浅谈新时期职业中专学校办公室文书档案的管理

唐晓玲

摘 要：新時期职业中专学校办公室文书档案管理过程中问题不断突显，为了更好的规范管理行为，就必须进一步了解文书档案管理工作创新的必要性，发现当前实际发展过程中档案管理存在的问题，从而针对性的提出创新措施，有效提高办公室文书档案管理水平，为学校在新时期赢得更多的发展机遇。接下来，本文将对新时期职业中专学校办公室文书档案的管理进行简要论述。

关键词：新时期;职业中专学校;文书档案;管理

学校办公室文书档案管理对于学校未来的发展起着重要的影响，直接涉及学校文化形象的树立以及价值的选择。因此，必须加强对职业中专学校办公室文书档案的管理，进一步创新管理方式。但是，在当前学校档案管理工作还存在工作效率低、保密性差以及查找困难等问题。这些问题必须得到学校的高度重视，进而针对性的提出弥补措施，有效的提高办公室文书档案管理工作水平，为学校的可持续发展做出贡献。

1 新时期创新职业中专学校办公室文书档案管理的必要性

1.1 顺应学校发展趋势

随着现代教育事业的快速发展，为了在新时期能够获得更多的发展机遇，学校必须进行有效的改革和创新，在此过程中，创新学校办公室文书档案管理工作是学校改革的重点工作。传统的档案管理方式已经难以满足学校师生的基本需求，在一定程度上也影响了学校价值观的建立，阻碍了学校办学工作的开展。而创新学校办公室档案管理方式能够进一步降低文书档案的管理难度，且为学校教育事业的发展提供重要的信息资源，更好的为学校的长远发展做出贡献。

1.2 符合当前档案管理发展趋势

随着社会经济的快速发展，档案管理工作也在不断的发生着变化，为了能够更好的满足当前社会的发展需要，档案管理工作在开展过程中也要不断的注入新鲜的血液。其中，职业中专学校办公室文书档案管理作为档案管理工作的重要组成部分，也应该基于当前档案工作以及学校教学工作的实际情况适当的做出调整，从而更好的满足新时期职业中专院校的办学需要。

2 目前职业中专学校办公室文书档案管理存在的问题

2.1 管理人员专业化素质低

新时期职业中专学校办公室文书档案管理过程中，存在着管理人员专业化素质低的问题。由于办公室文书档案管理工作涉及的工作人员较多，一旦出现人员素质低的情况，则极有可能导致档案内部信息被泄露的情况，甚至会出现个人档案资料的遗失。这不仅会给当事人带来不必要的麻烦，而且会直接影响管理工作的信用度。此外，由于办公室文书档案管理工作涉及的信息过多，工作人员对文件内容掌握不够透彻，则会出现文件资料分类不明确，资料查找困难等情况，明显降低了管理工作的效率。

2.2 管理工作效率低

管理工作效率低是当前职业中专学校办公室档案管理工作中所面临的重点问题。在学校发展过程中，学校每天会收录大量的信息和文件。由于管理工作的不到位，导致文件和数据被大量的堆积起来，严重影响档案的查找、更新和维护工作，同时，也给档案管理人员增加了工作的难度。长期如此，办公室文书档案管理工作的效率便会持续降低，给学校的未来发展带来不必要的麻烦。

2.3 管理工具和手段缺乏创新

随着我国现代科学技术的进一步发展，我国职业中专学校办公室档案管理工作在迎来发展机遇的同时，也在不断面临着越来越多的挑战。而且，各种大数据信息都不断增加，导致学校办公室文书档案管理工作越来越复杂，管理难度也随之提高。但是，在实际的学校办公室文书档案管理工作当中，并未能有效的引进现代管理技术，仅仅依靠人工管理模式，长期如此，便与大数据时代严重脱节，面对大量的数据信息也难以进行有效的整理和管理，进一步导致管理工作陷入混乱的状态。

3 新时期职业中专学校办公室文书档案管理创新路径

新时期职业中专学校办公室档案管理工作开展过程中，必须要进一步创新档案管理方式。了解办公室文书档案管理工作的重要性，以及管理者与管理对象之间的密切联系，从而有效增强管理人员的管理意识。同时有效借助现代信息技术的支持，进一步降低办公室文书档案管理工作的难度，从而更好的促进管理工作的正常运行。

3.1 提高管理人员专业化素养

职业中专学校办公室文书档案管理工作的进行，需要有效的发挥档案管理人员的专业化水平。首先，学校必须安排专业人员负责办公室文书档案管理工作。并在正式上岗前进行严格的岗前培训，由责任感强的管理人员来负责办公室文书档案管理工作，并要求每一位工作人员都能够真正的认识到文书档案管理工作的重要性，自觉提升自身职业道德素养，以严谨的态度去做好每天的信息收录工作。同时，尊重每一位师生的个人信息资料，并做好保密工作，杜绝一切资料泄露实践的发生。

3.2 加强学校办公室文书档案的组织管理

众所周知，学校办公室文书档案工作直接会影响到学校形象以及价值观的建立，关乎整个学校的未来发展。而且，办公室文书档案管理工作中会涉及大量的信息和文件资料，需要一定的组织管理才能完成好这项工作。这就需要学校建立专业的组织领导小组，统一制定档案管理的规章制度，并要求各个环节的工作人员都能按照规定的流程办事，及时的进行资料的归类和处理，以此来有效提高办公室文书档案管理工作的水平。

3.3 加强学校办公室文书档案信息的开发利用

为了有效的提高信息技术对学校办公室文书档案管理工作的支持，学校可以进一步引入现代多媒体和电子信息技术。通过建立数字化的档案管理网络体系，开有效减少人工管理的失误，弥补传统档案管理的不足。同时，进一步推动学校档案信息的快速整合，确保管理工作的有效开展。此外，学校也可以借助信息技术来完善档案信息的编研工作，为档案信息库的建立提供真实有效的数据资料，实现网络技术与档案管理工作的有效结合，推动档案资料信息向更深层次挖掘，最大限度的发挥学校档案的作用。

4 结束语

随着现代信息化技术的快速发展，在给职业中专学校办公室文书档案管理工作带来发展机遇的同时，也带来了一定的挑战。学校在新时期阶段应该准确把握机遇，同时积极面对挑战，通过发现目前管理工作中存在的问题，进一步结合学校实际发展情况进行管理方式的创新，提高学校办公室文书档案管理服务水平，进而为学校的长远发展以及文化价值观的建立做出贡献。

参考文献

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