人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用剖析

摘 要：在机关事业单位人力资源管理过程中，人事档案占据着关键地位，它是单位组织选拔人才识别人才的重要资源。本文分析了人事档案，在机关事业单位人力资源管理中的使用现状，阐述了人事档案，在机关事业单位人力资源管理中的作用。最后，针对如何发挥人事档案，在机关事业单位人力资源管理作用进行详细阐述，为相关从业人员提供一定的理论借鉴。

关键词：人事档案;机关事业单位;人力资源管理;作用剖析

机关事业单位可以通过人事档案对全体职工进行全方位的考察、分析。也就是说，人力资源管理质量和机关事业单位职能发挥，有着密切联系，应该充分发挥人力资源管理优势，融入以人为本的人力资源管理理念。对于人事单位来说，它是企事业单位从事人事活动的主要信息资料，能如实反映个人的工作经历、面貌特征，是企业考核人才职位晋升的重要基础。在人力资源管理过程中，需要通过人文思想、运用科学的方式、及时的组织培训，对人力资源进行全方位的使用，充分发挥人力资源的作用，知人善任将，员工分配到合适的岗位，尊重人才、了解人才、熟悉人才。食品药品监察局可以通过人事档案，了解本单位人才的状态，结合组织未来的发展需求，制定科学的人才需求计划，以及招聘标准。目前要综合考虑各类因素，加大人事档案管理工作，和现代人力资源管理相适应。因此，现阶段需要对人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用进行剖析，具有至关重要的现实意义，才能更好地推动人事档案管理工作改革。

1 人事档案在机关事业单位人力资源管理中的使用现状

现阶段，在进行人事档案在人力资源管理使用现状分析时，主要体现在以下三个方面的内容：第一，大多数的人事档案反映的内容不够全面。目前机关事业单位人事档案在管理过程中，都是使用的传统档案管理模式。相关的档案资料包括员工履历、组织鉴定、考核情况、学士学位、培训、专业技能等等。在某种程度上，这和职工的工作能力、业务绩效相挂钩。然而，大多数的人事档案内容并不够全面，不能对每位员工全部信息进行了解，这样不能充分发挥人事档案作用。第二，有的人事档案反映的信息内容已经满足不了现阶段的需求，对于人事档案资料收集来说，它需要很长一段时间，很多机关事业单位在进行材料收集过程中需要一定时间，可能出现一年一次归档现象，会导致新的材料被遗忘，在进行人力资源部门调阅过程中，参考的可能只是一些历史材料。这对人才分配产生消极影响，会使得资料的真实性和时效性受到限制，第三，大多数人事档案管理人员综合素养不高。多是年龄較大或者是由其他部门人员所担任的，这会导致日常管理工作力不从心，流于形式，再加上单位领导重视力度不足，使得档案管理流于形式[1]。

2 人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

2.1 提供真实可靠的信息

对于人事档案来说，它能为人力资源提供真实，有效的信息。在某种程度上，人事档案管理工作的实效性和一个人的专业技能、业务能力有着密切联系。人事档案能为单位提供较为全面的信息，帮助单位了解每位职工的具体情况，充分发挥人才的作用，挖掘每位员工的潜能，让更多的员工在单位找到归属感和自身的价值，这样才能充分发挥人力资源的管理效用[2]。

2.2 提供有效的参考依据

人事档案在人才信息资源管控过程中占据着关键地位，它能够充分挖掘人才服务组织、服务大众的潜能，在某种程度上来说，人事档案为人力资源管理提供强有力的依据，在人事档案工作，在人事档案管理工作落实过程中，它为事业单位在用人决策上提供一定的参考，无论是员工的考核、薪酬发放等等。都能通过人事档案进行如实反映，这时人力资源管理部门可以使用人事档案，做好员工业绩、能力、素养等各方位的综合评价工作，采取有针对性的对策，全面提高机关事业单位用人决策的准确度[3]。

2.3 确保人力资源招聘质量

在我国经济的推动之下，社会化进程日益加快，机关事业单位要想谋得长远的发展，应该充分发挥人力资源作用。通过人力资源部门引进高质量的人才，人事档案为人力资源招聘奠定强有力的基础。能有效地杜绝内部徇私舞弊现象，通过人事档案做好人员信息的分析工作，结合招聘人员的工作经验、专业技能进行探究，全面提高招聘员工的质量。这时可以通过人事档案做好进行查询和分析，做好员工履历的深入探究，提供强有力的保证[4]。

3 如何发挥人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用

3.1 实施现代化的管理

在新时期，为了充分发挥人事档案，在机关事业单位人力管理资源中的重要作用，可以使用先进的方式，加大人事档案现代化管理工作。近年来，随着科学信息技术快速发展，在网络时代应该充分发挥网络技术的优势，传统的手工档案管理模式满足不了新时代的信息发展需求。传统的手工档案管理都是以纸张为主，这要求保管环境较高。纸质的资料在存储过程中不可避免会受到损坏，且在收集、整理过程中会出现破损或者是丢失的现象。对于管理人员查询借阅来说也会产生不必要的麻烦，在人事档案管理过程中，可以融入自动化信息技术，实现人事档案现代化管理，可以通过计算机录入海量的信息资料，建立数据化的档案资料管理模式。除此之外，还需要为该案管理人员配置相关的扫描仪、数码相机等等能够快速的提取信息资料，能提高人员的工作效率。一方面，能显著的提高工作效率，降低人员负担。另一方面，还能提高档案信息的存储量，使得信息更加全面，然而随着网络化快速发展，档案管理工作带来巨大便利的同时，不可避免会出现一定的安全隐患，档案管理人员应该有安全意识，做好档案信息资料的加密和保护工作，避免重要的信息资料出现泄漏，会给单位或者是个人产生严重的威胁，工作人员应该加强责任意识，做好电子资料的保密存储，配置专门的密码和权限，未经允许不得进入档案室[5]。

3.2 创新服务方式

现阶段很多组织都使用人事信息管理系统，虽然它使人事档案出现信息化管理局面，但是人事档案管理系统在运作过程中，是不允许公共网络的接入。这时会导致人事部门内部无法实现数据共享，这就造成人事档案信息系统成为一个信息孤岛。需要加快人事档案信息化网络建设的步伐，创新传统的管理方式，以网络化为切入点，建立完善的档案信息数据库和管理系统可以由不同的专题、目录组成搜索引擎库。除此之外，还需要进行及时的更新，保持档案的时效性和真实性，通过网络建立一体化的信息交流共享平台，可以定期的进行档案信息的上传，然后，分散给导航资源系统进行优化组合，方便管理人员快捷的查找所需要的人事档案资料，为人力资源管理提供更加全面的服务[6]。

4 结语

综上所述，在机关事业单位人力资源管理过程中，应该充分发挥人事档案的作用，它是我国人才的信息来源，也是选拔人才的重要方式，积极的拓宽服务职能，为人力资源开发提供强有力的基础。

参考文献

[1]杨喻童.浅析人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用[J].卷宗，2019，9（31）：58.

[2]王怡康.刍议人事档案在机关事业单位人力资源管理中的价值[J].消费导刊，2018，（16）：242.

[3]乌云其木格.浅析人事档案在机关事业单位人力资源管理中的作用[J].广东经济，2017，（10）：21-22.

[4]王丹.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].统计与管理，2019，（10）：130-131.

[5]孟庆华.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].青年与社会，2019，（14）：79.

[6]郭京生.人社部机关服务中心人力资源管理系统的设计与实现[D].四川：电子科技大学，2018.

作者简介

马宇馨（1981-），女，满族，河北承德，档案管理方向，助理档案馆员，承德市食品药品稽查局。