信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新分析

王爱民

摘 要：世界科技高速发展，创新技术得以广泛应用，现代社会中人们的生活方式发生了巨大转变，生活质量以及生活水平的不断提升，为信息技术的推广、革新等创造出越来越多的有利条件。信息社会背景下，办公室文书档案管理工作的改  革，想要实现创新发展目标，必须努力做到与时俱进，站在新的角度或者不同层面，进行档案管理模式的优化调整。对此，本文特意做了具体介绍，希望能为办公室文书档案管理人员提供有效参考。

关键词：信息社会;办公室;文书档案管理;改革创新;分析

随着信息社会环境的不断变化，办公室文书档案管理工作的相关要求也在增多，文书档案管理问题的形成原因比较复杂，因此，针对主要问题找到合适的解决办法，努力推广信息技术和现代化的管理手段显得至关重要。为了使办公室文书档案管理工作朝着正确方向突破创新，需要建立完善的管理制度，进一步提高文书档案管理人员的综合素质，同时做好监督和抽查等工作，下面，笔者凭借多年实践经验，就以上内容阐述了几点不同的看法。

1 办公室文书档案管理工作存在的问题

办公室文书档案管理工作量不断增多，原本隐藏着的管理问题、不足之处纷纷暴露出来，不仅影响着各大企业、事业单位的长远发展，甚至造成了各部门之间的沟通障碍。关于办公室文书档案管理工作中容易出现的问题，具体总结为：首先，办公室人员对于文书档案管理工作不够重视，误认为文书档案的利用价值低，没有及时进行档案内容的分类，运用现代信息技术进行信息资源的高效整合。另外，随着企业的发展，文书档案管理机制还不完善，关于文书档案的利用存在着诸多弊端，其他部门工作也将受到很大限制，工作人员不负责任，管理效果不尽人意，企业可持续发展目标的实现自然变得阻力重重[1]。其次，办公室文书档案管理人员的认知水平、综合素质有待提升，他们缺乏信息技术的创新意识，具体操作过程中常常出现不规范操作等情况。文书档案管理人员综合实践的机会少，过分忽视了自身学习能力、创新能力、业务能力的全面发展，所以档案管理工作中操作失误率较高，更容易造成辦公室文书整理工作成效低。最后，电子存档系统作为信息化档案管理的重要组成部分，虽有助于档案管理的规范化和系统化，但因缺乏整体规划性，这一系统中存在协调运作模式的缺失，各部门的文书管理归档无法通过信息化自动生成，这给管理工作带来了整理方面的困难，需要整体的规划和协调。

2 信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新

2.1 有效改革管理方式

过去的办公室文书档案管理工作中经常存在登记不明确的情况，看似微不足道，却对文书档案安全和信息安全造成隐患，因此，在信息社会背景下，落实办公室文书档案管理工作改革与创新十分重要[2]。改革办公室文书档案管理方式，首先应该确定具体的负责人，工作人员在接到一份文书的时候需要对文书的流程和内容有一定的了解，并且要对文书档案的安全负责。其次，建议在事业单位的办公室中建立起分工体系，所有的工作人员都有自己的职责，按照自己的工作职责去做分内的使其，简化办公室文书档案管理工作流程，提高工作人员的专业素质，使办公室文书档案管理工作步入正轨。

2.2 建立完善管理制度

为了提高文书档案的管理水平，就必须要建立起完善的文书档案管理制度，并严格遵守相关的要求，通过明确划分不同部门的文书档案管理职责，提高工作效率。此外，针对部门同时具有公众内容和保密内容的文件，在分离过程中要借助信息化系统中的内外网系统，实现文书档案的合理分离。最后要注意加强办公室的网络安全防护，加强网络层面的文书档案管理工作，避免出现文书档案信息泄露的情况。

2.3 提高人员综合素质

作为办公室文书档案管理工作的执行者，档案管理人员的素质水平直接影响着办公室文书档案管理工作的整体效果，做好对档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的综合素质，不仅能够有效实现办公室文书档案管理工作的改进目的，也能够为办公室文书档案管理工作的进步和发展提供有利基础，有效减少不利于办公室文书档案管理工作的人为因素[3]。首先，在进行档案管理人员的培训工作时，要根据办公室文书档案管理工作的重点和难点确定培训内容，确保档案管理人员能够准确把握工作范围和重点，继而对办公室文书档案进行针对性、有效性的收集和整理，避免在办公室文书档案管理工作中出现档案缺失等不良现象。其次，应积极组织开展技术交流、技术讲座及会议讨论等活动，通过多种渠道为档案管理人员提供更多的学习机会，使档案管理人员能够形成良好的自我强化意识，不断提高自身的业务能力，为办公室文书档案管理工作的顺利进行提供有利支撑。

2.4 监督抽查清理文档

第一，对于所实施的办公室文书档案管理工作是否科学和合理要给予应有重视，所以要不定期进行抽查，且在日常也要给予监督，以此来保证办公室文书档案管理工作的顺利开展。所以，在实际应用中就可以由相关人员担任监督和抽查工作，以对文书档案管理工作是否规范等进行检查，以此确保其在实际应用中更加合理。第二，办公室文档中有相当多过期失效的普通文档，这些文档在其刚产生时具有短期效用，但一旦过期则往往成为废纸一张。保存已经过期的普通文档不仅占用空间、浪费有限的办公用品资源，而且极易与其他未过期文档混淆，给查找和借阅造成不必要的阻碍[4]。因此，定期清理过期失效的普通文档对提高办公室文档管理工作效率十分必要。这些被清理出来的过期普通文档如果是纸质文档，则可以将其作为环保纸进行循环利用：如果是普通电子文档，则视情况直接删除或者强力压缩到磁盘类电子存贮设备中，然后清空原有的存贮空间为新的有效文档服务。对于重要文档而言，尽管其具有价值高、期限长、涉密等特性，但仍然存在过期失效的问题。无限期地保存已失效的重要文档始终存在着潜在风险，因此，清理过期失效的重要文档正是为了确保文档的安全和保密。清理过期失效的重要文档首先需要报请单位主要领导审批，领导指示某一层级的分管领导执行，文档保管人员在分管领导监督下对重要文档的纸质原件进行销毁，对其电子备份彻底删除。

3 结束语

总之，要想促进办公室文书档案管理工作的进步和发展，使其能够更加适应信息化时代的发展要求，应该积极提高对文书档案管理的认识、建立完整的信息化档案管理平台、改变传统档案管理方式、提高档案管理人员的综合素质，从多方面提高办公事文书档案管理工作的水平，使办公室文书档案管理工作更具有实效性，为办公室人事管理提供更可靠的信息支持。

参考文献

[1]蒋莹莹.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].人力资源管理，2017（10）46-47.

[2]杨秋，董少平.信息社会背景下现代企业文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2019（34）378-379.

[3]张邀.关于企业办公室文书档案管理工作创新办法的研究[J].中国培训，2019（07）55-56.

[4]方明丽.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J].城建档案，2018（30）118-119.