基于信息时代档案管理工作面临的问题及对策

李皓

摘 要：信息时代的到来使得人们生活方方面面都发生了翻天覆地的变化，以档案管理工作为例，该项工作涉及的工作量非常大，利用计算机技术实行信息化管理，对于该项工作水平的提升至关重要。然而机遇之下也是挑战，信息时代档案管理工作必然会存在较多的问题。笔者主要分析信息时代下档案管理工作面临的障碍，提出相应的解决措施，供档案管理从业人士参考。

关键词：信息时代;工作问题;解决策略

将信息进行存储与管理是档案管理工作的核心内容，借助信息化技术开展档案管理工作，可将档案管理工作高效化、节能化，可大幅节约人力物力。相对于传统的档案管理工作程序，信息化的档案管理工作程序无疑可大幅提高工作效率，为档案管理工作带来巨大变革。为了做好档案管理工作，势必要引入信息化技术，也就需要承受引入新技术的“双刃剑”作用，不过抓住这个发展机遇对于今后档案管理工作的可持续发展意义重大。

1 信息时代档案管理工作遇到的问题

1.1 信息化管理软件种类混乱

当前绝大多数的工作单位已经普及了计算机档案管理技术，也有个别的工作单位使用缩微复制存储技术，且建立了独立的网页。为数较多的工作单位单纯使用计算机进行档案的目录管理，也存在个别单位在档案室放置计算机应付上级检查做表面文章，并未将档案管理信息化落在实处。各工作单位所使用的信息化管理软件系统种类较多，所对应的功能有极大差异，这就导致各单位在档案信息化管理工作对接中遇到阻碍。实际工作当中，上级主管部门向下发放数据库之后，档案管理人员就必须要根据内容手工录入数据，鉴于数据量录入工作非常大，人工数据录入无法确保数据的准确性，录入数据之后还必须要进行多次的核查，导致数据录入工作效率不高。由于信息化管理软件种类混乱，各个主管部门之间使用的数据格式不同，各个数据库之间无法兼容，完成数据录入工作后数据库处于闲置状态，造成人力和物力的浪费，档案管理工作人员的工作量也会增加。

1.2 电子档案管理存在法律效力问题

电子档案管理存在一定的法律效力问题，对于档案管理信息化工作造成阻碍。电子档案特指由计算机技术进行处理的档案，属于办公自动化的产物。国内各工作单位都有使用到电子档案，大部分单位办公档案没有进行电子化处理的原因在于缺乏物质保障，导致电子档案应用技术手段跟不上。鉴于电子文件在储存、复制和共享方面具有较大的便利，但是也影响到档案工作的可靠性和正确性，使其起存在一定的变数，管理不当的情况下电子档案有易丢失和易泄漏的问题，因此其法律效力受到一定波及[1]。

1.3 信息化档案管理人才存在缺口

信息化档案管理工作面临的问题是相关的人才数量过少，形成人才缺口现象。档案管理工作使用信息技术进行管理，需要迫切提高档案管理从业者的工作素质，档案管理工作人员的理论水平和工作实践能力必须要进行系统的提升。与此同时，档案管理人员长期以来使用传统的档案管理工作方式，使其信息化技术掌握程度有限，不能很好的适应现代化设备办公环境下的档案管理工作，仅凭原有的知识和技能，档案管理人员无法适应信息时代的档案管理工作，造成档案管理工作效率低下，影响到档案管理工作可持续发展势头。

2 信息时代优化档案管理工作的措施

2.1 加大投入促使档案管理规范化发展

信息时代下为改进档案管理工作，需要对加大投入促使档案管理工作向规范化和有序化发展。需要投入更多的资金发展档案管理信息化技术，让档案管理工作一改手写记录的面貌，应用信息化管理软件对其进行信息化处理。有关的管理部门需要建立一个通用的数据库，改善上文中提到数据库格式不一乱象，以节省各单位档案管理社会资源，以期达到物尽其用、人尽其才的效果。建立通用的数据库之后，可为档案工作资源联网核查、应用提供极大的便利，让档案管理工作科学化，建立标准化的工作流程，可极大程度提高档案管理工作人员录入数据的准确性。通过数据库后期维护工作与同步档案更新，可极大提升档案数据的准确性，便于各个部门之间完成数据共享，降低工作协同难度，促使档案管理工作坐上规范化发展道路[2]。

2.2 加强档案信息化管理法规建设

针对档案信息化管理波及其法律效力问题，可根据“档案法”加强档案信息化管理法规建设。随着网络犯罪案件数量飙升，导致信息安全问题凸显。档案管理信息化中出现的网络犯罪事实包括入侵档案管理系统、散步病毒、窃取机密档案信息以及破坏信息管理系统，针对这类犯罪事实，必须要加强对档案管理信息化管理的法规建设。可从多层次、多方位进行各学科的联动管理，形成统一的社会服务系统以完善网络管理条例，更好地打击网络不法行为，让有关犯罪分子受到应有的惩处[3]。

2.3 加强档案管理从业者技术培训

档案管理工作者进行职业技术培训势在必行，当下对其采取技术培训的目的是使其更好地应用信息化技术开展档案管理工作。信息时代之下，档案管理工作者既要熟悉传统的档案管理内容，还要在计算机操作、数据库管理以及网络维护方面有较好的应用能力，要能够将纸质档案转换为电子档案，为社会累及精神财富。针对档案管理工作者進行业务技术培训，需要设立相应的考核标准，通过考核者有对应的职位评选和奖金奖励，激励其积极参与技术培训，从而为档案管理信息化事业培养高水平人才，促使档案管理工作达成可持续发展战略目标。

3 结语

总之，信息化时代务必要将信息化技术创造型地引入到档案管理工作中，使其科学、高效，充分发挥其科技提高生产力作用。针对信息时代开展档案管理工作存在的档案管理信息化管理软件繁杂、档案管理信息化应用缺乏法律效力以及缺乏专业的信息化档案管理人才问题，可加大档案信息化管理投入，建设完善的电子档案管理法规，加强对档案管理人员的培训。

参考文献

[1]杨志英.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].青年时代，2017：198.

[2]张在奎，王丰霞.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国集体经济，2017，23（12）：31-32.

[3]韩吉明，史红波.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].现代职业教育，2016（24）.