企业智慧档案馆实施策略研究

蒋永芳

【摘要】智慧档案馆是应用智慧管理技术的数字化、信息化、智能化的数字信息档案馆，是数字档案馆的发展和升级。本文从智慧档案馆收集、整理、存储、利用四个方面系统阐述了企业智慧档案馆实施策略。

【关键词】智慧档案馆;特点;实施措施

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》从大数据的视角，描述出2016-2020年档案信息化建设的前景和发展路径。电子政务建设极大推进和实现了电子档案的形成、管理;档案信息化与互联网利用成为发展趋势;云计算、大数据和移动网络技术的发展，给信息安全、隐私保护和数字记忆留存带来挑战。数字档案馆建设已不能满足档案事业发展，需要档案管理突破传统管理思路的藩篱，拓宽管理思路，探索大数据时代档案管理新思路、新方法，数字档案馆向智慧档案馆的转型是大势所趋。

一、智慧档案馆定义和特点

（一）定义。智慧档案馆是在数字档案馆建设的基础上，以资源建设为主线，以服务利用为目的，以信息化技术为依托，通过优化信息化管理平台和提升信息技术，全面升级档案管理水平。智慧型档案馆是以数字档案馆为基础，在数字档案馆建设的基础上具备“智慧”的特征。智慧型档案馆是指在具备资源数字化、共享网络化、管理自动化等特点的数字档案馆建设，以资源共享平台为依托，应用云计算、大数据、物联网、人工智能等信息技术工具，重点打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台，实现档案数据资源开发利用最大化的新型档案馆模式。

（二）特点。一是档案资源管理网络化。档案资源是智慧型数字档案馆的基础。通过运用信息化手段构建档案管理网络，实现档案资源的采集、整合，建立多元化的数据资源库，档案资源管理网络接口，实现档案互联互通，丰富档案资源建设，为开展档案信息资源的开发利用打下基础。二是档案实体管理智能化。档案实体管理智能化即通过管理策略和技术手段，将档案数据信息资源、档案实体、档案库房、档案管理联系起来，通过档案实体管理多系统集成开发，实现档案管理员对档案内容、档案实体、档案库房、档案用户的智能化管理。三是档案开发利用智慧化。档案开发利用智慧化指的是改变过去单一的档案开发利用的方式，变被动为主动，创新档案利用方式，强化智能编研成果，系统开发档案检索利用方式，将知识管理理念融入档案开发利用过程中，提高档案的利用服务效益。

二、企业智慧档案馆实施措施

（一）智慧档案收集策略。数字资源建设是智慧档案馆的主体和基础。从企业管理需求实际出发，以需求为导向，对智慧档案馆的资源建设主要从资源协同、电子档案在线收集管理、数字化收集管理三个主要方面展开。一是协同资源管理。通过数字档案在线接口实现与上级单位、研制供应商、下级单位、利益相关方等相关单位档案的在线接受移交、归档工作。定义协同规则，提供支持多种数字传输形式的在线进馆接收接口，通过接口在线调用相关单位数字资源实现档案数据的协同管理，通过数据挖掘技术，建立档案协同数据模型，对档案协同进馆情况进行比对、分析问题，并进行统一管理。二是电子档案在线收集管理。对前端业务信息系统进行归档接口开发和设置介入，实现在线收集归档文件，制定数据推送规则和系统接口规范，对于有效数据流实现定时导入和数据同步，由前端业务系统实时归档至档案管理系统。影响业务系统电子文件有效归档的三个重要因素是接口规范、元数据标准和接口可扩展性。（1）接口规范。接口规范定义了业务系统接口的归档内容、归档过程和实现的技术形式。考虑到各业务系统的复杂程度不同，接口平台提供了两种实现方式：一是“中间库”，通过中间表的形式与各业务系统互联，二是“Web服务”模式，将各业务系统数据直接写入档案系统实现归档。（2）元数据标准。元数据标准对各類档案、相关电子文件及其行为过程进行统一标准描述，将不同业务系统产生的电子文件，以及原生电子文件与数字化文件（文本、图形、图像）进行统一描述。（3）接口可扩展性。扩展性是系统持续发展的重要方面，无论是采用“中间库”形式，还是“Web服务”模式，都要充分考虑企业信息化环境的持续发展，考虑为新的业务系统提供数据接入功能。接口可扩展主要通过配置冗余接口、强化中间库功能或技术优化升级等方式实现，企业应根据实际情况结合多种形式，以保证系统接口的先进性、经济性和发展性。三是数字化收集管理。由于原生纸质档案的凭证作用，纸质档案无法被电子档案完全代替，线下收集不可或缺的一种收集手段。数字化收集的对象是无法通过电子文件接口在线归档的原生纸质文件，即带有签署或盖章的具有法律凭证作用的有效正式文件，如合格证、法人授权委托书，合同、资质文件等。通过对纸质档案的扫描、图像处理及格式转换，生成标准的电子原文，通过OCR识别的扫描文件还可以对原文进行全文检索，在提供方便利用的同时保障档案信息的安全性。

（二）智慧档案整理策略。智慧档案馆要满足传统档案整理的需要，持续深化数字档案馆建设成就，将智能化、智慧化的理念与传统档案管理操作相结合，运用信息化手段，实现档案分类、整理、编目等传统档案管理需求，同时也要按照一定的流程以智能化的手段实现档案鉴定、销毁等具体操作流程。一是档案整理编目管理。在数字档案馆整理编目功能的基础上，持续优化升级。一方面，在数字档案馆建设的基础上查漏补缺，将档案编目手段智能化、电子化，提升档案整编效率，减轻管理负担，降低管理成本;另一方面，将二维码与电子标签技术进行融合，实现电子和纸质档案管理的一体化，建立同一件归档文件不同载体或是同一归档文件不同组成部分之间的关联关系，提高档案管理水平。二是档案鉴定管理。通过优化信息化平台，支持辅助人工完成档案的定期鉴定工作，根据保管期限、归档时间、密级等属性自动列出到期档案;支持按档案保管期限表对各门类档案保管期限进行自动判定;对电子文件的“四性”进行自动检测;支持对三维模型基于BOM的完整性检查;支持原文校验和元数据校验，切实解决在企业日常管理中存在的具体问题。

（三）智慧档案保管策略。档案数据安全是档案管理的重中之重。智慧档案馆对于档案保管提出新要求：一方面，按照运用现代化高科技手段，建设智能档案库房，实现档案实体管理智能化;另一方面，强化完善档案数字资源的安全保障体系，确保系统安全以及信息和数据的安全。一是档案实体管理。开展智能档案库房建设，实现档案存储智能化、档案安全智能化、档案控制智能化。采用基于物联网技术的设计方案，整合档案库房资源，利用智能技术将档案馆的建筑实体、温湿度监控系统、消毒净化系统、红外报警系统、烟雾感应检测系统、视频监控系统、门禁系统等模块功能统筹集成，实现档案安全保护“九防”要求，推进档案管理现代化;采用RFID射频技术等管理实体档案，能自动识别实体档案进出库房的状态，实现智能盘点，对档案实体进行精细化、信息化、规范性管控。二是档案存储安全管理。建立档案资源的安全保障体系，采用多种形式的档案安全保障策略，确保档案系统安全以及信息和数据的安全。一方面，保证电子文件存储安全，电子文件使用于依赖信息化软硬件环境，对电子文件的管理运行环境必须具备可继承性和版本兼容性，在技术设备更新时，及时进行软硬件环境检测，保证历史电子档案可用性和可追溯性;另一方面，对档案数字资源实行成熟、完备、安全的数据备份机制，建立统一的容灾备份保障体系，运用在线、离线多种备份方式，开展异质备份存储，同时结合档案异地备份管理，切实有效保障档案资源安全。

（四）智慧档案利用策略。智慧档案馆的最终目的是实现档案利用过程的数字化、知识化、智慧化，通过智慧化的检索方式，实现利用过程便捷性、准确性;通过智慧共享服务机制，主动分析并感知用户的需求，提供高质量的档案信息服务。一是共建共享平台。建立基于统一的、覆盖全面的档案资源的共建共享服务平台。档案资源共建共享平台面向产品全生命周期，构建以产品结构为组织方式的构型管理要求，建成连接上级单位、研制供应商、下级单位、利益相关方等相关单位档案资源具备数据转换统一接口的共建共享平台数据系统，在各档案系统建立信任关系，借助权限设置、数据加密存储、加密传输、同步等手段，实现数据交互跨域应用，实现访问权限审批、电子文档跨域借阅和移交，打通各域之间的壁垒和屏障，从而保证文件归档质量和传递效率，从源头上控制文件归档成套性和动态有效性。二是检索利用服务。进一步拓展档案检索利用效率，根据档案信息自身的逻辑、语言特点，构建不同种类的档案检索方式，如智能检索、全文检索、高级检索、分类检索等方式，对数据化档案资源进行数据检索、数据筛选、聚类分类等处置，通过强大的数据挖掘技术和知识管理技术，提高用户利用档案的查全率、查准率，满足用户档案利用需求。三是智慧共享服务。向档案信息用户提供知识化、智慧化的档案信息利用服务，通过强大的数据挖掘技术和知识管理技术，提高用户利用档案的查全率、查准率。运用档案管理平台实现知识分类标引，根据专业领域分类、内部业务体系、项目维度、产品维度、知识种类、文档类型、岗位体系、部门结构等不同的维度对产品档案资源自动分类和打标签;实现智能推送，可根据用户的兴趣来搜索、过滤信息，自动跟踪用户的使用倾向，并将其定期推给用户，帮助用户高效率地发掘有价值的信息;实现知识地图，系统通过人机结合的方式构建各种知识地图，并按业务、产品、部门及工作岗位进行组织和导航，用户可以很方便地找到自己关注的知识。

三、总结

智慧档案馆是档案馆建设的方向和目标，是一个系统工程。在建设过程中需要领导重视、资金支持和人才队伍建设。在新的形势下，档案管理人员根据单位的实际情况和现实需求，循序渐进、稳步推进智慧档案馆建设各项任务。

【参考文献】

[1]楊桂明.从数字、智能和智慧的视角论档案馆建设的三个阶段[J].档案学通讯，2018（02）.

[2]纪云.制造业企业档案管理系统的扩展应用[J]软件， 2012，33（07）.