浅谈新形势下基层支行的档案管理工作

李群

摘 要：档案的数字化程度随着信息技术的日益普及而不断提高，信息化建设进程越来越深入，如何做好新形势下基层支行的档案管理工作是一项重要课题。下面从做好档案管理工作的重要性入手，探讨具体的工作措施，以促进新形势下档案管理水平的提升。

关键词：新形势;档案管理;重要性;措施

档案是一个单位历史的记录与见证，档案的数字化程度随着信息技术的日益普及而不断提高，信息化建设进程越来越深入，如何做好新形势下基层支行的档案管理工作，本文试从做好档案管理工作的重要性入手，探讨具体的工作措施，以促进新形势下档案管理水平的提升。

1 档案管理工作的重要性

档案管理工作是支行日常工作中一项重要的工作，良好的档案管理工作有助于支行的发展和進步。专业人员在时代不断发展的同时借鉴档案内容，能够有效做好业务工作。从诸多的档案利用效果事例中可以看到，档案能够在关键时刻派上用场，能够为全行各项工作服务。所以在支行的管理工作中，必须加强对档案管理工作的重视，保证档案的完整性、真实性、安全性。为了做好档案管理工作，实现档案管理工作的规范化，工作人员应该意识到档案管理工作的重要性，明确档案管理工作不仅是自身的本职工作，更是促进支行建设和发展的重要保证，是支行工作高效开展的强有力后盾，是档案人员的使命。

2 新形势下档案管理工作措施

为了使档案管理工作更适应发展状态，在新形势下实现规范化管理，提出以下档案管理工作措施。

2.1 完善档案管理工作制度

档案工作是支行管理的重要组成部分，要坚持把档案管理工作纳入支行年度目标管理，明确档案管理各项职责，把档案工作纳入领导岗位职责、办公室工作职责、专（兼）职档案员的工作职责。根据新形势发展要求，档案管理部门应及时完善档案管理工作规章制度、档案分类方案，保证档案管理工作有章可循有法可依。

2.2 加强档案宣传工作

支行档案室不仅要利用宣传栏作为档案宣传的渠道，还要利用局域网、互联网来进行宣传。通过档案资料展览、动漫作品、微信这些宣传形式来诠释档案法律法规，形成从领导干部到档案工作人员直至全体职工的档案意识，认识到档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作，档案是一种资产，是支行财富的另一种体现，每个人都有义务向档案室移交应归档材料。

2.3 做好对文件的转化管理

在新形势下，支行档案室不但要做好对传统纸质文件的归档工作，还要利用信息技术将文件逐个扫描成电子形式，从而促进实体文件、电子文件相互结合，在完整保存传统纸质文件面貌的同时实现多途径检索，共享信息资源。在实践中，档案部门及人员要立足实际情况，将纸质文件转化成电子文件，对库存纸质文件进行全面的鉴定、清理，使库存管理结构趋于优化。另外，当转化纸质文件时，要正式签署纸质文件的归档保存，同时保存好相应的电子文件，并通过计算机系统形成顺序号，表明与它对应的纸质文件档案号。

2.4 有效提高档案利用水平

做好档案管理工作的最终目的在于提供利用服务，所以加工档案信息、开发档案资源是新形势下档案管理的活力所在。档案管理人员要主动参与，通过有效的加工、编研来发挥其经济效益、社会效益。加工、开发档案信息资源有赖于收集、整理档案，所以只有不断丰富档案内容，才能满足档案利用者的要求，提供优质、高效的档案服务。

2.5 提高档案人员的综合素质

一是为档案人员提供更多的培训机会，定期安排档案人员培训和学习，努力提升档案人员的技术水平和能力;邀请专业档案管理人员为本单位档案网络成员进行培训，使他们掌握到更加规范的管理技巧;同一系统兄弟单位之间可以开展档案管理工作交流会，使工作人员能够在交流会中更好地沟通工作方法，找到解决自身在工作中存在问题的办法，保证管理工作的规范化。

二是档案人员要磨砺耐心、细心、有心的品质。发扬“干一行，爱一行”的精神，对档案工作充满热情，沉下心来，踏踏实实做好每一步。档案的收集、整理、归档，细微处着手，正确分类，划分保管期限，归档文件逐件编目，按室编件号顺序装入档案盒。归档文件目录、其他类别的案卷目录均要录入计算机。查阅档案履行相关手续，定期维护、检查档案是否有缺损。

三是增强组织协调能力。档案人员要把支行各部门的档案管理网络成员组织协同起来，共同实现工作目标，完成工作任务，着眼于全局，把各门类档案收集齐全，确保档案工作运转畅通。

四是树立终身学习理念，随着档案管理信息化的推进，新知识、新技术逐渐在档案管理中得到广泛应用，使档案人员面临许多新问题，比如电子文件、电子档案的安全问题，只有树立正确的终身学习理念，才能顺应新形势下档案管理工作的需要，才能为做好档案管理工作提供人才保障。

总而言之，随着社会发展状态的变化，实现档案管理工作的规范化不仅能够提升管理者自身的管理水平，保证档案的真实性与完整性，更能够提高档案的利用率，为档案管理工作开创一个新局面，为社会进步与发展作出贡献。

参考文献

[1]续少敏.浅谈档案管理工作的重要性[J].办公室业务，2017年第12期.