人事档案数字化在人事管理中的重要性分析

高敏杰

摘 要：新时期经济的快速发展，对人事管理工作也提出了新的要求。传统的人事档案管理形式不仅模式陈旧，难以发挥档案信息价值，也需耗费大量的人力、物力。推进人事档案数字化发展进程，有助于为人事管理工作提供有力依据，使人才管理、绩效考核、岗位设置等更具科学性。故此，本文展开人事档案数字化在人事管理中的重要性探究。

关键词：人事档案;人事管理;重要性

1 简析促进人事档案数字化建设的必要性

新时代经济与科技的迅猛发展，为人事管理工作开展注入了新的活力。在人资工作中，人事档案的重要性不言而喻。只有做好人事档案的收录、存档、应用，才能实现人尽其才、人岗相适。传统的人事档案管理工作耗时低效、易于丢失，运用大数据、云平台、人工智能等高新技术构建数字化管理系统，有助于提升对档案信息的应用效率，使人事管理更具体系性、科学性及实效性。

2 浅议人事管理的现状及存在的主要问题

2.1 岗位设置问题

在人事结构设置、岗位人员匹配中，由于工作内容与职责的差异，原则上应是“专人专岗”。基于岗位需求，人员的专业结构、工作能力等，使员工在自身的岗位工作中发挥最大潜能。但因人事管理推进缓慢，存在人岗匹配不精准的问题，造成员工间有的工作过于饱和，有的虽身兼数职但却多为闲职。同时目前单位招聘的人才不一定与应聘岗位精准匹配，只能凭借经验判断。现有的人事档案信息还没有建立符合岗位条件的人才模型，无法全面了解应聘者的综合能力、岗位匹配度指数等，这种片面、经验主义可能会导致招聘工作的误差，无法判断应聘者是否能够胜任求职岗位[1]。

2.2 关于人才流失

新时代人才是发展的内驱力。因人事管理工作存在漏洞，导致人事工作开展不力，高层次人才流失严重。特别是在互联网+时代背景下，行业间的竞争加剧，薪资的透明度提高。忽视人事档案数字化管理工作的開展与平台建设，人资工作全凭主观判断，不仅使其具有盲目性，也会导致人才的流失。

2.3 绩效考核问题

在人资工作开展过程中，建立绩效考核制度，是检验员工个人能力、部门协作能力与领导工作水平等重要方式。很多单位绩效考核体系过于笼统，部门间的交叉工作、连续性工作、跨度较大的工作等因存在一定的复杂性、特殊性，导致难以量化，其全凭大致估测、对员工工作态度的考评等进行绩效考核。难以发挥激励作用与约束力，更无法激发员工的工作热情，基本等于形同虚设。

3 人事档案数字化在人事管理中的重要性

3.1 依靠人事数字化平台，为人资工作开展提供支撑

促进人事档案的数字化，广泛进行数据抓取、分析，通过多个渠道进行信息搜集，有助于人事管理的系统化。首先，通过人事档案管理系统与采集终端等数据接口，自动收集职工薪酬、绩效、社会服务等方面的相关权威信息。其次，现代人事管理趋势下，传统的人事档案管理模式已经难以满足工作开展所需，可将员工纸质档案进行信息扫描，进行数字化存档，如：基本信息、政治面貌等。在数字化管理系统中，职工个人自行填报本人的其他信息将被采集，如：社会关系、性格、爱好等。对于外部环境数据来说，通过人事档案信息管理系统与互联网的数据接口，也将被全部采集，如：社会行为、个人信用等。这些数据能够为人力资源的量化管理、科学管理夯实数据基础，能够全方位、立体地反映出员工的工作能力与精神面貌。

3.2 通过数字化工作方式，构建可量化绩效考核机制

在工作过程中，员工会产生大量的数据，如：考勤、任务完成情况等，这些数据真实地反映出员工的日常工作轨迹，记录着各种实时数据通过与单位内部管理的各子系统对接，自动收集职工日常工作数据，实现绩效考核的全面量化，能够使考核结果公正、客观、准确，充分地体现了考核的公正性和客观性[2]。并且，通过人事档案数字化，可以分门别类地采取多元化的激励手段进行激励，了解员工事业发展的不同阶段及个性化需求，如：对有物质需求的可以考虑提升员工待遇;对于需要自我实现的，要通过高度定制化的激励措施切实发挥人才激励作用，适当考虑其在职位上有所提升的成就感需求并对其进行激励等等。让数据为人事工作服务，提升绩效考核的有效性。

3.3 凭借数字化工作优势，实现人员、岗位精准匹配

首先，结合各岗位工作内容与职责差异，根据各岗位优秀人才模型，挑选各方面与岗位需求匹配程度最高的在编员工，如：工作能力、性格特点、团队意识等，实现精准匹配，发挥个人潜力。其次，应用相应算法，通过收集在岗工作绩效优秀的职工在各个方面的各项信息及个体的特征要素，建立该岗位的优秀人才模型。此外，在获取应聘者的简历信息基础上，对于拟招聘岗位的人员可以通过互联网的大数据，出具适配人才的立体信息，获取应聘者诸如生活状况、学习能力等多种信息。为避免面试官由于信息不对称对招聘带来的影响，应使用该岗位的优秀人才模型与应聘者的匹配程度来进行筛选，实现人岗精准匹配。

3.4 借助数字化工作便利，打造高素质、专业化团队

通过对离职员工的信息分析，在日常管理工作中，档案管理部门可以提出有针对性的对策，找出其离职的影响因素。同时为确保人事管理的先进性，借助大数据，尽可能消除管理缺陷、人资问题导致的人才流失。要保证高层次人才及团队的稳定，为其多争取更多工作经费，推动技术创新和进步。从中长期视角来看，为符合市场经济发展规律、顺应产业结构调整，利用数字化进行分析，结合行业数据，对未来的人力发展趋势做出前瞻性预测[3]，依托现有人才结构，制定合理的人才引进计划，以便更好地用人、实施管理、建立奖惩机制。基于企业/单位文化，立足于战略发展阶段性目标，完善人资管理体系。

4 结语

总之，在推进人事管理工作朝着现代化方向发展的过程中，应重视人事档案的数字化。这样以来，一方面将提升人事档案管理工作的效率，使其更具公正性、便捷性;另一方面有助于对人事档案的数据分析、应用，完善人资管理体系的建设，提高人事管理水平。

参考文献

[1]王延梅.论人事档案数字化管理的重要性[J].现代企业，2019（8）：15.

[2]林俏瑾.人事档案数字化在人事管理中的重要性分析[J].办公室业务，2019（8）：166-167.

[3]孙青.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].经济研究导刊，2019（4）：5.