浅谈医疗保险档案管理问题及解决措施

王毅

【摘要】随着医疗保险的种类越来越多、覆盖面越来越大，医疗保险档案管理的难度也不断增大，档案管理部门必须引起足够的重视，及时发现医疗保险档案管理存在的问题，并探索有力的解决措施，大幅度提高档案管理质量，更好地服务于社会医疗保险事业的发展。

【关键词】医疗保险;医疗保险档案;档案管理

最近几年，全国各地的医疗保险管理服务机构纷纷结合地方特色开展档案管理工作，在医疗保险档案的规范化与科学化管理方面取得一定成绩，并得到社会的肯定。但是随着医疗保险档案管理工作的持续深入，一些问题逐渐暴露出来，严重影响工作效果，急需解决。

一、医疗保险档案管理的主要问题

（一）档案管理制度不完善。在医疗保险档案管理中，有的档案管理部门并未建立完善的规章制度，或者建立了制度却没有很好地执行，导致档案人员职责不明，档案的保存与借阅等手续不完备，经常发生档案文件材料被损坏或丢失的现象。与此同时，档案管理部门对医疗保险档案管理工作的内容划分不明、标准和范围不统一，很多时候依赖档案人员的理解与经验实施分类管理，使得一些本该纳入管理范畴的医疗保险档案没能被及时接收、归档，造成巨大损失。

（二）档案管理信息化滞后。医疗保险档案的传统管理方式以手工为主，有赖于档案人员手动采集、整理、汇编、使用，逐步完成管理环节的各项工作。但是人的时间和精力是有限的，医疗保险档案管理工作量大、内容繁杂，导致其效率低下，人为整理在很多时候还会出现难以避免的错误，不利于后期档案资源的开发与使用。值得庆幸的是，很多医疗保险档案管理部门紧跟网络信息时代的发展步伐，在档案管理工作中使用信息技术，改变传统管理方式，只是国内的信息化建设起步较晚，医疗保险档案管理信息化建设力度还不够大，表现出滞后性，加上档案信息的透明化、科学化水平较低，容易出现篡改数据、违规操作等问题，降低医疗保险档案管理质量。

（三）档案资源利用率较低。在现阶段，医疗保险档案管理部门针对机构领导决策的制定并未提供可靠的依据，只是单一为参保者提供一些查阅、复印等服务，没能真正整合医疗保险档案资源，更没能建立行之有效的档案资料开发利用办法。尤其是没有挖掘医疗保险档案信息的潜在价值，导致档案的文献库效应发挥不到位，档案变成馆藏资源，缺少综合性与时效性等特点，最终导致档案利用率偏低。

二、医疗保险档案管理问题的解决措施

（一）完善制度，做好档案接收归档工作。为做好档案工作，医疗保险档案管理部门首先要做的就是完善档案管理制度，进一步规范工作程序，让工作目标与工作内容更清晰。具体而言，档案管理部门应按照本地医疗保障局有关推进社会保险业务档案管理工作的文件和社会保险业务档案管理规定的要求，明确本机构医疗保险档案的分类管理方案以及归档范围、保管期限，收集整理档案的办法及规则全部以上级要求为准，对于医疗保险档案管理的各个流程制定完善的保管制度、统计制度、移交制度等，将其公示出来，确保医疗保险档案管理有章可循且有据可查。特别是针对医疗保险档案做好接收及归档工作，这是控制档案管理质量、提高档案管理实效的重要手段。第一，档案管理部门要争取机构负责人及领导对本部门工作的高度重视，明确档案接收工作要求，并得到必要的指导，制定档案接收管理及办事流程，在收集档案、整理档案、归纳分类管理和编号入库等环节严格执行规章制度。第二，在收集医疗保险档案的过程中必须做到统一和集中，根据规章制度严格进行编号、排列、分类，分别保管类别不同、年代不同、属性不同的医疗保险档案，并做好记录，以便在需要利用时及时调整。第三，编写高质量的医疗保险档案目录，完善目录索引体系，在其中录入档案资料的基本信息，方便借阅、使用。第四，对于现有的纸质医疗保险档案应做到装订整齐、不压字、不漏页、牢固，保管环节也应防火防潮、防虫防蛀、适时通风，避免损坏档案。

（二）加大力度，推进档案管理的信息化。除了做好基本的档案管理工作，加大医疗保险档案管理信息化建设力度是档案管理部门全面提升工作质量的关键所在，应从多方面改进，推进档案管理事业的信息化发展。一方面，建立医疗保险档案数据库，从档案数据信息的采集、录入和存储等方面狠下功夫，持续优化医疗保险档案数据库中的信息，从而发挥数据库的重要平台作用，为相关部门及人员查询档案数据、处理档案数据等提供便利。这就需要医疗保险管理服务机构的各个职能部门在归档保管档案时应确保工作质量，详细记录医疗保险档案存档的类型、时间、简介等，同时确保照片和影音等档案有详细的记录与存档。在存档环节还要使用正确的方式归类，处理好单项资料，保证全面录入并保存参保者的数据信息;另一方面，加大医疗保险档案管理的网络化建设力度，为稳定高效地传输档案数据信息提供便利。并且机构应增加对网络设施建设的投入，支持档案管理部门引进新设备、新软件、新技术，更好地辅助其开展医疗保险档案信息化管理工作。在该过程中要强化安全建设，大力保护电子文件;落实网络安全管理工作，针对网络进行定期维护和杀毒处理;做好医疗保险电子文档的安全保密工作，根据国家规定规范操作，有效保障档案信息的安全性。

（三）开发資源，提高档案信息的利用效率。医疗保险档案管理重在收集和整理、贵在开发和利用，医疗保险管理服务机构应以民生需求为中心加强对档案资源的整合、开发，方便高效利用档案信息。档案管理部门要编制档案信息的电子化检索工具的索引，包括案卷目录和卷内目录等;发挥信息技术的作用，利用计算机和网络便捷检索档案信息，提高档案资源利用率;针对各类医疗保险档案建立统计台账，包括借阅登记簿、移交登记簿、库房检查记录、数据统计台账等等，确保台账规范、清晰，发挥档案信息的最大价值。当然，医疗保险事业是社会福利事业，生成的档案信息是政府部门的宝贵资产，不但和政府工作业绩挂钩，更记载着社会发展进程和民众享受的社会福利待遇，对医疗保险档案的潜在价值加以开发、利用既有助于为政府扩大医疗保险政策及方案的实施提供强有力的数据支持、参考依据，又能为负责人或领导制定决策提供理论支持。并且医疗保险档案管理信息化建设进程在不断加快，越来越多的人能够在综合网络平台上浏览最新医疗保险政策，档案管理部门应按照规定公开档案信息，并利用平台的对话服务功能及时向政府反馈信息，借此汇总、整理民众的心声，再将其反馈给医疗保险管理服务机构的负责人、领导，便于他们结合民众需求适当调整工作，更好地发挥医疗保险档案的价值，优化医疗保险服务。

三、结束语

医疗保险档案管理是支持社会医疗保险制度有序运行的重要基础性工作之一，档案管理部门只有做到医疗保险档案管理制度完善和落实、信息化建设力度越来越大、档案信息资源开发利用率越来越高，才能进一步提升档案管理的专业化与科学化水平，从而持续提升医疗保险管理服务机构的管理质量，在保障人民权益、维系社会稳定方面发挥更大的价值，促进医疗保险事业实现可持续发展。

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