大数据背景下企业档案室数据化管理转型的策略研究

韩宛廷?邓治岗

摘 要：基于大数据时代背景，在企业发展中信息已成为极为重要的战略资源，在市场竞争激烈性日益增强的形势下，企业开发利用各类信息资源的能力发挥着越来越重要的作用。本文基于企业档案数字化前提下探讨了大数据背景下企业档案室数据化管理中存在的问题，并提出转型策略，进一步促进企业档案现代化管理。

关键词：大数据;企业档案;数据化转型

大数据背景下，信息的价值被更多的人所认识，众多大型企业都加快档案信息数字化转型，对档案信息进行正确的分析和处理，增强了档案利用效率和服务效率，提升了档案保管质量。目前，学术界针对企业档案、档案服务中心、高校档案数字化转型进行了深入研究，但是针对档案数据化管理尚处于空白[1-2]。大数据背景下，对档案管理的理念进行革新，用积极的态度去迎接大数据时代档案管理的变革，推动档案数据化管理将成为企业档案利用和档案管理的新形势。

1 企业档案数据化管理概述

企业档案数据化管理源于“数据化管理”概念，是企业经档案管理通过完善的基础数据报表体系、数据分析体系实现量化分析，精准定性，通过数据报表的形式详细记录档案查询、利用和储存过程，是企业档案管理现代化发展的必然趋势[3]。企业档案数据化管理的目标在于为企业档案管理者提供真实有效的管理决策依据，将档案管理与企业发展深度融合，增强企业持续发展的动力。其中，档案信息化是档案数据化管理的基础。借助国家档案行政管理部门的统一组织和规划，在档案管理中积极运用现代信息技术，处置、管理档案信息资源，并提供利用服务。其中包括了实现档案管理信息的网络化和数字化，确保档案信息将接收、传递、存储、利用的一体化效果达到，借助数字技术大规模运用，共享档案信息。

大数据时代为企业档案数据化工作提出了新的要求。对档案管理工作而言，大数据时代是机遇和挑战并存的时代，海量的数据显著提高了档案管理的工作量。档案信息化、数字化已经无法满足现代企业管理的需求，单纯的数字化管理已经无法满足企业档案管理和档案需求[4]。一是档案服务意识得到重视。档案利用和档案服务已经成为衡量企业综合实力的重要标准，档案已经成为企业持续发展中的無形资产。单纯的数字化档案尚处于档案管理初级阶段，重视数据化归档与企业档案服务将成为大数据时代企业档案管理的重要方向;二是档案决策纳入企业发展决策。企业档案可全面反映企业经营流程，具有显著的实用性、确定性，完整地记录了企业生产经营全过程，可以推动企业相同类型的经营项目持续发展，为企业经营提供相应的决策。

2 企业档案室数据化管理中存在的问题

1）数据化工作缺乏领导重视。当前，企业领导虽然已经认识到了档案信息化和数字化加工的重要性，但是对企业档案数据化的重要性认识不足。企业的数据化档案管理仍然需要大量的资金、人才和设备保障。目前，企业尚未将档案数据化资金支持纳入企业财务预算工作，缺乏资金保障，数据化工作仅仅停留在表面。同时档案管理工作离不开专业的技术人员的支持，在企业的档案管理工作当中，需要有专业的技术人员开发数据化管理软件，从而推动档案数据化归档和分析，以此增加内部操作的稳定性，避免信息失准的情况出现，但是由于数据化管理工作缺乏领导的重视，所以在人才和资金上的支持不足，现有的企业档案数据化管理形式化比较严重。

2）档案室数据化管理人才缺失。当前，企业档案数字化工作成就显著，档案室工作人员都可以根据现有的业务做好数字化处理。但是将档案管理数字整合成数据的能力明显不足。企业档案数据化包含数据收集、整理、记录、分析数据四个流程。其中，档案数字化已经实现了档案数据收集，但是尚未将企业档案整理、记录流程纳入档案管理中。同时，企业档案管理分析数据人才明显不足。数据分析是一项专业能力，现有的档案管理人员只能从事简单的数据处理，将历史数据、企业发展数据和市场环境导入档案数据化分析的能力明显不足。

3）数据化系统建设相对滞后。企业档案数据化管理需要借助现代技术，基于企业领导不重视和企业档案数据化信息系统本身的滞后性，企业的档案数据化信息系统建设工作明显不足。企业只能立足现有的信息系统开展数据化处理工作，其中处理效率和处理精准度急需提升。同时，企业内部的数据化处理手段相对滞后，静态处理手段运用显著，尚未将企业档案管理动态数据和企业发展环境和内部情况相结合，数据化指导效力明显不足。

3 企业档案室数据化管理转型的策略

1）理念和制度双管齐下，加快思维转型。一是明确档案数据化管理理念。大数据时代下，为了高效开展档案数据化工作，对档案管理建设工作予以完善，应对档案数据化管理理念予以明确，并立足于此开展之后的建设工作。借助上级培训档案工作人员将数据化档案管理理念深入管理层，让他们对档案数据化建设有一个更加正确的认识，充分了解其重要性。积极开展宣传工作。应大力开展宣传工作，运用多种渠道对档案数据化管理的积极意义予以宣传，加深对档案数据化重要性的认识。二是加强企业档案数据化工作制度建设。为了顺利开展企业档案管理数据化工作，建立规范化的档案数据化管理标准，就需要对档案管理的措施进行切实的落实。为了更好的建立档案管理标准，明确工作人员数据化工作职责，将责任落实到人。

2）业务和技术同步发展，强化落实能力。针对档案室数据化管理人才缺失的现状，大数据背景下企业档案室需要从基础业务流程再造和人才技术培养两个层面入手。一是强调档案室内部管理基础流程再造。将档案数据整理、档案记录、档案利用等基础业务纳入基础业务流程。改变传统的数字化归档管理模式，深化落实数据业务工作模式;二是重视企业档案数据化分析人才培养。积极实施走出去发展战略，强化宏观的数据化管理理念，细化研究企业档案数据化管理模式，通过理论学习、制度学习夯实企业档案数据分析伍综合能力。同时，鼓励档案数据分析人员大胆创新，敢于将理论运用到实际工作中去，不断增强自身的创新能力，适应现代化企业档案管理发展需求。

3）创新与保障并驾齐驱，落实系统建设。企业档案数据化管理滞后于企业现代化管理，实现企业档案数字化到数据化转型需要保障系统建设的同时加快档案数据化管理创新。一是推动企业档案数据化管理系统落地生根。企业应开发和本单位发展相适应的档案数据化信息管理系统，借助先进的技术处理手段，在企业各项业务系统中融入档案数据化管理系统，有效的前端管控档案的收集工作，以第一时间收集完整的档案数据，并借助云计算技术，分析和处理档案数据。二是加快数据分析理念创新。合理运用动态管理和横纵分析方法，在沿时间线纵向对比档案数据的过程中，也和其他企业展开对比，第一时间对相关信息予以整理，把无效信息剔除，从而使数据信息更加准确、真实。将企业档案数据统筹到企业发展中去。

4 结语

总的来讲，企业档案数据化管理是企业档案管理发展的重要趋势。企业必须重视档案数据化管理在企业发展中的重要意义，正确认识企业档案数据化管理的价值。加快推动企业档案数据化转型，促进企业档案管理与业务发展深度融合的战略目标。

参考文献

[1]张宁.主数据驱动视角下的企业档案数据资产管理[J].档案学研究，2019（06）：47-52.

[2]张宁，宫晓东.企业档案数据资产概念的辨析与确立[J].档案学研究，2017（06）：57-60.

[3]刘秋君.探讨大数据时代背景下的档案管理[J].办公室业务，2017（14）：119+135.

[4]曾苏.大数据时代的企业档案工作初探[J].机电兵船档案，2017（02）：17-20.