事业单位档案管理信息化建设探讨

摘 要：近年来，信息科学技术的飞速发展不仅提高了事业单位档案管理的工作效率，还能在一定程度上确保信息的安全，提升工作质量。但是在二者的融合过程中，也出现了很多问题，如相关工作人员的信息管理意识薄弱，档案管理的信息化建设投入力度不足等，都对此项工作的开展造成了不小的影响。本文正是基于此种背景，重点探讨了档案管理信息化建设的主要措施，以期为行业发展提供借鉴。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;现存问题及对策

在我国，事业单位对稳定社会秩序、促进社会和谐、推动经济发展都有着至关重要的作用，不可或缺，更不容忽视。事业单位的工作繁复多样，涉及的类别很多，相关资料信息的处理极为复杂，工作量大。要想对这些信息进行合理归类和划分，就要对档案管理工作给予高度重视。目前，信息技术经融入各行各业。利用信息技术加强档案信息管理，是当前事业单位面临的一大挑战。因此，必须要加强事业单位档案管理信息化建设。

1 事业单位档案信息化管理必要性

在事业单位的日常工作中，档案管理工作是十分重要的一环，直接决定了事业单位的日常业务能否正常运转，同时还会直接影响到单位的系列管理举措[1]。

首先，众所周知，在没有互联网信息技术之前，事业单位档案管理的方式较为单一，一般会采用纸张来记录信息，并对纸质材料进行保存。但是这种保存方式有其必然的劣势，一方面，纸张会因为储存地方潮湿而腐烂，字迹模糊，甚至纸张破损，对相关工作人员的信息管理工作带来阻力。另一方面，纸质材料容易遭受人为破坏，一旦损毁，其修复工作的难度会越来越大，更有甚者，一些珍贵的档案资料一经损毁，其价值损失是难以估计的。因此，采取信息化手段，将档案信息借助互联网技术存储起来，并进行备份，便可以有效防止损坏情况的发生。

其次，档案管理涉及的内容繁复多样，如果采取传统的纸质保存，在需要查看的过程中，很难避免因为被多次翻阅，导致纸张破损，或者出现失窃等情况。同时，纸质档案的管理是受限制的，如果档案信息过多，分类较多，查找起来耗时费力。相反，如果将其存入电脑系统中，加以归类备份，如果有查找需求，则可以在相应的检索栏内输入所要查找档案的关键信息，便可以很快地找到对应资料，供相关人员使用。这样不仅可以提高档案管理部门的工作效率，还可以因此提升整个部门的服务水平，维护单位和部门的形象[2]。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

首先是管理体制机制不健全。由上文可知，事业单位档案管理工作系统性较强，一些事业单位在档案的信息化建设方面没有配备合理的软硬件设备，各项信息化工作的推进效果不明显。上述问题的主要原因在于事业单位对档案管理信息化建设工作沒有制定科学合理的制度作为保障，即使有制度做支撑，但是由于管理方式的落后和管理技术的欠缺，导致信息化建设工作难以取得实效。

其次，档案管理信息化建设水平不高。尽管很多事业单位已经认识到了网络信息技术的重要作用，但是在将信息科学技术与档案管理工作相结合的过程中，缺乏统一完善的管理标准，尤其是在一些原始资料的保存归档方面，缺乏规范的操作指南和目录设置要求。另外，在建立档案管理信息系统后，在检索相应档案时，流程并未简化，导致很多档案资料无法及时共享，继而影响管理效率。

第三，从事档案管理工作的相关人员缺乏专业的信息技术能力。档案管理信息化建设对专业性的要求极高，需要掌握专业技术的人员才能顺利操作。但是，目前，相关调查显示，我国很多地方事业单位的档案管理人员缺乏专业本领，其综合素质水平也不过关[3]。加之一些单位受到经费限制，对档案管理人员的培训力度较小，导致很多管理人员的业务信息技能不高，影响工作质量。

3 事业单位档案管理信息化建设途径

3.1 创新管理理念

如今是互联网时代，信息技术对各行各业的发展提供了极大帮助。就事业单位档案管理工作而言，首先要创新管理理念，具体可以从以下几个方面开展工作。其一，引入“互联网+档案”理念，要求相关管理人员熟悉电子档案的特点和操作流程，同时要让管理人员从根本上认识到档案管理的网络化是时代发展的必然，只有以此为出发点，才能准确把握新形势下档案管理工作的要点，从而积极创新现有管理模式，努力打破传统档案管理工作的时空局限，实现对信息技术的充分利用和对相应资源的充分整合。其二，从事档案管理工作的相关负责人要起到带头作用，主动转变身份，通过会议、座谈、研讨等不同的方式，提高工作人员对此项工作的重视度，主动适应新形势，接受新挑战，创造良好的信息化管理的工作氛围[4]。

3.2 加大对此项工作的投入力度

档案管理的信息化建设必然离不开相关技术设备的帮助，这就需要有一定的经费和资金来做支撑。事业单位相关领导要有超前意识，意识到此项工作的重要性，加大对设备和技术的投入力度。但是由于信息技术更迭变化十分快速，因此，投入要慎重，更要适当，避免频繁更换落后设备将现有经费消耗殆尽。其次，资金和技术的加持应当被纳入相关管理规定中，对资金的使用进行合理的规划和安排，避免浪费现象的发生。一方面，事业单位可以借助云端服务器，省去购买硬件设备的资金;另一方面，事业单位还可以引入智能化操作系统，降低人力成本，提升管理质量。

3.3 加强人员培养

无论是培训现有人员，还是引入新员工，都要将信息技术能力作为审核员工专业本领的关键因素。培训要灵活有效，既要注重对先进技术的培训，还要注重对管理技巧的培训。更重要的是，互联网技术不是万能的，因此，档案管理人员必须明确，网络并不是绝对安全的信息存储之地，应当加强安全管空，特别是面对一些涉密信息，更应当做好保密工作[5]。

此外，事业单位在档案管理信息化建设中，还应当注重对每个工作人员进行考核，将工作细分到个人，一旦出现问题，便于应对。同时，事业单位还应当赏罚分明，对于表现好的员工应及时采取相应的鼓励措施，反之，则要进行警示或惩罚，以保证档案管理的各个环节实现及时有效的衔接。

4 结语

总而言之，信息技术的加持对档案管理工作而言十分关键，只有与时俱进，不断查找自身缺点，才能及时弥补，提升自我价值。只有从改进管理理念、加强人员培养等多角度入手，才能解决现阶段此项工作存在的问题，提升管理质量。

参考文献

[1]许波，谭思亮，王晋荣.基于信息技术支持的事业单位档案信息化管理探析[J].科技与创新，2019（22）：114-115.

[2]姜伟.信息化背景下的事业单位档案管理研究[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）.《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2017：217.

[3]郭华锋.信息化条件下机关事业单位档案管理问题分析[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集（上）.《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2017：225.

[4]张林艳.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[C].《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会.2016智能城市与信息化建设国际学术交流研讨会论文集I.《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会：旭日华夏（北京）国际科学技术研究院，2016：34.

[5]袁圆.有关实现事业单位档案创新管理路径的探讨[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——地方公共决策镜鉴学术研讨会”论文集（上）.《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2016：218.

作者简介

畅锦（1976-），女，汉族，河北省张家口市怀安县，本科，馆员，研究方向：事业单位档案管理具体实务，档案管理和资料汇编。