新技术环境下档案管理与变革

朱艳

【摘要】文章以新技术环境下的檔案管理与变革为研究对象，首先对新技术环境为档案管理带来的变革进行了详细的分析与探讨。随后围绕如何在新技术环境下推动档案管理实现进一步发展，提出了一些针对性策略，以供参考。

【关键词】新技术环境;档案管理;变革

档案管理作为政府、企事业单位运行的重要工作内容，在政府企事业决策发展方面发挥着重要的作用。随着各种信息化、数字化、网络化技术的应用发展，传统的档案管理已经发挥出其真正的价值，因此有必要对新技术环境下的档案管理与变革进行探讨分析，这对于推动档案管理实现可持续发展具有重要的意义。

一、新技术环境为档案管理带来的变革分析

档案管理具有鲜明的专业性特点，是一项典型的技术性工作。随着当下大数据技术、云计算技术、网络通信技术的应用普及，必将会对档案管理带来较大的冲击与变革。

（一）上述这种新技术的应用，将会对档案编目、检索等理论性知识带来新的影响。档案部门虽然看似只是一个“信息收集与存储”的部门，但是实际收集存储的信息却比较复杂，包括相关工程建设信息、各种学术研究、编史修志、个人取证等内容，自身具有非常高的作用价值。在以往进行档案录入、编目、检索加工时，一般主要依靠人力进行，致使实际加工效率差，还很容易受到人为失误因素的影响。已经无法适应当下信息社会对档案管理的要求。而随着先进的计算机技术、大数据技术、云计算技术的应用，使得各种档案信息管理系统得以建立，通过对档案信息进行数字化处理，可有效提升档案信息检索编目效率，还能够实现根据用户个性化信息需求，提供针对性的档案信息，甚至还能够从海量的档案信息里面挖掘出最具价值的信息，全面满足用户对档案信息快、精、准的要求。

（二）现代信息技术的应用对于档案信息传递会带来一定的变革。对于传统档案信息传递而言，受限于技术因素，很难实现信息共享。并且在不同档案馆之间，也很难组成有效的网络，实现档案馆之间的信息共享。而随着互联网通信、光纤通信、卫星通信等先进通信技术的应用，针对于档案检索，能够从以往的联机检索发展为范围更广的联网检索，从而真正实现档案信息传递的网络化，使得档案利用能够打破时间与空间的限制，促使档案资源传递、利用效率得到有效提升，并为档案利用者提供极大的方便，促使档案利用价值得到更进一步的发挥。网络检索应用于档案管理，主要表现为以下三种优势：首先，网络检索能够有效推动计算机数据库资源开发，立足于数据库，实现不同档案馆的档案资源共享。其次，针对档案信息本身，有助于实现资源的深度开发，促使档案资源发挥出更多的价值。最后，对于档案利用者而言，能够为其利用档案提供更多的便利，在联网检索的支持下，档案利用者不再需要专门到档案馆进行档案资源信息查找，可以在家或办公室内，通过借助计算机，登录档案检索终端，在通信网络的帮助下，即可实现远程档案资源检索查阅，从而成功找出自身所需档案材料。依托于联网检索，从而能够突破档案检索时间、空间限制，为档案利用者提供更大的便利。不仅如此，在当下现存的众多档案信息资源中，其中不乏很多机密性文件，为了保障这些机密性档案资源文件的安全，同样会对档案鉴定和保管带来一些变革。

（三）随着新技术的广泛应用普及，必然会对档案分类管理带来一定的影响与变革。如今随着数字化技术、互联网技术、计算机技术等新技术的应用。使得档案在保存形式方面更加丰富，档案载体更加多样，档案记录更是“五花八门”，纸质化档案材料保存、记录已经不再是唯一的选择。比如在档案载体方面，在新技术环境下，衍生出了各种新的类型：一是微缩型，比如胶卷、胶片等。二是声像型，比如录音带、照片、录像带等。三是机读型，比如光盘、磁盘等。面对这些新的档案资源保存载体，必然需要新的档案管理分类方式，采取特定的分类管理方法、存储技术等，这些必然会对档案分类管理带来一定的理论性变革。

二、推动档案管理变革发展的策略

面对日新月异的新技术环境，需要档案管理适应社会发展潮流与趋势，敢于接受各种挑战，不断推动档案管理实现更好的发展，从而为档案工作提供更好的指导，推动档案管理工作实现更好的发展。

（一）增强推动档案学变革的紧迫感。在档案管理工作实际开展过程中，做好各种新技术的引入与应用已是当下的一种必然趋势，在各种新技术的应用下，虽然有效提升了档案管理的效率，提高了档案管理资源的利用率，但对于传统档案管理各方面也带来很大的影响，比如相关档案载体形式和记录方式发生了变化，档案信息传递、档案管理和开发利用也发生了各种转变，因此传统的档案管理方式、方法已经难以适应当下的需求，因此对于档案管理工作人员而言，必须不断增强推动档案学变革的紧迫感，以一个更加积极开放包容的心态去主动接受各种新事物，学习各种新技术，把如何将新技术应用到档案管理中摆到议事日程上来，从而更好地推动档案管理实现稳步变革，不断适应当下社会发展的最新需求，实现更好的发展。

（二）加强档案学理论研究人才的培养。档案管理人员作为档案管理的主体，只有自身具备较高的政治思想素质，熟练掌握各种新技术，才能够充分促使相应新技术在档案管理中发挥出更大的作用价值，使得当下档案管理更加适应当下的新技术环境，促进档案学理论不断完善、不断发展。因此还需要进一步加强档案学理论研究人才的培养，使其能够掌握当下最新的档案管理技术，不断提升其综合素质，打造一支现代化专业化档案管理队伍，更好地推动档案管理实现顺利发展。在具体实施上，除了档案部门从外部积极引入专业化人才之外，针对内部成员，还要加强培训教育，从而促使档案管理人员素质得到全面提升，推动档案管理工作实现更好发展。

（三）加强档案资源信息整合力度。传统档案管理以人力为主，方式比较单一，各个档案馆之间缺乏必要的联系，严重限制了档案管理作用价值的发挥，无法满足社会发展的需求。而在新技术环境下，需要通过加强档案资源信息整合力度，在信息技术的引导下，通过进行数字化传播，结合各个档案馆内的信息资源进行整合。与此同时，以信息技术为平台，做好数字化档案管理系统的搭建，从而实现档案管理真正意义上的整合，推动档案管理实现更好的发展，更好地适应现代化档案管理的需求，提升档案资源的利用率，为档案管理者提供更多便利，满足社会发展需求。

三、总结

综上所述，新技术环境为档案管理带来了变革的契机，档案管理想要实现更好的发展，就必须要顺应时代潮流，以积极的态度来认知并接受这些变革内容，并充分利用各种新技术，不断完善档案管理体系，提升档案管理的实效性，促使档案管理发挥出更大价值。

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