工作中，在使用档案信息资源时，应结合档案文件产生的时代背景去分析研究，去伪存真，鉴别出史实错误、不准确的部分。

1. 辨别档案文件的真伪正误

档案是客观史实的原始记录，但并不等于其内容在反映当时社会史实真相上都是正确的或准确无误的。由于档案形成的历史条件限制，有些档案资料对客观事实做了片面的、甚至有所歪曲的记载，这就不可避免地存在虚假和矛盾。如在追溯企业历史沿革的过程中，我们发现同一件事情有多个不同版本的请示公文，通过向了解当时历史情况的老同志考证，发现当时出于特定的历史原因，制定了特定内容的公文，也就是存在真假内容混在不同版本的情况。只有结合当时的历史情况，对档案的信息进行鉴别才能还原真实的历史。这也告诉我们，在企业志编研工作中，要立足企业发展历程，对大量档案信息进行去粗取精、去伪存真的鉴别、考证和分析工作，择取真实可靠的信息和资料。“志乃信史”，如果史料不准，真伪不辨，甚至颠倒是非，就会影响到企业志的质量。

2.谨慎考证说法不一的档案信息

在企业志编研的过程中，存在说法不一的档案资料，这就需要我们谨慎地去考证其真实情况。结合档案文件当时发生的历史背景、起因、过程及产生的结果，做出切合实际的公证判断，决不草率从事。同时，还应掌握好分寸，对没有十分把握的档案信息，要经过多方考证，待有十足把握才能确定是否选用。对重大史实档案信息的运用，要通过多角度、多方面的档案资料去进行全面核实，认真加以考察，力求尽量准确。

3.做好档案资料出处的标注

企业志编研过程中查阅档案、图书、照片、音像等档案资料时，一定要做好出处的标注。不仅要详细标注所引用文件的案卷号、档号、文件编号、文件题名、发文单位、发文时间等基本信息，还要将所引用文件的原文摘录下来。详细标注档案资料出处的做法，不仅可以说明企业志所收集的史料资料是有文献根据的，不是凭空捏造的，也可以提高企业志可咨征信的力度。同时，这也为企业志编研过程中查核资料提供索引带来方便。

四、以企业志编研为契机，提升档案信息资源开发水平

连续性是史志编研的特點之一，它表现为编研工作的连续性和内容、形式的连续性。《地方志工作条例》规定，地方志书每20年左右编修一次，这也是地方志得以发挥传承文明、延续传统、保存文化作用的重要原因。档案部门参与企业志编研工作，也不应仅停留在提供档案资料的环节，而应以此为契机，结合档案数字化等建设项目，提升档案收集、整理等基础工作、提升档案信息资源开发利用的水平。

通过档案信息资源在企业志编研工作中的应用，我们可以看出档案数字化以及专题数据库建设的必要性和迫切性。档案数字化建设可以提高查找档案信息的准确性和效率，专题数据库建设可以实现库藏档案信息资源的整合，提高档案利用的针对性和有效性。

参考文献：

[1]王冬梅.浅谈档案管理与编修史志的关系[J].黑龙江档案，2003

[2]徐 鹏，康舜业.浅论声像历史资料的转录、保存与利用[J].城建档案，2012

[3]王 铭.对雨花区史志档案工作的调查与思考[J].档案时空，2015

（作者单位：上海空间电源研究所）

作者简介：尹雪梅（1987-），女，安徽，硕士研究生，中级职称，研究方向为档案信息资源与史志编纂。