档案信息化建设与档案管理的思考

摘 要：息化技术融入到档案管理工作中，在提升其工作质量的同时，使档案管理建设得到有效强化。本文对档案信息化建设与档案管理进行研究，分析当前档案管理信息化建设所存在的不足，并总结出完善管理制度、构建网络安全制度、强化专业技能、提升职业素养以及增强安全性能五项管理强化措施，希望本文能够为广大档案管理人员在日常工作中提供有效帮助。

关键词：档案信息化建设;档案管理;强化管理

在档案管理工作中开展信息化建设，其不仅使档案内容以信息化形式呈现于上，而且还有效与经济、文化、政治等信息进行融合，使档案管理工作的成效在原有基础之上做进一步提升，同时还能够使档案管理工作的运行效率得到有效提高。除此之外，在档案信息化建设与档案管理进行同步发展的过程中，工作人员还可以将档案管理工作的作用发挥至最大化，为档案管理事业的良好发展提供助力。

一、理信息化建设所存在的不足

针对当前档案管理信息化建设所存在的问题，主要呈现于三个层面：首先，制度问题。制度是社会上任何一项工作顺利开展的基础，同时也是其重要保障，而在当前的档案管理信息化建设中，普遍存在管理制度不完善或网络安全管理制度不健全的问题。该问题的出现，不仅使该工作在某些情况下，处于“无制可依，无度可循”的状态，而且还不利于档案管理事业的发展。其次，人员问题。工作不认真、不规范、专业能力不强等问题，皆属于人员问题的范畴，而该问题也是影响档案管理信息化建设的重要原因之一，其不仅使档案管理工作的总体质量与成效下降，同时还严重影响档案管理事业的发展，所以管理者应当对该问题给予一定的重视。最后，技术问题。由于档案管理信息化建设是一项较为新颖的网络系统工作，所以该工作对网络技术的要求也较高，而当前大多数档案信息化系统中普遍运用传统防火墙防御技术，在无法保障其安全性能的同时，还为档案信息造成一定的安全威胁，针对目前存在的网络病毒以及黑客攻击等情况，便恰恰凸显出网络安全问题和互联网防御技术的重要性，因此管理者应当对该问题实施关注。

二、信息化建设与档案管理的有效措施

1.管理制度。任何一项工作皆离不开相应的管理制度，档案管理工作也是如此。所以想要实现档案信息化建设与档案管理工作的共同有效强化，管理者应先对制度给予完善，进而从根本上问题使该工作得到有效强化，以此为档案管理事业的未来发展奠定坚实基础。在这一问题中，相关管理人员应根据当前实际工作情况，并结合未来工作发展规划，在工作中不断总结制度的不完善之处，在原有管理制度上给予完善，或从新建立新制度，在制度问题上实现加强管理，以此达到工作强化的效果。

以某企业的《办公室档案管理制度》为例。该制度中不仅对档案归档环节实施规范，而且还对保密工作给予规定，以此体现出该制度所具有的整体性和全面性。主要内容有：1.办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、党委办文件、各部委办局文件、政府办常务会议纪要等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。2.办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。3.严格遵守党和国家的有关保密制度，加强管理，防止丢失、泄密。4.查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。5.需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

2.网络安全管理制度。由于档案管理信息化建设工作与互联网技术之间存在直接关系，所以管理者应以保障信息化系统正常运行为主要目标，针对网络信息安全问题构建网络安全管理制度，从制度上对网络安全问题给予规范，并通过该制度的落实，让相关工作人员对网络安全问题的重要性有一个全新认识。针对当前流行于网络上的病毒和黑客攻击等情况，管理者应强化单位内部人员管理，减少人为问题造成的网络安全隐患，并在制度内容中实施规范，以此体现出该制度所具有的实用性和有效性。

以某单位的《信息网络安全管理制度》为例，该制度中不仅对计算机使用管理实施规范，而且还对病毒防范工作给予规定，使该制度具有一定的全面性和可行性。主要内容有：1.使用计算机必须经过培训学习后方可上岗。开启、关闭计算机应按照正确步骤进行，严禁直接人为的非法关机。主机和键盘不要放置水杯等盛满液体的容器。2.信息网络管理负责计算机病毒防范工作，并及时升级病毒和杀毒引擎，定期进行病毒检测。3.电脑操作员在工作中发现计算机有被病毒感染的迹象或因计算机病毒引起的计算机信息系统瘫痪、程序和数据严重破坏等重大事故时，应及时向系统管理员报告，并保护现场。4.所有办公电脑都必须安装全省统一的趋势防病毒软件，任何人不得以任何理由关闭或删除系统内的病毒防火墙，以免电脑系统感染病毒，影响网络安全和日常工作。

3.档案管理人员信息化专业技能。档案信息化建设的开展，使档案管理工作出现新的变革，这不仅是对传统工作模式的革新，而且也是档案管理人员的全新挑战，工作者应不断强化自身信息化专业技能，在满足当前实际工作需求的同时，还要为档案信息化建设的未来发展提供助力，进而从人员问题上实现档案管理工作的强化。在这一问题中，管理者可通过以下几种方式对工作人员实施培养：

开展内容培训学习。邀请信息化专业人士到单位内，为档案管理工作者开展相关专业技术培训，以此实现管理人员专业技能的强化。在此过程中，管理者需要对整個培训过程实施全程监督，及时发现工作者专业技能的不足之处，并开展针对性再教育，使档案管理人员的专业技能水平得到全面性提升，以此体现出该次培训学习活动的有效性。

鼓励自行提升专业技能。根据当前档案管理人员实际专业技能水平，并结合档案信息化建设事业的未来发展需求，制定员工自学激励制度，积极鼓励各管理人员通过自学的方式，提升其专业技能水平。在制度内容中，规定出相应奖励，激发广大管理者的主动参与性，并通过开展定期考核的措施，检查其自学成果，对专业技能明显提升者，按照规定给予相应奖励，促进人才队伍建设，为各类人才不断涌现和充分发展奠定坚实基础，打造一支有理想、有文化、有纪律的工作团队。

4.档案管理人员职业综合素养。职业素养是任何一项工作顺利开展的重要基础，而在当前档案管理工作中，管理者却将该问题给予忽略，不仅使档案管理人员的工作质量无法达到预期成效，而且还严重影响到其工作氛围，对该项工作的未来发展造成不利影响。而针对这一问题，管理者可通过以下几种方式开展工作：

开展思想政治教育工作。在此环节中，党建工作者应积极发挥其作用和价值，针对当前档案管理者的职业素养情况，定期开展思想政治宣传活动，为其传达最新的思想方针，让其认识到职业素养对其自身未来发展的重要性和关键性，并为其树立良好、正确的人生观、价值观、社会观和责任观，以此实现档案信息建设工作的有效强化。

以某单位《员工职业素养规范》为例。该制度中对职业素养里的工作态度、职业操守等因素进行详细规定，让职工对职业素养有了更为明确的认识。主要内容有：1.工作态度，工作积极主动、敏锐、任劳任怨，有竞争意识，但不干预他人的工作。2.职业操守，维护单位整体利益，所有员工都不应从事损个人或公司名誉和利益的活动，敢于批评和制止有损于公司形象、利益和员工团结的言行。

5.网络信息化安全性能

针对当前部分档案信息化建设工作所使用的传统防火墙防御技术，该技术仅侧重于被动防御，若出现新型网络病毒，则无法对其实施有效防御，而黑客也可以针对防火墙所存在的防御漏洞，开展针对性攻击，直接对档案信息造成极其严重的安全威胁。采用新型防火墙技术，在原有的被动防御基础之上做進一步提升，该技术可主动对自身进行漏洞扫描，及时发现安全漏洞，第一时间自行下载补丁并实施修补，而且还可根据当前新型网络病毒的特征，自动进行防御系统更新，使其防御效果得到提升。因此，管理者可通过采用新型防火墙技术的措施，实现网络信息化安全性能的有效强化。

三、结语

综上所述，在面对当前档案信息化建设与档案管理工作所存在的问题时，工作人员需要不断总结实际情况和未来发展需求，首先在制度问题上给予规范，其次在人员问题上实施强化，最后在技术问题上进行增强，使档案管理信息化建设工作的总体质量与成效得到进一步提升，其不仅能够更好的为其他各项工作的顺利开展提供数据信息保障，而且还能最大限度的体现出档案管理工作的重要价值。

参考文献：

[1]裴学伟，尹 梦.网络时代高校档案信息化建设[J].中外企业家，2020

[2]王曦瑶，骆里光.探析档案信息化建设与档案管理[J].兰台内外，2019

[3]崔雨晴.医院档案管理中档案信息化建设的作用探究[J].信息与电脑（理论版），2019

（作者单位：中北大学信息商务学院）

作者简介：杜娟（1988-），女，汉，山西，本科。

基金项目：本文系中北大学信息商务学院阶段性研究成果