谈不动产登记档案的收集与整理

刘旭

摘 要：如今，在国民经济高速发展过程中产生了大量数据信息，为提升这部分数据信息的整合处理效率，档案管理工作显得尤为重要。不动产登记档案管理工作，可以整合不动产在建造、交易、登记过程中产生的信息，从而为不动产所有人的合法权益提供法律保障。但是，由于不动产登记档案管理工作的工作内容较为驳杂，不动产登记档案信息在保存过程中极易出现损坏或丢失问题，影响不动产登记工作的有序进行。因此，不动产登记部门应加强对档案管理工作的重视，依据对不动产登记档案管理特点的分析，建立健全科学合理的档案管理制度，从而保障不动产登记档案信息在记录、保存、利用过程中的完整性，推动不动产登记档案管理工作的进一步发展。

关键词：不动产登记档案;收集;整理

我国通过一系列法律法规建立并完善了不动产登记制度，这一制度的建立标志着我国的不动产业进入稳定发展的新时期。然而不可否认的是当下不动产登记档案管理工作依然存在着一些明显的问题，如果不正视这些问题，探索新的不动产登记档案管理模式，那么将会给我国不动产领域的发展蒙上一层阴影。在新时期下，不动产登记档案管理工作也应该与时俱进，利用新的技术手段和管理模式推动不动产登记档案管理工作的稳步前行。

1 不动产登记档案的收集方法

1.1 登记材料内容要完整

登记材料中各种要件应具有成套性，要把图表及账册收集齐全，使档案材料内容丰富、翔实、完整，使之成为有应用价值和长久保存价值的档案。

1.2 登记材料内容要真实准确

应与实际情况相符，不论是法律上起凭证作用，还是反映历史情况的都要真实准确。收集的材料不准确的要退回，不要盲目收集造成错卷。

1.3 登记材料形式要标准规范

1）归档用纸标准化，要用70g以上通用A4（297×210mm）打印纸打印，不能利用废弃纸张的背面打印，造成误导。窗口工作人员在受理业务时，附申请人的各种原始材料应具有严格要求，包括各种原件的复印件都应复印在标准规格的A4纸上并绝对不能剪裁、拼接。2）各种表格标准化。收集的材料应是统一格式的合同文本、评估报告、认证单、完税证明。3）文字书写标准化。文件在书写或打印时，应留出天头、地脚、翻口、订口。要求申请人及各级审核人员手写签字、数据、日期、符号必须规范、工整、清晰，要用碳素笔或蓝黑墨水笔书写，盖章时要用印泥。其中应由申请人亲笔签署的约定书或笔录一定要本人亲自书写不能由他人代替。

各个工序移交案卷应有移交清单，案卷数量和移交清单核对无误后双方在移交单上签名盖章，理清责任并存档备查。

2 不动产登记档案整理策略

2.1 形成业务流程标准

需要将不动产登记档案管理流程制度的业务标准进行规范化，首先需要落实好收集与保管整理与利用不动产登记档案的具体业务流程，将收集各个类型的不动产登记档案的细则进行明确的划分，对于保管期限以及归档范围内进行划定，确保收集档案资料的口径统一化。通过将登记的标准格式统一化、严格要求提升高标准，将扫描档案的质量进行把关，有利于提升整个不动产登记档案管理的业务质量。另外相关工作人员也需要严格的根据业务流程操作手册来完成不动产登记档案管理工作，对于各项登记档案需要严格的结合业务流程标准，将不动产登记档案具体的表格内容进行完善，确保不会存在漏填的状况。

2.2 搭建信息化管理平台

信息化管理平台集中管理归档信息资源，并通过部署存储在服务器上，通过相应的技术手段将存储数据与相关规范标准的一站式搜索接口相结合，将检索到的信息结果提供给相关用户，以便于提高信息资源的精确度。随着科学和技术的迅速发展，计算机已经普及，并在所有领域发挥着重要作用。因此，档案管理必须跟上信息技术的发展，在档案管理中运用计算机信息技术确保档案得到无误的检查。此外，为了方便查询档案，还可以对每一个档案进行编号，以避免丢失档案。可以通过备份方式确保档案的安全。

2.3 使用先进技术手段保障档案信息安全

不动产档案信息部门除综合使用数字认证、电子签名、密码认证、密钥管理、数据加密、访问权限、防火墙、单向光闸等技术以外，还应采用入侵检测技术来保障档案信息的安全。入侵检测是对计算机和网络资源的恶意攻击行为进行识别和响应处理的技术，它主要用来帮助系统对付网络攻击。同时，档案信息部门还应不定期地开展数据安全检查，对系统加以维护，通过及时发现安全问题，提高防患意识，检查档案信息管理系统是否存在安全漏洞，并采取确保档案信息安全的措施。如南宁市“互联网+不动产档案查询”系统建设有安全保障系统，包括防火墙、安全隔離设备、日志审计系统、入侵防护系统、防病毒网关、运维审计系统、漏洞扫描系统、数据库审计系统、单向光闸等，并且向市公安局网络安全保卫支队申请该项目安全保护等级为三级，通过技术手段切实保障档案数据的安全。

2.4 整合信息档案查询模块

不动产登记类型复杂且数量众多，将不可避免地会耗费大量的人力、物力、时间，并且影响档案的标准化管理效率。因此，在相关部门对公民不动产登记查询机构进行标准化和统一后，可以形成相应的档案模块，以便集中管理所有的不动产登记资料。然后，将档案模块在相关海洋、林业、房地产档案等类别中，建立相应的档案类型。最后，基于注册表管理中采用的文件管理模型，将相关服务统一技术标准，整合信息处理过程和方法，并提供一致的文件查询使用服务。此模块管理的开展和实施在推动档案设备、人员集中设备方面同样发挥着重要作用，更有效提升了档案管理水平，为后续登记和查询工作的有序发展打下了坚不可摧的基础。

2.5 加强档案查询管理培训

无论是登记部门所采用的管理方式还是其本身所处的管理水平，或者在此接管工作期间出现一些意外，都会对后期存档质量造成非常严重的影响。此外，由于文件本身存储是一项系统而细致的任务，因此在移交相关文件之前，工作人员必须对文件档案进行规范的排序。在接受存档后，还应注意集成到仓库中的过程，每一步都必须严格按照相应的实施标准和规范执行。由于不动产登记档案查询动态管理实施与档案的重要性密不可分，要保证档案查询管理工作高质量、快进程地完成，就必须培养一批熟悉档案业务和查询登记的工作人员。在档案管理人员规范化管理整合的初期阶段，适当考虑原档案管理人员的参与，加强相关教育和培训，实现潜移默化的递进式管理。

3 结束语

不动产档案管理工作中的收集和整理是不动产档案整个管理工作的基础，要保证档案材料的完整、系统、齐全，使档案真实地记录和反映物权状态，就必须不断加强基础环节的工作，只有提高收集和整理工作的质量才能保证档案的有效利用，才能体现档案管理工作的水平和质量;不断增强服务功能，适应市场经济发展的要求，才能更好地发挥房产档案的作用。

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