文书档案信息电子化管理探讨

刘丹凤

摘 要：在档案工作中，文书档案信息是一项重要的管理内容，能够将相关决策、问题处理、基本建议等方面过程及成果加以客观反映，电子化管理的高效落实，能够满足各方需求。就文书档案信息电子化管理的价值进行阐述，进一步探究文书档案信息电子化管理方法，旨在促进文书档案信息电子化管理目标的顺利实现。

关键词：文书档案;信息电子化管理;存储备份

通过电子化的方式来对文书档案信息资源进行管理，能够保证管理水准，便于发挥文书档案信息的应用价值，保证档案资源的准确性、完整性与可靠性，信息资源的需求得以满足，为各项工作的开展提供支持。知识经济时代下，信息内容更加丰富，应用电子化的方式来管理文书档案，具有一定可行性。

1 文书档案信息电子化管理的价值

1.1 文件传递更为安全快速

传统文书档案信息管理方式下，一旦操作的规范性不足，极易出现文件丢失或者泄露等情况，传统依靠邮政系统传送文件，这一方式下往往会受到距离的制约，导致文件传递的速度及安全无法得到保证。而通过电子化管理方式的应用，能够充分网络技术的应用价值，快速且安全的传递文件，为文书档案归档、检索及利用都带来极大的便利。

1.2 促进文书档案信息交流共享

以手工方式来管理文书档案的过程中，往往是通过文件柜来对文书档案进行保存，资源限制的情况较为普遍，这就会造成不必要的资源浪费，并且后期需要查阅及利用文书档案的过程中也存在一定难度。而通过现代化的方式来对文书档案信息进行管理，自案卷级和单途径管理逐步转变为文件级和体系管理转变，不再局限于档案外部特征管理，而是重视内外部特征的协调化管理，从而达到良好的文书档案信息管理成效。以计算机信息技术为支持，协调应用网络技术，将档案信息与载体分离，提高文书档案信息的利用价值，与其他信息系统之间相互协调工件，促进彼此之间共联，将文书档案信息的各项记录提供出来，确保文书档案得以高效利用，文书档案信息电子化管理工作质量也得到保证。以电子化管理方式为支持，能够保证信息资源调阅的时效性，及时进行响应和脱机处理，免受时空限制，确保查全率和查准率得到有效保证。

1.3 稳定保存电子文件

通过对比纸质至档案载体与电子文件载体来看，后者的使用寿命要优于前者。在纸质档案存储过程中，纤维素的性质往往会对纸张的耐久性产生一定影响，受到外在因素比如高温、酸、氧化剂等条件的影响，纤维素极易遭到破坏，出现水解反应或者氧化反应，这就极易影响文书档案管理工作质量，甚至造成信息丢失、泄露等问题，严重影响文书档案信息资源价值的发挥。而在电子化管理方式下，可通过先进化、成熟化的设备来读取电子文件，进行妥善保存，对于电子载体的选择必须要与实际文书档案信息管理需求相符合，以确保VCD、DVD、U盘、移动硬盘等使用功能得到有效发挥。

1.4 提升工作效率

采用信息电子化的方式来对文书档案实施管理，能够高效的处理信息，一定程度上弥补传统手工操作的不足，保证收集完整，降低疏漏概率。傳统手工整理方式下，极易出现字迹模糊、书写不规范、漏抄漏写等情况，而在信息电子化管理方式下，文书档案得以规范整理，分类合理，统计准确，疏漏和失误得到有效防范，有效的节省了时间和精力，促进了文书档案管理工作效率的显著提升。以计算机软件为支持，能够高效开展收集、储存、分类、查阅等工作，为文书档案各项工作的有序开展提供了良好的支持。

2 文书档案信息电子化管理方法

2.1 收集归档

在电子化管理模式下，文书档案信息管理更具便捷性和高效性，在文书档案信息的收集与归档方面有着充分的体现。一般情况下，以计算机网络系统为支持来收集并整理文书档案信息，实际操作较为复杂，电子文件形成到归档的整个期间内，存在被修改、删除的风险，这些操作都不会留下痕迹。针对此种情况，在应用电子化管理方法来对文书档案信息进行管理的过程中，相关部门应当及时收集电子文件并立即归档，向综合档案室移交，以保证管理的集中化。与此同时，在对文书档案信息进行归档的过程中，需附属动静态数据信息，以原件属性信息、生成环境记录等为静态数据信息，以创建、审定、归档、接收等处理过程记录为动态数据信息，这就能够提升文书档案信息收集归档的规范化和有效性，促进文书档案实际价值的最大化发挥。

2.2 存储备份

以计算机软硬件为支持，电子档案得以实现，一般通过主流存储格式来对不同类型文件进行归档，通过格式转换的方式来处理非通用格式的电子文件。为确保文书档案信息管理的规范性和可靠性，自应用电子化管理方式的过程中，必须要选择成熟化且具有可发展性的存储设备，在脱机保管的方式来保管机密电子档案。档案管理系统运行过程中，必须要建立备份及恢复系统，保证其运行的有效性，做好系统、数据库、网络及电子原件的备份工作。于磁光介质上通过脱机方式来对电子档案进行保存的过程中，一般为一式两套，必要情况下对第三套进行复制，以满足封存、查阅利用及异地保存的现实需求。

2.3 双套制保管

档案具有原始记录的特性，电子化管理方式下档案便于修改，难以防伪，尤其是在复杂的网络环境下，档案存在丢失、泄密等隐患，导致人们认为纸质档案更具原始性和说服力。因此在文书档案信息电子化管理的过程中，可采取双套制保管的方式，以纸介质和磁光介质为载体加以协调应用，一起归档，此种方式下两套档案的内容相同，这就能够保证纸质档案内容的原始性，电子文件也具有良好的利用价值。

3 结语

在信息时代下，为确保文书档案信息安全，必须要正确应用电子化管理方式，提高单位文书档案管理成效，确保文书档案信息的应用价值得到充分发挥。文书档案信息电子化管理具有一定系统性和长期性，未来工作中要逐步提升档案管理人员的素质技能，保证档案信息安全可靠，从而确保信息服务的高层次化和价值性。

参考文献

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