浅谈档案管理信息化与数字化建设

摘 要：随着社会主义的不断发展，越来越多的传统管理被新兴的现代管理所替换，各行各业的创新都在一定程度上加快了信息技术的全方面发展。信息技术的快速发展不仅被社会各行各业广泛应用，还获得了一众好评，更加推动了社会主义数字化时代的降临。在这样一个大前提背景下，档案的管理建设工作做也迎来了新的挑战，档案管理是一项十分严谨不容出错的工作，所以如何从以前传统的档案管理转变为符合当下时代要求的数字化档案管理就成为首要任务。不仅如此，我们还会在实行和试验的情况下，发现档案管理存在的不足之处，我们不仅要做好档案管理的数字化，更要完善档案管理的信息化，将一系列社会主义产物的先进现代化技术加以融合，例如网络技术、数字化技术和远程通信技术等。形成一套真真正正的适合社会主义现代化档案管理的服务体系，成为全国联网就能查到的社会共享的完整体系。

关键词：档案管理;信息化;数字化

随着信息技术的飞速发展和全面普及，数字化的时代已经迎面向我们走来，信息资源也就变得越来越为重要。在当今这个社会下，人类的经济情况已然和过去大不相同，人们的生活水平大大提升，吃不饱穿不暖的情况大大降低。人类的社会活动也变得多样性，越来越多的新兴产业得以快速的发展，所以拥有丰富的信息并能够有方法管理好信息资源是未来发展的关键所在。档案管理就拥有丰富的信息资源，所以要把档案管理这一宝贵资源的价值充分体现出来，就必然要把档案管理进行信息化和数字化的整合，这不仅仅节约了人力，更能提高整体的效率。建设档案管理数字化和信息化虽然有所成效，但是这中间存在的问题也慢慢显露出来。

1 档案管理数字化以及信息化的定义

1.1 档案信息标准化管理

首先要想建设档案管理的信息化和数字化就要保证目前所有的档案是真实的标准的。之前传统的档案管理留下了太多的隐患，因为在计算机和互联网并不普遍的过去，人们对档案的记载都是靠人力进行统计的，这就导致一些档案的内容不正确或者不真实，这也就为后期的档案发展事业留下带来一定程度上的困难，所以档案管理的信息化和数字化是档案管理发展的必然，这样不仅保证了档案信息的真实度和可信度，更是为日后大档案发展奠定了基础。

1.2 电子档案的特性管理

电子档案是运用一系列的先进技术将传统的纸质文件、音像文件和已经形成的电子档案进行重新系统化的整合，从而形成全新的全面的具有有序结构和完整体系档案资料网络库。电子档案相较于之前传统的档案具有更多的优点，之前传统的档案主要以纸质文件和音像文件为主，这些传统文件不仅不利于保管，还容易受到其他情况的影响而产生变质现象，这样就降低了档案的完整度和准确度。而电子档案不仅利于保管，更方便了档案信息的传递和接受，并能通过现代技术的整合进行有序分类。真真正正的适应了当今社会的数字化发展。

1.3 档案信息网络化管理

当今社会是互联网的时代，计算机被越来越多的地方广泛应用，大到国家机密小到饭店收银，可以看出信息技术在当今社会的重要性。互联网作为连接生活和计算机的媒介，不仅开阔了人们视野，更是丰富了人们的生活。所以档案管理的网络化是社会发展的必然要求，人们通过方便的互联网和计算机就可以快速准确的查找到自己想要的档案，而档案管理也在互联网的介入下可以为人们提供更简便更完善的服务。重要的档案保存是管理档案人员的工作重点，因为档案信息化对知识资产有着特殊要求，知识资产对未来档案的建立有着至关重要的影响。有效的对知识资产进行档案管理，能够为我国将来的档案事业健康稳定持续的发展有着良好的促进作用。

2 目前档案管理信息化与数字化建设当中存在的问题

2.1 任务繁重，见效较慢

虽然我们现在是计算機和互联网的时代，档案的管理已经逐步的向着信息化和数字化发展，但在互联网并不普及的过去，有很多档案仍然是由纸质文件保存的，这就需要一定的技术将这些档案电子化，面对众多的传统档案，想马上把所有档案全部数字化是需要一定时间的，也就意味着档案管理的信息化和数字化建设时非常繁琐的任务，在短期之内的效果不会太明显。

2.2 资金投入大

要想实现档案管理信息化和数字化，就需要拿出大量的资金来做好基础设施的建设，不仅如此还必须要保证基础设施的质量性，这样才能确保档案管理信息化和数字化的顺利建设，那么在如此高要求的前提下，资金问题就成为最先要解决的事情，一旦超出预期的估算，建设者就会通过降低设备的质量来降低成本，这样也就没办法满足档案信息化的标准要求，那么其成效也就不会那么显著了。

2.3 人才短缺

要想档案管理信息化数字化，那么就必然离不开信息技术的应用，可是当今社会上缺少复合型的人才，哪怕引进一些先进的设备和技术，却因为没有专业的人才而无法开展工作，就更别提把核心技术传承下去了。专业人才的短缺就成为档案管理信息化数字化的阻碍。

3 全面推进档案管理信息化与数字化建设的有效方案

3.1 坚持长期目标与短期目标结合

坚持全面落实档案管理信息化数字化这个长期目标，在今后的档案上优先采用数字化信息管理;把纸质档案逐渐转变为电子档案这个短期目标作为档案管理数字化信息化的辅助手段，加强信息资源的互补，才能更好的实现信息化。积极建设符合现代化技术发展的档案管理。把短期目标与长期目标相结合才能有效地使档案管理有序性和完整性。

3.2 坚持统筹规划与分步实施结合

档案管理数字化信息化在刚开始建立的时候没有一个统一的标准，这也就使地区之间的档案管理存在了很大的差异性，各个地区的档案管理都只能服务于本地区，有的地区仍然在使用简单的单机版档案管理，而有的地区虽然开始向着数字化管理普及，但是功能还不够完善，这在建设信息化数字化的档案管理时就阻碍了系统的形成。我们的根源就在于没有有效的把管理进行统一和规划，所以我们要坚持对档案管理进行统筹规划，并能一步一步的按照标准的档案管理系统去实行，这样才能保证档案管理信息化数字化的建立。

3.3 加强人才引入与训练

面对拥有高标准的统一化的档案管理，就需要有专门的人员来保证档案管理数字化信息化的有效建立。所以社会要加强对信息技术的引进，重视和培养相关的技术人员，并加强技术人员的操作技能和信息技术，才能全面提高技术人员的整体水平。可以通过比赛和培训的方式使得越来越多的人重视信息技术对档案管理的重要性，才能实现档案管理信息化数字化建设的要求。人才的培养不仅对档案管理的建立有至关重要的作用，更是对当今社会的发展起到一定的推动作用，只有真正掌握了核心的技术，才能应对未来可能出现的任何挑战。

4 结论

在互联网和计算机时代全面到来的今天，信息化和数字化不仅仅是对档案管理的建设起到至关重要的作用，对未来其他一切有关于信息技术的事物都有一定的作用，社会发展的速度就决定了未来工作必然要走向信息化数字化。本文通过档案管理数字化和信息化的分析，明确地指出其中要面对的问题并且提出了相应的解决方案，我们有针对性的解决问题才能保证档案管理数字化信息化顺利建立，才能充分地发挥信息技术的价值，才能符合当今社会的发展，才能进一步推动社会主义的进步。

参考文献

[1]叶李芳.数字化时代档案管理信息化建设途径探讨[J].城建档案，2017（03）：28-29.

[2]何庆.数字化时代推动高校档案管理信息化建设的路径[J].电子技术与软件工程，2018（06）：232.

作者简介

马晓东（1978-），男，汉族，山东章丘，山东省科学院，研究方向：档案管理信息化与数字化建设。