新形势下事业单位档案管理创新与服务模式研究

肖丽华

摘 要：档案管理在新的社会经济环境中所产生的作用愈加明显和突出，事业单位作为社会公益性组织机构承担着重要的社会使命和责任，而档案管理工作的加强和创新有助于为该单位的发展提供更加真实、准确的原始数据和信息，有助于档案服务空间和功能的延伸与拓展，从而提高了档案资源的利用率，使其更好地服务单位、服务社会发展。但由于改革带来的冲击，档案管理创新工作也因为新旧体制融合的不彻底、思想的不先进、制度的不成熟等方面的原因而导致了该工作的进一步发展。在此，文章就详细的论述了事业单位档案管理创新的意义，分析了存在的问题，并从工作模式和内容、人员建设等方面入手，提出针对性举措。

关键词：档案管理;服务优化

1 引言

檔案是事业单位在开展各项工作时产生的、与单位效益息息相关的各类数据、文献资料、图片影像等原始凭证。做好档案管理工作可以让单位更加清晰而直观的了解工作情况、完善整体的管理机制、提升人员管理的质量，从而协助单位做好下一步的工作部署。但从具体的工作现状来看效果并不理想。一方面，单位内部对该工作并不太重视，导致了各项制度、人员培训等缺失了良好的环境和条件，另一方面，档案管理工作的方式和方法仍然以传统操作为主，加上该单位的人员编制较少，对工作管理及服务的创新力度不够，这些因素严重的影响了档案管理工作的进一步发展。因此面对新的发展形势，为了更好的推动单位的发展，档案管理创新及服务优化工作的开展势在必行。只有这样，才能充分发挥出档案资源的价值。

2 新形势下事业单位档案管理创新的意义

2.1 单位发展的关键所在

随着改革的持续深入，事业单位的各项工作环节、工作内容较之以往都有所延伸和发展，若是一味的沿用传统而陈旧的档案管理模式，势必会导致单位部分工作与现代社会的脱节。比如信息时代各企业事业单位都已经实现了信息化建设，档案管理若是还在用人工操作，一些数据、资料在收集、整理过程中不可避免的会出现遗漏、丢失、书写错误等情况，不利于单位的发展。若是利用了信息技术实现了创新，建立了信息共享系统，则可以极大的提高数据、资料的正确性、完整性，用户在查阅时也能对所需要的内容一目了然，从而节省了时间、提高了工作效率，进而促进单位的良好发展。

2.2 档案工作的内在要求

档案管理工作本身就是对单位发展中的各种资料、数据进行收集、整理、分析、归类和存储、查阅，但是对于规模较小且专业性高的事业单位来讲，它在管理工作中会产生、保存的文件资料一般都极具重要的参考和研究价值，并且这些资料的形式和载体也不尽相同，用人工操作会降低工作的效率和准确性，另外，在改革中单位势必会在管理中增加一些新的元素、融入新的思想，只有积极创新档案管理工作，才能在工作中发现潜在的不足和呈现出的新的变化，才能让档案管理工作体系从理论到实践得以逐渐的完善，才能推动管理工作走向现代化，最终将会实现档案价值的最大化。

3 新形势下事业单位档案管理存在的问题分析

3.1 管理模式较为落后

单位整体上的管理意识薄弱，意识不到档案管理工作对单位的发展所起到的积极作用，也就不会单独制定全面而完善的工作制度，予以约束和规范管理人员的行为，从而出现档案整理不规范、组卷不规范等基础性错误。另外，信息技术的运用率较低，这是当前管理中最明显的不足。信息技术的广泛使用催化了管理工作的信息化建设，但在档案管理工作中对信息技术的运用并不熟练，而计算机硬件存储空间也相对较小，无法满足更多档案的存储，意味着现代化设备的运用率较低;同时固定档案室的空间范围有限，造成存放档案的空间不够，内部的设备不完善，加上自然、气候等条件的影响也会导致档案受潮、浸湿、磨损、流失、盗窃等。

3.2 管理队伍素质不高

档案管理这一工种对工作人员的要求并不严格，这就导致了管理队伍中每个人的知识技能、管理能力和水平都不平衡，甚至有些单位会让内部其他部门的人员利用空闲时间来开展管理工作或者直接通过市场招聘会来招聘非专业的社会人才兼职，他们都对档案管理工作或者对该单位的基本工作情况都不甚了解。尤其是对于规模较小的站点，人员编制少，技术性高，这样的一支队伍是无法满足工作的需求的。

4 新形势下事业单位档案管理创新与服务策略

4.1 加强信息化建设

首先，顺应时代要求积极展开信息化建设工作，合理利用网络平台，创造全方位的服务工作，并做好监管网络环境的健康性的工作，以此避免不利信息的传播以及本单位信息的被盗外流现象;其次，对于管理中所需要的各种软硬件设施必须定期维护和更新。尤其是各类管理软件，研发符合把本单位实际需求的管理软件，并构建用户多元、界面优质及功能完善的管理体统，并设置专门的验证密码，每个使用用户只有在经过认证或者权限委托的情况下，才能进入页面，检索、查询所需资料，以此通过数字化、自动化建设来增加档案系统的安全性和系统保障。不仅可以针对用户的实际需要快捷的查询所需信息，也利于单位的远程掌控和服务。

4.2 培养优秀队伍

事业单位要严把队伍质量关。一方面，要从对口专业的高校中选择优秀毕业生，包括档案信息专业、畜牧业专业、信息技术专业等这些专业中选拔部分人才来单位工作，在通过各种综合面试审核后开展岗前培训工作，让这些人才熟悉具体的工作内容、了解单位的实际情况，让他们尽快的熟悉新的工作环境，开展有效工作;另一方面，也要对原有队伍进行相关的再教育和培训工作，通过集中学习、网络学习等形式展开与档案管理工作有关的各项知识课程、技能训练，包括档案管理专业知识、信息技术知识、畜牧技术知识，尤其是信息技术知识，培养信息技术人才是开展档案管理工作的关键。由此，既能从社会中引进新鲜血液，也能从内部做好人员的建设提升，内外结合，构建全能型档案人才。

4.3 转变思想认知

从本质上讲，档案管理工作实际上是一种服务性极强的工作，因此单位要积极转变传统的认知，并通过会议、张贴公告、媒体传播等形式让单位所有部门和职工都正确认识、全面领会档案管理工作的内涵，并要求各个部门之间相互配合，为工作的创新营造良好的环境和条件;尤其是要针对档案管理人员进行思想上转化，让其树立起服务意识，将被动的管理工作变为主动性。不仅要做好基础性工作，也要根据单位的发展需求、用户的需求调整工作方向，多角度、多途径收集多样的、容易被遗漏的各种资料和信息，及时发现档案管理中的不足并予以改正。

5 结语

在新形势下，针对当前工作中存在的各种问题以及社会对档案管理工作提出的新要求，事业单位要从实际出发，以科学的理念、完善的制度、合格的人才队伍以及创新的工作模式来推动档案管理工作水平的进一步发展。

参考文献

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