档案信息网络化建设研究

张平平

【摘要】在人们日常生活与工作中，档案管理作为体现企业管理的一部分，很多档案需要相关人员进行处理工作。本篇文章分析了信息网络化的档案管理，首先，从信息网络化时代档案管理的本质出发，其次，通过本质阐述了信息网络时档案管理的不足，档案管理工作人员被忽视，档案管理体制落后。针对档案管理存在的不足之处，提出了提高档案管理人员的创新能力、加大资金投入、努力完善保障手段、加强档案信息网络化建设、重视网络保护、保障档案信息安全等措施。

【关键词】档案;信息建设;网络化

随着我国科技的飞速发展，信息网络化得到了全面的普及。在信息网络化的背景下，档案网络化管理对传统的档案管理模式产生了极大的冲击。做好现代化的档案信息网络化建设，就必须制定相关的网络档案管理措施，使信息网络时代的档案管理更好地为现代化建设服务。档案信息网络化管理，在高经济、高科技呈高速增长的时代背景下，档案信息的数量和类型也在不断上升，传统档案管理模式过于依赖人工，再加上传统的档案管理方式，已经无法满足档案管理的实际需求。

一、信息网络化时代档案管理的本质

档案网络化是通过建立专门的档案信息网站，将人员的身份通过互联网发布，然后将人员的信息进行查询和共享，使用档案信息发布，所谓档案信息也要存在一定的信息安全管理，在此途中避免造成人员信息的紊乱，重点不够明确信息化不够完整，一系列的安排都需要人员的参与以及法律法规的规范化。构建信息群体化，目前诸多政府和政府人员，都在开展建设确保安全规范化实施与展开。作为信息的获取在政府相关部门要建立数据库，能够快速准确查询相关人员资料以保证时间的节约化和成本的最低化，构建政府体系安全能够防止信息的泄露，保证人员的生命、社会的和谐、国家财产达到最高安全保障。

二、信息网络化时代的档案管理存在的不足

（一）档案管理人员受重视程度较低。档案信息化存在多元化形式，在政府方面通过平台建设“硬件”与“软件”的建设，“硬件”是指政府通过网络系统公开发布一些非保密者人员信息。通过这种方式能够在社会中准确、快速、高效，寻找相关人员，能达到最小化节省人力物资成本费用的投入。档案人员花费不必要的时间，去重新阅读纸质文件忙于一些繁琐的其他工作，不利于管理者对其他人员提供一些服务，不能够更深入地去学习和了解相关档案的运用和分配，从而影响原有的工作效率。

（二）档案管理制度比较落后。随着信息网络化时代的到来，传统的档案管理制度显得有些封闭，与信息网络化的档案管理有些格格不入。因为我国对档案管理工作在资金方面投入不足，所以档案网络化方面也并不重视，甚至出现档案管理人员工作松散的状况，因为我国现阶段并没有成熟的信息网络化的档案管理软件，只能仍旧使用低级的档案管理软件。

三、档案信息网络化管理的必要性

（一）企业时代发展必然要求。信息网络化时代的快速发展，也象征着电子办公时代的到来，计算机技术在企业发展中发挥了重要作用。大量以光盘、磁盘为主的电子文件的诞生，不仅极大程度地提高了企业的日常工作效率;在对企业档案资源管理安全方面，也带来了极大的改善。企业的档案记载着企业发展的全过程，不光是企业的财富，更是企业生命的另一种表现。传统的档案管理制度转变为档案网络化的管理制度，将企业档案资源信息记录到以光盘、磁盘的电子文件当中，可以提升相关人员日常的工作效率，也使企业的档案资源信息得到更大的保护。这种方便快捷的档案管理方式，以传统的手工管理形式无法实现。因此，企业迫切需要进入档案信息网络化管理模式，提升档案管理效率及质量。

（二）企业档案工作改革需要。企业要快速发展往往要从多个方面入手，对档案工作自然也有新的要求和任务。因为企业档案资源信息的记录方式和存储方式发生了变化，档案工作也必定发需要创新，不能再以传统的手段，定时、定期的集中管理，而是要将档案管理工作日常化。将一切有价值的信息及时保存到光盘、磁盘中，将形成的电子档案及时送交档案部门管理。良好的档案管理能够有效提高企业的工作效率，为企业发展提供强有力的保障。档案部门要提高档案的综合利用率，充分发挥档案利用的社会效益。

（三）信息技术发展必然结果。目前档案管理工作中面临一些问题和挑战，档案网络化的局限性和不足不断呈现出来：1.很多企业对档案管理工作不够重视，而且档案管理工作本身耗时较长、内容较为繁琐，导致档案管理网络化仅局限于通过目录进行查询，与传统的档案管理区别不大，不能很好地体现信息化的管理效率的提升，造成了软硬件资源浪费。2.档案网络化是一个整体化的概念，涵盖了档案工作的每个环节，这就需要档案管理业务的统一化、规范化。然而，目前很多企业的档案管理工作是分部门负责的，各级部门各自为政，这种管理架构大大阻碍了档案网络化的推进。3.档案网络化普及度不够。很多企业仍然在沿用人工或者半人工的档案管理方式，没有积极建立更加规范、高效的网络化管理模式，严重影响了档案管理工作的高效开展。

四、信息网络化时代档案管理问题的解决措施

（一）提升档案管理工作人员的创新能力。档案管理工作要实现自身的社會价值，只有与时俱进不断提升自己。随着档案网络化的不断深入发展，档案管理工作人员也面临许多新问题，需要自主的学习通过网络技术对档案信息进行分布与查询的方法，提高创新能力，培养出拥有整合网络化档案信息的能力。另外，网络不仅可以把分散在各个领域的档案进行归集，还可以通过一些程序进行数据处理，然后给广大用户提供大量的资源。档案工作人员想要从根本上提高自己的技术水平，不仅要跟上时代变化，迅速适应信息网络化时代的需求，还需要培养自己发现网络档案信息的能力。

（二）加大对网络化档案管理的资金投入，并完善保障手段。随着我国信息科技的不断发展，知识也需要不断更新发展。档案管理部门要想使管理工作跟上时代的脚步，适应信息化时代档案管理的需求，进而实现档案网络化，档案网络化是信息网络技术不断发展的成果，需要充分运用信息网络化的科技成果，并且不断更新档案管理设备和提升档案管理工作人员的技术水平。我国政府需要投入大量资金来改善档案管理部门的管理设备的落后情况，并且把这笔费用计划到我国有关网络建设的预算中去。

（三）加强档案信息网络化建设的标准。拥有大量具有创新能力的人才以及不断加强档案信息网络化建设的标准，档案管理部门在信息网络化时代才能够有效的管理档案。这一成就有助于创建我国统一高质量的国家档案信息网络化的系统，可以为用户提供更加全面、快速以及准确的服务。由于网络具有双面性，有利有弊，所以在虚拟网络里，强化档案信息安全是做好档案工作的重中之重，因此强化档案信息解决了档案资源共享与安全保密之间的矛盾。为了保证企业档案信息安全，企业内外办公之前设置物理隔离，也应建立防护墙和一些防护型的物理隔离，这是保证企业内部网络最安全的措施，通过一些必要的手段来实现网络自动化的安全，从此实现档案信息的唯一性、严密性。

（四）加强对网络的保护，确保信息网络化档案管理的安全性。档案信息的管理工作在日常生活中是几乎见不到的，此工作严格保密。因为随着网络发展越来越快，信息科技双刃剑逐渐显现，因为出现了一些病毒与黑客的出现，对于我国的网络具有严峻的挑战性，黑客和病毒在网络上威胁着档案信息的安全。想要确保在信息网络化时代档案信息的安全，全社会公民应该提高自身的网络素质，也应该提高管理人员的技术水平提供相应的技术教育，同时网络安全的一些相应的保护措施也由路由器与防火墙物理隔离来实现。

四、结束语

总之，档案信息网络化建设面临着许多困难，层出不穷的黑客和各种病毒对档案管理而言是一种挑战，信息泄露成为当下热点的话题。当然，还需要对档案管理人员进行培训，增强他们保护网络档案信息管理的安全意识。同时也需要提高相关人员的技术水平，保证网络档案信息的安全。我国网络技术与信息技术的发展，为国民生活提供了极大的便利。科技的进步不仅给生活带来了便捷服务，还提高各项管理工作的安全性，其中档案管理工作也从纸质化逐渐过渡到网络化管理。

【参考文献】

[1]李世芳.浅析信息网络化时代的档案管理[J].办公室业务，2018（13）：67.

[2]辛敬玲.档案信息网络化建设策略构建[J].办公室业务，2017（21）：47.

[3]梁浩.谈档案信息网络化的重要作用与意义[J].现代交际，2015（09）：101.